Urlaubsplanung - das sind die gesetzlichen Regelungen

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Karla Terhaar
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6.11.24
November 6, 2024
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Human Resources

Urlaubsplanung kann einen direkten Einfluss auf das Betriebsklima und die Mitarbeiterzufriedenheit haben. Wir klĂ€ren auf und geben dir einen Leitfaden fĂŒr eine konfliktfreie Urlaubsplanung in deinem Unternehmen mit.

Ein Laptop mit einer Kalenderseite, auf der einige Stecknadeln liegen, ein Kugelschreiber, eine kleine Pflanze und ein klassischer Wecker auf einer weißen SchreibtischoberflĂ€che. BĂŒrobedarf fĂŒr die Planung und Organisation von Terminen.

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Die wichtigsten Fragen im Überblick

DĂŒrfen UrlaubsantrĂ€ge verweigert werden?
Kann man zur Urlaubsplanung gezwungen werden?
Bis wann muss man die Urlaubsplanung abgeben?

Inhalt

Was ist Urlaubsplanung und welchen Zweck erfĂŒllt sie? 

Die Urlaubsplanung dient dazu, die urlaubsbedingten An- und Abwesenheiten deiner Mitarbeiter zu organisieren. Eine gute Urlaubsplanung ermöglicht eine reibungslose Ressourcenplanung. Das bedeutet, dass es im Betrieb im Idealfall durch Urlaub nicht zu PersonalengpÀssen kommt. 

Bei der Urlaubsplanung geht es aber nicht nur um die Ressourcenplanung. Sie sollte auch immer einen fairen und transparenten Umgang mit Mitarbeitern deines Unternehmens gewÀhrleisten. 

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Welche rechtlichen Vorgaben gelten fĂŒr die Urlaubsplanung? 

Die rechtlichen Vorgaben der Urlaubsplanung sind im BUrlG festgelegt, oder Bundesurlaubsgesetz. Hier sind alle Rechte zum Urlaubsanspruch und Urlaubsregelungen aufgefĂŒhrt. 

Folgende Punkte legt das Bundesurlaubsgesetz fest: 

  • Arbeitnehmer haben grundsĂ€tzlich ein Recht auf mindestens 20 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) pro Jahr.
  • Ein Urlaubsanspruch besteht erst, nachdem die ersten sechs Monate des ArbeitsverhĂ€ltnisses verstrichen sind.
  • Arbeitnehmer haben ein Recht auf mindestens einmal zwei Wochen Urlaub am StĂŒck pro Jahr. Das soll verhindern, dass Urlaubstage zerstĂŒckelt werden”. 
  • “Die UrlaubswĂŒnsche” der Arbeitnehmer mĂŒssen bei der Urlaubsplanung berĂŒcksichtigt werden. 
  • Gleichzeitig musst du als Arbeitgeber nicht jeden Urlaub genehmigen. 
  • Arbeitgeber dĂŒrfen unter gewissen Voraussetzungen Urlaub auch anordnen. Das nennt sich dann “Betriebsurlaub”.
  • Der Arbeitgeber darf eine Frist setzen, bis zu der BeschĂ€ftigte ihre UrlaubsantrĂ€ge einreichen mĂŒssen. Er kann dies damit begrĂŒnden, dass das Unternehmen so frĂŒh wie möglich Ressourcen planen möchte. 

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Unter welchen UmstÀnden darf der Arbeitgeber den Urlaub verweigern? 

Wenn betriebliche GrĂŒnde vorliegen, darf der Arbeitgeber UrlaubsantrĂ€ge auch ablehnen. Das heißt, ein willkĂŒrliches Ablehnen geht zwar nicht, sollten aber andere vorhersehbare GrĂŒnde vorliegen, darf der Arbeitgeber den Antrag verweigern. 

Betriebliche GrĂŒnde können zum Beispiel 

  • saisonale Hochphasen, 
  • personelle EngpĂ€sse, 
  • neue AuftrĂ€ge, 
  • Inventuren, 
  • Kollidierenden mit UrlaubswĂŒnschen von Kollegen

sein. 

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Kann bereits genehmigter Urlaub zurĂŒckgenommen werden?

Bereits genehmigter Urlaub darf nicht zurĂŒckgenommen werden. Nur in absoluten AusnahmefĂ€llen darf der Arbeitgeber BeschĂ€ftigte aus ihrem Urlaub zurĂŒckrufen. In diesen FĂ€llen muss er fĂŒr zusĂ€tzliche Kosten wie Reisekosten aufkommen. 

Dasselbe gilt allerdings auch fĂŒr Arbeitnehmer: Ist der Urlaub genehmigt, können Arbeitnehmer nicht einfach entscheiden, ihn doch nicht zu nehmen. Das geht nur nach Absprache mit dem Arbeitgeber. 

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Wer hat Vorrang bei der Urlaubsplanung?

In der Urlaubsplanung haben vor allem BeschĂ€ftigte mit schulpflichtigen Kindern Vorrang. Wollen diese Urlaub zu den regionalen Schulferien nehmen, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese WĂŒnsche zu bevorzugen. 

Außerdem kann auch mit berĂŒcksichtigt werden, wenn der Partner des BeschĂ€ftigten nur in einem bestimmten Zeitraum Urlaub genehmigt bekommt. Das gilt zum Beispiel fĂŒr Lehrer. 

In einigen Unternehmen werden kollidierende UrlaubswĂŒnsche anhand des Alters und der Betriebszugehörigkeit entschieden. 

In jedem Fall solltest du als Arbeitgeber gut abwĂ€gen, wie du mit UrlaubswĂŒnschen umgehst. Die Entscheidung sollte immer zugunsten der BeschĂ€ftigten fallen, die zum Beispiel im Vorjahr zurĂŒcktreten mussten. So stellst du eine allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit sicher. 

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Inwiefern können Arbeitnehmer ihren Urlaub frei wÀhlen? 

Arbeitnehmer dĂŒrfen ihren Urlaub in der Regel frei wĂ€hlen. Sie mĂŒssen sich aber auch darauf einstellen, dass nicht jeder Urlaub genehmigt werden kann. Gerade zu beliebten Urlaubszeiten, wie den Schulferien, kann es durchaus vorkommen, dass UrlaubsantrĂ€ge abgelehnt werden mĂŒssen. 

Bei der Urlaubsplanung sollte aber auch beachtet werden, dass Arbeitgeber Fristen fĂŒr den Antrag stellen können. Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, ab oder bis wann UrlaubsantrĂ€ge gestellt werden dĂŒrfen, doch kann es intern Vorgaben geben. 

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Ist Selbstbeurlaubung zulÀssig? 

Ein Urlaubsantrag ist nur dann genehmigt, wenn die BestĂ€tigung beim Arbeitnehmer schriftlich eingegangen ist. Die sogenannte “Selbstbeurlaubung” ist nicht zulĂ€ssig und kann zu Abmahnungen und zur KĂŒndigung fĂŒhren. 

Deshalb gilt auch: Urlaub sollte erst gebucht werden, wenn der Antrag schriftlich bestÀtigt wurde. 

Mockup clockin Zeiterfassung

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Den Überblick behalten mit digitalen Tools

Jetzt ist nur die Frage: Mit welchem Tool kann ich das umsetzen? Auf dem Markt gibt es viele Lösungen. Digitale UrlaubsantrÀge sind meist auch nur eine Funktion . So ist der digitale Urlaubsantrag nur ein Schritt der Digitalisierung deines Unternehmens. Nebenbei kannst du ebenfalls Themen wie die Zeiterfassung oder deine Projektdokumentation mithilfe von Apps digitalisieren.

Mit clockin hast du das Komplettpaket: Gebaut fĂŒr die digitale Zeiterfassung ermöglicht dir clockin das gesamte Abwesenheitsmanagement deines Unternehmens digital zu organisieren. UrlaubsantrĂ€ge werden per App gestellt und können direkt von den zustĂ€ndigen Personen im sogenannten BĂŒro-Center bearbeitet werden.

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‍Warum ist gute Urlaubsplanung so wichtig fĂŒr dein Unternehmen?

Ressourcenmanagement

Wie bereits erklĂ€rt, geht es aus Arbeitgebersicht bei der Urlaubsplanung vor allem darum, Ressourcen zu planen. Gerade in den Sommermonaten, in denen das Interesse an Urlaub hĂ€ufig am höchsten ist, ist es wichtig im Auge zu behalten, wann welche Mitarbeiter nicht abrufbar sind. Ebenso gilt es ĂŒbrigens auch fĂŒr die feiertagsreichen Monate Mai und Juni.

Zeitplanung und Deadlines

Wenn es um die Planung von Kundenprojekten geht, ist es immer hilfreich bei der Ausarbeitung von ZeitrÀumen und Deadlines die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter im Blick zu behalten. Nicht, dass es nachher zu vorhersehbaren VerspÀtungen bei der Vollendung kommt. 

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Mitarbeiterzufriedenheit

Deine vorausschauende Planung kommt gut bei deinen Mitarbeitern an. Wenn diese frĂŒhzeitig ĂŒber Urlaubszeiten informiert werden, können sie ihre Arbeit und ihr Privatleben besser koordinieren. Mitarbeiterzufriedenheit steht im direkten Zusammenhang mit der Arbeitsleistung, deshalb sollte dieser Aspekt nicht unterschĂ€tzt werden.

Kundenkommunikation

Die Projektplanung fĂŒr Kundenprojekte sollte vor allem auch deshalb realistisch sein, um mögliche Verzögerungen oder EinschrĂ€nkungen im Voraus an den Kunden weitergeben zu können. Das verbessert die Kundenbeziehung und vermeidet MissverstĂ€ndnisse.

Effizienz und ProduktivitÀt

Nutze die vorausschauende Planung aber vor allem auch, um strategisch um die Urlaube deiner Mitarbeiter herumplanen zu können. Maximiere die ProduktivitÀt in deinem Unternehmen, indem du Arbeit und Ressourcen effizient einsetzt und potenzielle Unterbrechungen minimierst.

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Mit klarer Urlaubsplanung zu mehr Zufriedenheit und Effizienz

Eine gut durchdachte Urlaubsplanung bringt viele Vorteile: Sie sorgt nicht nur fĂŒr reibungslose AblĂ€ufe und zufriedene Mitarbeiter, sondern stĂ€rkt auch das Vertrauen im Team. Indem du gesetzliche Vorgaben kennst und digitale Tools sinnvoll einsetzt, kannst du die Urlaubsplanung stressfrei gestalten. 

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