Häufige Fragen zur Nutzung von clockin

Das FAQ mit allen wichtigen Fragen

Wie überzeuge ich meine Mitarbeiter von clockin?

Viele Menschen scheuen sich zunächst davor, Neues auszuprobieren. Das ist mit clockin nicht anders. Dabei entstehen für alle Seiten viele neue Vorteile. Auf der Support-Seite für Mitarbeiter zählen wir Mitarbeitern die Vorteile auf, die durch die Nutzung von clockin für sie entstehen.

Erfahrungsgemäß macht es Sinn in der Testphase zunächst ein paar Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, die digitalen Themen besonders positiv gegenüberstehen. Die begeisterten Tester werden ihre Erfahrungen schnell weiter erzählen, so dass sich am Ende dein ganzes Personal auf die Einführung von clockin freut.

Transparenz ist uns wichtig. Wir stehen dafür ein, eine Faktenlage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schaffen. Schummler fliegen auf und Überstunden fallen nicht mehr unter den Tisch.

Was mache ich wenn die Mitarbeiter das GPS-Tracking als Überwachung empfinden?

Niemand möchte überwacht werden. Wir auch nicht. Bei clockin geht es nicht um Überwachung, sondern um transparente Arbeitsdokumentation. Deshalb ist die GPS-Tracking-Funktion bei uns Chefsache - ob du die Funktion nutzen willst, entscheidest du! Denn Live-Protokoll und Live-Dokumentation sind auch ohne GPS-Tracking möglich.

Erfahrungsgemäß empfehlen wir transparent mit der GPS-Funktion umzugehen und Mitarbeiter bzw. Betriebsräte in den Entscheidungsprozess miteinzubeziehen.

Wichtiger rechtlicher Hinweis:
clockin übernimmt an dieser Stelle keine Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht bindend und können von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Land zu Land variieren. Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin den Einsatz und den Umfang des Einsatzes von clockin von einem fachkundigen Anwalt prüfen zu lassen.

Wie häufig wird die GPS-Position meiner Mitarbeiter abgefragt?

Das deutsche Arbeitsschutzgesetz gibt enge Grenzen für die Positionsermittlung von Mitarbeitern vor. Insbesondere sollen sich Mitarbeiter nicht unter Druck gesetzt fühlen oder einer permanenten Kontrolle ausgesetzt sein. Bei clockin findet daher kein permanentes Tracking der Mitarbeiter statt. Du kannst frei entscheiden, ob du die GPS-Funktion in Abstimmung mit deinen Mitarbeitern/Betriebsräten nutzen möchtest oder nicht. Technisch möglich ist die Erfassung eines GPS-Punktes bei jedem Tätigkeitswechsel eines Mitarbeiters/einer Kolonne. Bei Fahrten mit dem Firmenfahrzeug verhält es sich anders: Da es sich hierbei um ein kostspieliges Inventar des Unternehmens handelt, kann es in bestimmten Fällen möglich sein den Standort in geringeren Abständen zu erfassen.

Wichtiger rechtlicher Hinweis:
clockin übernimmt an dieser Stelle keine Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind nicht bindend und können von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Land zu Land variieren. Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin den Einsatz und den Umfang des Einsatzes von clockin von einem fachkundigen Anwalt prüfen zu lassen.

Braucht jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone inklusive Mobilfunkvertrag?

Nein. Mit der Kolonnen-Funktion kann die gesamte Kolonne mit nur einem Smartphone in der clockin App gebucht werden. Ein Mobilfunkvertrag ist nicht notwendig. Die App kann auch offline genutzt werden. Sobald eine Internetverbindung (bspw. über WLAN) hergestellt wird, werden die Daten dann an das Büro-Center übertragen.

Wie kann mit clockin die Kommunikation mit meinen Kunden erleichtert werden?

Die Dokumentation der geleisteten Arbeit kann ganz einfach in der App durchgeführt werden, Bestätigungen des Kunden eingeholt und Duplikate mit nur einem Klick per Mail versendet werden. Alle relevanten Informationen können erfasst werden. So können Unstimmigkeiten mit Kunden vorgebeugt werden. Durch die Möglichekeit die digitale Projektakte zu exportieren, kannst du Kunden ganz einfach einen tollen Leistungsnachweis zur Verfügung zu stellen.

Wie kann mit clockin die Kommunikation mit meinen Mitarbeitern erleichtert werden?

Aufträge können den Mitarbeitern einfach zugeordnet werden, Dokumentationen und Arbeitsstunden werden automatisch übermittelt. So können unnötige Diskussionen mit Mitarbeitern vorgebeugt und die Projektabstimmung und Koordination verbessert werden. clockin schafft eine Faktenlage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Schwarze Schafe, die schummeln fliegen auf und gleichzeitig fallen Überstunden nicht mehr vom Tisch.

Du hast jederzeit die Möglichkeit über das Büro-Center Push-Nachrichten an deine Mitarbeiter zu senden und auch deine Mitarbeiter können dir Mitteilungen senden. Auf diesem Weg gelingt es clockin die gesamte Unternehmenskommunikation abzubilden. Alles in einem System.

Ist clockin für mein Unternehmen sinnvoll, auch wenn meine Mitarbeiter bislang noch kein Smartphone nutzen?

clockin wurde bewusst mit Handwerkern und anderen Praktikern zusammen entwickelt und getestet, die im Alltag kein Smartphone nutzen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt: Da die Nutzung unserer App keine Schulung erfordert und intuitiv bedienbar ist, bereitet die Verwendung der App auch nicht-technikaffinen Mitarbeitern keine Probleme.

Ein Mitarbeiter hat ein neues Smartphone. Wie kann ich das neue Gerät mit dem bereits vorhandenen Mitarbeiter Account verbinden?

Dazu gehst du einfach auf den Reiter "Mobilgeräte" im Büro-Center. Klicke auf das Gerät, dass dem Mitarbeiter noch zugeordnet ist. Hier kannst du jetzt unten rechts auf "Trennen" klicken, um die Verbindung zu lösen.

Daraufhin kann der Mitarbeiter sich die clockin App auf seinem neuen Gerät herunterladen, auf "Manuell verbinden" tippen, dann auf "zum Geräte-ID Login" und dort die Geräte ID und das Passwort des Mitarbeiters eingeben. Geräte-ID und Passwort findet ihr ebenfalls wenn ihr auf das Gerät unter dem Reiter "Mobilgeräte" klickt. Es bietet sich an, das Mobilgerät nach dem Mitarbeiter zu benennen.

Fragen, die für Mitarbeiter interessant sind

Wird mein Bildschirm überwacht, wenn ich clockin nutze?

NEIN! Weder wir von clockin noch dein Chef oder Vorgesetzter kann deinen Bildschirm überwachen. clockin ersetzt einfach den herkömmlichen Stundenzettel bzw. Kundenreport.

Welche Daten meines Smartphones werden an clockin übertragen?

clockin erfasst nur die von dir gestempelten Arbeitszeiten und übermittelt diese deinem Büro. Wenn du die clockin App zur Dokumentation nutzt, dann werden auch die von dir in der clockin App gemachten Projekt-Dokumentationen wie Notizen, Fotos oder Skizzen an das Büro ermittelt.

Zu Supportzwecken werden ferner die aktuellen Versionsnummern der Apps und des Smartphone-Betriebssystems übermittelt.

Die Erfassung standortbezogener Tätigkeitswechsel ist möglich, muss von deinem Chef oder Vorgesetzten jedoch erst aktiviert werden. Wende dich diesbezüglich einfach an deinen Chef oder Vorgesetzten.

Darüber hinaus werden keine weiteren Daten erfasst.

Warum sollen wir jetzt clockin benutzen?

Wie lautet das Sprichwort so schön: "Wer nicht mit der Zeit geht, muss mit der Zeit gehen." - clockin hilft euch dabei moderner und effizienter zu arbeiten. Es digitalisiert & automatisiert euren ganzen nervigen Zettelkram. Egal ob im Außendienst oder im Büro. Unternehmen, die im 21. Jahrhundert noch auf Zetteln arbeiten werden schon in wenigen Jahren große Probleme am Markt bekommen. Deshalb trägt clockin dazu bei deinen Arbeitsplatz zu sichern. Gleichzeitig entlastet es dich in deinem Arbeitsalltag. Du musst keine Zettel mehr schreiben und kannst dich mehr auf deinen Job konzentrieren. Der Maurer ist ja nicht Maurer geworden, um am Ende mehr Zettel zu schreiben als ein Journalist.

Ist digitale Zeiterfassung nicht Überwachung?

Quatsch. Die digitale Zeiterfassung schafft Fakten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie sorgt dafür, dass schwarze Schafe im Unternehmen, die auf Kosten der anderen Kollegen bei Zeiten schummeln, auffliegen. Gleichzeitig sorgt sie aber auch dafür, dass deine Überstunden nicht einfach unter den Tisch gekehrt werden. Du kannst deine Arbeitszeiten jederzeit einsehen und auch herunterladen.

Wo soll eine App denn besser sein als Zettel?

Mit einer App wie clockin erledigst du deine Arbeitszeiterfassung & Dokumentationen mit einem Klick. Mit Zetteln musst du am Ende eines Tages erstmal alle Arbeitszeiten und Dokumentationen aufschreiben und den Lappen anschließend noch beim Chef oder Vorgesetzten abgegeben, der das ganze dann in einen PC eintippen muss. Je nach dem wie sauber du schreibst, hat er im Zweifel sogar noch Rückfragen und telefoniert dich nach Feierabend nochmal an. Während du das alles machen musst, liegst du mit clockin schon längst Zuhause auf dem Sofa.

Sieht clockin meine WhatsApp-Nachrichten?

Nein! Die clockin App erfasst nichts, was über die App hinaus geht. Du kannst die App jederzeit im Hintergrund minimieren. Die Zeiterfassung läuft trotzdem weiter. Du kannst deinen Kollegen also bedenkenlos das neue lustige Video zeigen, ohne dass es jemand mitbekommt. Aber bitte in der Pause.

Wo kann ich euch erreichen wenn ich noch Fragen habe?

Folge uns gerne auf allen bekannten Social-Media-Kanälen. Unsere Kollegen stehen dir dort gerne Rede und Antwort. Außerdem siehst du dann auch, was bei uns so los ist und bleibst immer auf dem neusten Stand. Wir freuen uns auf dich!

Technische Fragen

Was passiert, wenn der Akku leer läuft?

Früher mussten die Mitarbeiter darauf achten, dass sie genügend Arbeitsscheine mithaben. Nun verschiebt sich lediglich die Aufgabe: Zukünftig sollte darauf geachtet werden, dass der Akku während der Fahrt geladen wird. Zudem empfehlen wir, eine Powerbank im Auto zu lagern, mit welcher das Smartphone auch vor Ort aufgeladen werden kann.

Was passiert, wenn man keine Internetverbindung hat?

clockin funktioniert auch offline. Die erfassten Zeiten und Dokumente werden auf dem Gerät gespeichert und bei der ersten Verbindung mit dem WLAN an das Büro-Center übermittelt.

Können die Zeiten am Smartphone manipuliert werden?

Die Arbeitszeit wird aufgrund der Offlinefähigkeit anhand der Smartphone-Uhrzeit aufgenommen, sodass die Uhrzeit am Smartphone verändert werden könnte. Bei Auffälligkeiten, bspw. im Vergleich zur geltenden Weltzeit, werden Sie per Mail über die Differenz informiert.

Wo werden die Daten gespeichert, wer ist für die Datensicherheit zuständig?

clockin setzt auf modernste Cloud-Technologie mit TÜV- und ISO-zertifizierten deuschen Servern. clockin erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen, ist EuGH- und DSGVO-konform und legt mit seinem Experten-Team besonderen Wert auf Datensicherheit nach deutschen Standards. Mehr zum Datenschutz

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Fragen, die für Mitarbeiter interessant sind

Technische Fragen

Technische Vorraussetzungen