Verschiedene Ansätze zur Effizienzsteigerung
Jedes Unternehmen tickt anders. Deshalb stellen wir dir verschiedenen Methoden vor, wie du die Effizienz in deinem Unternehmen steigern kannst. Dabei kann eine, aber auch die Kombination aus mehreren dieser Methoden die Lösung für dein Unternehmen sein.
1. Auf das Alltägliche schauen
Viele Unternehmen sind der Meinung, die Effizienz ihres Unternehmens ließe sich nur mit kostspieligen Maßnahmen wie das Anheuern einer Unternehmensberatung steigern. Aber die ersten Schritte einer Unternehmensberatung kannst du auch erst einmal selber durchführen, denn auch sie werden sich erst einmal die alltäglichen Prozesse in deinem Unternehmen anschauen.
Starte also vielleicht bei deinem eigenen Arbeitsalltag: Was sind Aufgaben, die täglich anfallen? Wie viel Zeit kosten sie dich? Gerade in bürokratischen Prozessen geht hier eine ganze Menge Zeit verloren: das Checken von Einsatzplänen, Abwesenheiten und Krankheitsfälle organisieren, Arbeitszeiten der Mitarbeiter überarbeiten, usw. Viele dieser Aufgaben können automatisiert werden - mit den richtigen Tools.
Genauso kannst du nun auch zusammen mit deinem Team schauen: Welche Prozesse haben wir gerade im Unternehmen? Warum haben wir diesen Prozess? Und ganz wichtig: Können wir das überhaupt als Prozesse bezeichnen? Viele Handgriffe und Gewohnheiten bauen gar nicht auf Absprachen auf, sondern sind mit der Zeit automatisch entstanden. Schaut auch gemeinsam diese Prozesse an und überlegt, was daran verbessert und optimiert werden kann.
Ein Beispiel könnte die Kommunikation oder der allgemeine Informationsaustausch über Projekte sein, der bei euch gerade zwar irgendwie funktioniert, auf dessen Weg wichtige Daten aber vielleicht verloren gehen oder der einfach zu lange dauert.
So kannst du kurz- und langfristig in deinem Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch deine Mitarbeiter entlasten.
2. Auf Digitalisierung setzen
Wir haben schon von der Automatisierung von Prozessen gesprochen. Das A und O hier sind digitale Tools. Wahrscheinlich gibt es für fast jeden Prozess in deinem Unternehmen mittlerweile eine Technologie auf dem Markt, die verspricht dir diesen zu erleichtern - das ist nicht immer der Fall, aber ein Blick dort hin ist es immer wert.
Wir sprechen hier von Programmen, die dir lästige Arbeit wie Buchhaltung und das Erstellen von Stundenzetteln abnimmt. Aber auch Kleinigkeiten wie das Beantragen und Bearbeiten von Urlaubsanträgen. Klassisch ist die Digitalisierung von Daten durch cloudbasierte Lösungen, um den Informationsaustausch von überall aus zu ermöglichen.
All diese Tools können aus Prozessen, die zuvor Stunden gebraucht haben, wenige Minuten und nur ein paar Klicks machen.
3. Die Daten immer im Blick behalten
Gerade in der Projektarbeit kann es ab und an mal vorkommen, dass du den Überblick verlierst: Projekte ziehen sich über einen langen Zeitraum, viele Projekte laufen parallel und Herausforderungen wie Lieferengpässe verkomplizieren das Projekt noch weiter. Post-its, Aktenordner und Zettel sind hier dein größter Feind.
Zahlen und Fakten im Blick zu behalten und im Notfall eingreifen zu können, geht nur mit gewisser Expertise und den richtigen Tools. Hast du schon einmal darüber nachgedacht, dein Ressourcenmanagement durch Analysetools zu verbessern? Oder deinen Mitarbeitern eine App mitzugeben, mit der sie den Fortschritt von Projekten genau dokumentieren können, damit auch du immer weißt, was dort gerade vor sich geht?
Die Rolle von Unternehmens-Apps in der Effizienzsteigerung
Mit der clockin App wollen wir dir eine Lösung vorstellen, die mit geringem Kostenaufwand und einfachem Umgang eine ganze Reihe von Prozessen in deinem Unternehmen effizienter gestalten kann.
clockin ist eine App zur mobilen Zeiterfassung deiner Mitarbeiter, die dir die Stundenlisten am Ende des Monats automatisch erstellt.
Aber clockin kann noch viel mehr als nur Arbeitszeiten erfassen. Die App fungiert als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern. Sie ermöglicht deinen Mitarbeitern Urlaubsanträge mit wenigen Klicks zu beantragen, was für dich wiederum nur wenige Klicks f Bearbeitung bedeutet
Die digitale Projektzeiterfassung mit clockin ermöglicht dir außerdem die vollständig digitale Auftragsabwicklung von der ersten Arbeitsminute bis zu Rechnungserstellung dank der lexoffice Schnittstelle. Deine Mitarbeiter können flexibel mit dem Smartphone oder per PCArbeitszeiten erfassen und sich direkt in einen Auftrag einstempeln. Das geht sowohl stationär, mobil von unterwegs, oder aus dem Home-Office. Als Vorgesetzter kannst du die Zeiten einsehen, anpassen oder mit wenigen Klicks direkt an lexoffice übermitteln. Du profitierst also nicht nur von den Vorteilen der Projektzeiterfassung, sondern auch Prozesse in deinem Unternehmen, wie die Rechnungsstellung, zu automatisieren.
Einen weiteren großen Schritt kannst du mit der digitalen Projektakte gehen: Alles, was in den Projekten passiert, kann digital über die App dokumentiert werden. Du kannst Projekte anlegen, Checklisten hinterlegen, digitale Unterschriften einholen, wichtige Informationen über das Projekt bereitstellen, Fotos und Notizen hinterlegen und dir so nicht nur lange Wege des Informationsaustausches sparen, sondern stellst auch sicher, dass Projekte reibungsloser laufen.
