Zeiterfassung & Dokumentation für Physiotherapeuten
Einfach. Digital. Stark.
Mit clockin erfasst du Arbeitszeiten, dokumentierst Projekte und optimierst die Teamarbeit – alles in einer App
clockin begeistert bereits über 5.200 Unternehmen
Der Schlüssel zu mehr Überblick
Kommt dir das bekannt vor?
- Umständliche Arbeitszeiterfassung
- Fehlende Patientendokumentation
- Manuelle Urlaubsplanung
- Zu wenig Zeit für das Wesentliche
Was du wirklich brauchst:
- Transparente Patientendokumentation
- Lückenlose und rechtskonforme Zeiterfassung
- Übersichtliche Urlaubsplanung
- Automatische Prozesse
Wo dein Betrieb Zeit und Geld gewinnen kann
Finde jetzt heraus, was dich die Zettelwirtschaft kostet mit unserem neuen Ersparnisrechner. Anhand deiner aktuellen Prozesse und basierend auf Aussagen unserer Kunden berechnen wir, wie du mit clockin nicht nur Zeit, sondern auch Bürokratiekosten sparen kannst.
Zeiterfassung so einfach wie nie
Arbeitszeiten erfassen, Auswertungen erstellen und Überstunden im Blick behalten – mit der clockin App sparst du Zeit und bleibst immer organisiert.
- 1-Klick-Zeiterfassung für alle Einsätze.
- Pausenzeiten schnell erfassen
- Automatische Erstellung von Stundenlisten
Projektzeiten einfach erfassen
Mit clockin kann dein Team auch projektbezogene Arbeitszeiten erfassen – ideal für Außentermine. Die erfassten Daten lassen sich dank Lexware Office Schnittstelle direkt und effizient in Kundenrechnungen umwandeln.
- Projektbezogene Zeiterfassung vor Ort
- Arbeitszeiten direkt für die Kundenabrechnung nutzen
- Nahtlose Integration mit Lexware Office
Dokumentation, die überzeugt
Mit clockin dokumentierst du Übungsabläufe und Genesungsprozesse direkt im Termin. Therapieberichte oder Patientenakten kannst du schnell an Ärzte weiterleiten oder Kunden per Leselink zugänglich machen – papierlos und effizient.
- Übungsabläufe und Genesungsprozesse digital festhalten
- Therapieberichte einfach an Ärzte weiterleiten
- Leselink für direkten Kundenzugang erstellen
Abwesenheiten clever planen
Mit clockin läuft die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung ganz entspannt: Mitarbeitende beantragen Urlaub oder Krankheit per App, und genehmigte Anträge werden automatisch im Kalender hinterlegt – für klare Übersicht ohne Streit.
- Abwesenheiten direkt per App beantragen
- Automatische Einträge im Kalender bei Genehmigung
- Klare Planung und weniger Konflikte
Einer unserer zufriedenen Kunden
Die Zeitersparnis durch clockin ist in Tagen, vielleicht auch Wochen garnicht einzuschätzen
Welche Funktionen sind in welchem Paket enthalten?
Digitale Stechuhr
DS
Projekt-Zeiterfassung
Proj.
Zeiterfassung & Doku
Z&D
Browser-Zeiterfassung
Stempeln von Arbeitszeit, Dienstgang und Pause direkt im Internet-Browser.
Korrektur
Mit der Korrektur kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter einfach anpassen. Stempelfehler lassen sich auf diese Weise einfach korrigieren
Eigene Zeiten einsehen
Deine Mitarbeiter können über ihren persönlichen Mitarbeiter-Login die eigenen Ist- und Sollstunden einsehen.
Arbeitspläne für Mitarbeiter erstellen
Mit Arbeitsplänen können alle Arbeitszeitmodelle abgebildet werden und individuelle Pausenregelungen definiert werden. Auch Feiertags-, Wochenends- und Nachtarbeit können in der Zeiterfassung individuell berücksichtigt werden.
Mitarbeiterdaten
Damit deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit clockin erfassen können, musst du ihnen in deinem clockin-Account ein Profil mit ihren wichtigsten Daten anlegen.
Arbeitszeitverwaltung
Lege Arbeitszeitpläne für dein Team an. Hier kannst du die Soll- und Pausenzeiten tagesgenau vorgeben.
Stundenübersicht
Du hast in Echtzeit einen Überblick über alle Ist- und Sollstunden des aktuellen Monats deiner Mitarbeiter. Fallen Überstunden an, warnt dich clockin.
Prozentuale Stundenbalken
Mit den prozentualen Stundenbalken deiner Mitarbeiter hast du jederzeit einen Überblick darüber, wie viel in einem Monat schon gearbeitet wurde.
Dashboad
Das Dashboard ist deine Managementzentrale. Alle mit clockin erfassten Informationen fließen hier zusammen.
Protokoll
Das Protokoll dokumentiert genau, welche Stempelungen ein Mitarbeiter von dir an einem Tag vorgenommen hat. Damit die Zeiterfassung von clockin auch revisionssicher ist, kannst du hier zwischen Protokollen mit korrigierten Zeiten und originalen Protokollen unterscheiden.
Stundenzettel-Export
Die Stundenzettel der Mitarbeiter einfach per Klick als Excel- oder CSV-Datei exportieren und für die Lohnabrechnung nutzen.
Auswertung
Grafische Aufbereitung der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter. Hier kannst du die. Zeiträume beliebig wählen.
Zeiterfassung per App
Einfaches An- und Abmelden. Dienstgänge, Fahrtzeiten, Ladezeiten und Pausen direkt auf dem Smartphone oder Tablet.
Zeiterfassung per App am Tablet als Terminal
Einfaches An- und Abmelden aller Mitarbeiter, Stempeln von Arbeitszeit, Dienstgang und Pause über das Tablet als Terminal z.B. für Büroräume.
Mitarbeiter Self-Service
Mitarbeiter können mit ihrem Zugang ihre eigenen Zeiten korrigieren und der Vorgesetzte wird benachrichtigt. Diese Option muss von dir freigeschaltet werden.
Abwesenheiten verwalten
Hier hast du alle Abwesenheiten wie z. B. Urlaube oder Krankheiten deiner Mitarbeiter im Blick. Mitarbeiter können diese selber beantragen und Dokumente anhängen. Der Vorgesetzte kann die Anträge annehmen oder ablehnen.
Digitale Personalakte
In der digitalen Personalakte können umfangreiche Informationen wie Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Verträge usw. für Mitarbeiter gespeichert werden.
Berechtigungen
Du kannst deinen Mitarbeitern flexibel Berechtigungen vergeben. So kannst du entscheiden welche Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen oder die eigenen Zeiten korrigieren können. Auch der Zugriff auf Abteilungen und bestimmte Daten im Büro-Center können hier vergeben werden.
Kalender
Hier hast du alle Abwesenheiten wie z. B. Urlaube oder Krankheiten deiner Mitarbeiter im Blick. Mitarbeiter können diese selber beantragen und Dokumente anhängen. Der Vorgesetzte kann die Anträge annehmen oder ablehnen.
Zeiterfassung auf Projektbasis
Stempeln von Projekten & Unterprojekten im Browser oder per App
Rechnungsstellung mit Lexware Office-Integration
Erfasste Projektzeiten einfach an lexoffice übertragen und im Handumdrehen abrechnen.
Projektübersicht
In der Projektübersicht siehst du alle deine Projekte. Hier kannst du neue Projekte anlegen und den aktuellen Status der Projekte live mitverfolgen.
Unterprojekte
Für alle Projekte können auch Unterprojekte angelegt werden, die den Projekten zugeordnet werden. So kannst du z. B. Termine, die zu einem wiederkehrenden Projekt gehören einzeln erfassen.
Projektdaten hinterlegen
Für jedes Projekt kannst du deinen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen wie z. B. Kunden, Projektorte und Ansprechpartner in der App hinterlegen.
Projekt-Kalkulation
Für die Projekte können auch Informationen zu der geplanten Zeit, der Projektleitung und der Kalkulation für Soll-Stunden, geplante Personalkosten und Stundensätze hinterlegt werden.
Projektplaner
Du kannst Projekte direkt über den Kalender anlegen. Hier siehst du auch alle Projekte und Unterprojekte/Termine, die zeitlich eingetragen sind.
Actionbuttons in der App
Wenn Mitarbeiter im Projekt eingestempelt sind, sehen sie nicht nur Projektinformationen, sondern können sich auch über den Actionbutton „Karte“ zum Projektort navigieren lassen oder über den Actionbutton „Telefon“ direkt aus der App heraus den Ansprechpartner vor Ort anrufen.
Digitale Projektakte
Mit der digitalen Projektakte gibt clockin dir ein zentrales Tool an die Hand, dass dir dabei hilft den Überblick über deine Aufträge zu behalten. Hier werden alle mit clockin erfassten Informationen zum jeweiligen Projekt übersichtlich in einer Zeitleiste gespeichert. So kannst du Projektverläufe jederzeit nachvollziehen, mit dem Kopf in mehreren Aufträgen gleichzeitig sein und mit deinen Mitarbeitern darüber chatten.
Projekt-Export für Kunden
Um deine Auftraggeber auf dem Laufenden zu halten, kannst du die Projektakte jederzeit exportieren. clockin generiert dir dazu eine PDF-Datei mit dem Logo und den Farben deines Unternehmens, die du per E-Mail an deinen Kunden verschicken kannst.
Projektnotizen erstellen
Per App oder am PC Notizen zum Projekt hinzufügen, um Arbeitsanweisungen oder Fortschritte schnell durchzugeben.
Foto-Funktion
In der clockin App kann dein Team per Smartphone-Kamera Aufträge und Fortschritte dokumentieren. Wie alle anderen Dokumente speichert clockin auch Fotos automatisch in der jeweiligen Projektakte ab.
Skizzen erstellen
In der App schnell & einfach Skizzen auf Fotos oder neutralen Hintergründen erstellen.
Checklisten
Mit dem Checklisten-System kannst du deinen Mitarbeitern Arbeitsschritte vorgeben und deine Prozesse standardisieren. Dank des modularen Systems kannst du die Checklisten perfekt an deine Prozesse anpassen.
Kommunikation festhalten
Kurze Telefonate und mündliche Absprachen schnell in der digitalen Projektakte festhalten.
Digitale Formulare
Digitale Formulare wie Grundrisse, Arbeitsanweisungen etc. in die Projektakte hochladen und Mitarbeitern mobil als Anhänge in der digitalen Projektakte zur Verfügung stellen.
Digitale Kundenbestätigung
Digitale Unterschriften von Mitarbeitern oder Kunden einholen und Leistungsnachweise oder Abnahmen rechtssicher dokumentieren.
FAQ
Ist die Einrichtung nicht viel zu umständlich?
Nein. Die Einrichtung der digitalen Zeiterfassung von clockin dauert für Arztpraxen nur wenige Minuten und kann von dir selbst vorgenommen werden. Alles, was du benötigst ist ein Account auf unserer Webseite und ein Tablet, was du für die Zeiterfassung nutzen kannst. Mit wenigen Klicks kannst du deine Teammitglieder anlegen und direkt starten.
Wie überzeuge ich nicht technikaffine Mitarbeitende von clockin?
clockin wurde bewusst mit Handwerkern und anderen Praktikern zusammen entwickelt und getestet, die im Alltag kein Smartphone nutzen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt: Da die Nutzung unserer Zeiterfassungs-App keine Schulung erfordert und intuitiv bedienbar ist, bereitet die Verwendung der App auch nicht-technikaffinen Mitarbeitern keine Probleme.
Wie funktioniert die Zeiterfassung bei wechselnden Patienten und Terminen?
Deine Mitarbeitenden stempeln sich mit einem Klick über die App ein und aus – auch projekt- oder standortbezogen. So bleibt die Zeiterfassung flexibel und nachvollziehbar.
Können auch mobile Mitarbeitende Zeiten unterwegs erfassen?
Ja. Mitarbeitende auf Hausbesuchen oder in Außenstellen erfassen Zeiten direkt per Smartphone – auch offline, falls kein Netz vorhanden ist.
Kann ich unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, Vollzeit, Minijob) abbilden?
Ja. clockin ist flexibel und lässt sich auf verschiedene Arbeitszeitmodelle individuell einstellen – inklusive Sollstunden und Pausenregelungen.
Wie viel Aufwand ist die Einführung von clockin in meiner Praxis?
Sehr gering. In wenigen Stunden ist alles startklar. Du brauchst keine Schulung oder IT-Vorkenntnisse – einfach loslegen.
Können Arbeitszeiten nachträglich verändert werden?
Ja. Mit clockin hast du nicht nur jederzeit einen Überblick über alle erfassten Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden. Die erfassten Zeiten kannst du in deinem Account auch jederzeit korrigieren.
Erfüllt clockin die Anforderungen an die neue Pflicht zur Zeiterfassung?
Ja. Mit der Zeiterfassung von clockin werden Arbeitszeiten konform zur EuGH-Vorgabe und dem BAG-Urteil vom September 2022 erfasst. Gleichzeitig gewährleistet clockin über den Mitarbeiter-Self-Service eine transparente Einsicht der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden.
