Welche Gründe kann sinkende Arbeitsproduktivität haben?
Die Gründe für sinkende Arbeitsproduktivität sind vielfältig. Oftmals liegt auch mehr als eine Ursache hinter dem Problem. Diese drei Bereiche kannst du analysieren, um die Hintergründe von nachlassender Produktivität herauszufinden und im zweiten Schritt die Mitarbeiterproduktivität zu steigern:
- Negatives Arbeitsklima (z. B. Streitigkeiten im Team)
- Verhinderte Produktion (z. B. defekte Maschinen oder Verzögerungen im Kundenkontakt)
- Lahme Prozesse
Alle drei Punkte kannst du durch Kommunikation und Prozessoptimierung lösen. Wie das genau geht, erfährst du jetzt.
Tipps, um Mitarbeiterproduktivität zu steigern
Die gute Nachricht ist: Mitarbeiterproduktivität lässt sich steigern. Mit diesen 12 Tipps optimierst du als Arbeitgeber die Produktivität deiner Angestellten:
1. Unternehmenswerte definieren und vorleben
Erfolgreiche Unternehmen fokussieren sich auf den Arbeitswert mehr als auf die Arbeitszeit. Wenn Mitarbeitende stumpf jeden Tag ihre acht Stunden ableisten sollen, ohne einen wirklichen Mehrwert darin zu sehen, sind die wenigsten motiviert und produktiv. Anders ist es, wenn sie das Gefühl haben, mit ihrer Arbeit einem gemeinsamen Ziel, einer Vision näherzukommen. Werte schaffen eine Verbindung zwischen den Mitarbeitenden und motivieren zur Leistung. Dafür müssen sie nicht nur nach außen hin kommuniziert, sondern auch aktiv vorgelebt werden. Wer das schafft, wird die Mitarbeiterproduktivität steigern können.
2. Zuständigkeiten definieren
Laut einer StepStone-Studie wechseln deutsche Arbeitnehmer alle vier Jahre den Arbeitgeber. Da jedes Unternehmen Zuständigkeiten anders verteilt, wollen deine Mitarbeitenden bereits beim Onboardingihre Aufgaben kennenlernen. Aber auch Mitarbeitende, die schon etwas länger im Unternehmen tätig sind, müssen ihre Zuständigkeiten genau verstehen. Unternehmen wandeln sich, Stellenprofile werden geschärft, neue Anforderungen kommen dazu und andere fallen weg. Indem du die Zuständigkeiten für jeden Mitarbeiter definierst, schaffst du eine Grundlage für produktives Arbeiten und vermeidest lästige Doppelarbeit.
3. Eindeutige Prioritäten setzen
Die Arbeit dehnt sich nach dem Maß aus, wie viel Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – das besagt das Parkisonsche Gesetz. Um das zu verhindern, kannst du deine Mitarbeitenden zu eindeutigen Prioritäten anhalten. Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet Aufgaben je nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Abhängig davon, wie die Faktoren zusammengesetzt sind, ist ein anderer Umgang mit der Aufgabe angesagt. Unternehmen, die das Eisenhower-Prinzip perfektioniert haben, konntenerfolgreich ihre Mitarbeiterproduktivität steigern.
4. Arbeitsprozesse analysieren
Bei der Optimierung von Arbeitsprozessen kannst du mit routinierten Aufgabenanfangen. Aufgrund ihrer Multiplikation kannst du nämlich mit der Optimierung die meiste Zeit sparen. Hast du die Aufgaben identifiziert, steht eine kritische Analyse des Arbeitsprozesses an.
- Wie lange dauert der Prozess?
- Wie wird der Prozess ausgeführt (z. B. händisch oder mit einer Software)?
- Aus welchen Arbeitsschritten besteht der Prozess?
- Welche davon sind entscheidend für den Prozesserfolg?
- Welche davon sind überholt oder unnötig?
- Welche können vereinfacht oder zusammengefasst werden?
- Welche bremsen den Prozess am meisten aus?
- An welchen Stellen im Prozess gibt es die meisten Fehlerquellen?
Aus dieser Analyse kannst du konkrete Maßnahmen ableiten, mit denen du die Mitarbeiterproduktivität steigern kannst. Mögliche negative Effekte und weitere Optimierungspotenziale ergeben sich, wenn du die Maßnahmen nach einiger Zeit überprüfst.
Tipp: Digitale Zeiterfassung nach Tätigkeiten oder Projekten kann dir dabei helfen, den Aufwand von einzelnen Arbeitsschritten einzuschätzen und faule Stellen in einem Prozess offenlegen. So kannst du Zeitfresser identifizieren und im nächsten Schritt effektiv bekämpfen.
Bist du bereit für digitale Zeiterfassung in deinem Unternehmen? Finde es in unserer Checkliste heraus.
5. Arbeitsprozesse digitalisieren
Mache dir die Digitalisierung zunutze und automatisiere regelmäßige Arbeitsprozesse. So kannst du deine Mitarbeitenden entlasten, die sich nun auf wichtige statt auf administrative Aufgaben fokussieren können. Software zum kollaborativen Arbeiten, aber auch Dokumentenmanagementsysteme und Systeme zur digitalen Zeiterfassung erleichtern den Arbeitsalltag deiner Mitarbeitenden. Vergiss nicht, Schulungen zu organisieren, um die Vorteile und die Benutzung des Systems zu erklären.
Viele Geschäftsführer nehmen sich Digitalisierung vor, führen sie aber aufgrund von fehlender Mitarbeitermotivation nicht bis zum Ende durch. Das muss jedoch nicht so passieren. In diesem eBook erfährst du, wie du deine Belegschaft für digitale Transformation begeistern und sie langfristig mitnehmen kannst – damit ihr gemeinsam Schritt für Schritt ans Ziel gelangt.
6. Flexibles und mobiles Arbeiten ermöglichen
Mit flexiblen und mobilen Arbeitszeiten kommst du den individuellen Bedürfnissendeiner Mitarbeitenden entgegen. Sie können Arbeit und Privatleben besser miteinander verbinden und Kinderbetreuung oder Angehörigenpflege besser in ihren Alltag einbauen. Auf diese Weise entstehen weniger Unterbrechungen bei der Tätigkeit, was produktiver Arbeit zugutekommt. Auch die flexible Wahl des Arbeitsplatzes kann die Mitarbeiterproduktivität steigern. Denn so können deine Mitarbeitenden genau dort arbeiten, wo sie sich am wohlsten und produktivsten fühlen. Wir finden: Zu einer Zeit, in der sich der Arbeitsmarkt vollumfänglich transformiert und das Wohl der Mitarbeitenden in den Fokus rückt, sollte mobiles und flexibles Arbeiten selbstverständlich sein.
7. Regelmäßiges Feedback geben
Mit Feedback erhalten Mitarbeitende eine Reaktion zu ihrer Arbeit und können sie zukünftig noch besser und produktiver erledigen. Besonders die junge Arbeitnehmergeneration ist an permanente Kommunikation und direktes Feedbackgewöhnt. Auf Social Media bekommt sie direkte Reaktion auf ihre Posts und überträgt diese Erwartung auch auf die Arbeitswelt. Offene Kommunikation und Feedback in beide Richtungen stärken Beziehungen und erhöhen die Qualität des Outputs.
8. Wertschätzung zeigen
Die Generation Z sorgt sich mehr als die Millenials darum, nicht genug Leistung zu erbringen und nicht als wertvoll angesehen zu werden. Die Anerkennung ihrer Arbeit ist ihr wichtiger als Unternehmensbenefitis, die beim Employer Branding hervorgehoben werden. Schließlich ist es die Arbeitsatmosphäre, die über die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden entscheidet. Wertschätzung kannst du durch Lob ausdrücken, aber auch bei Firmenfeiern äußern und durch Trainings und Weiterbildung verstärken. Mitarbeitende empfinden es als Zeichen der Anerkennung, wenn ihre Fähigkeiten im Unternehmen gefördert werden. Indem du kompetente Mitarbeitende an neue und vakante Stellen beförderst, drückst du nicht nur deine Zufriedenheit mit ihrer Arbeit aus, sondern bindest auch Fachkräfte an dein Unternehmen.
9. Entscheidungsfreiheiten einräumen
Auch wenn die Verlockung groß ist, alle Entscheidungen selbst zu treffen: Mitarbeitende werden demotiviert, wenn sie nicht mitbestimmen dürfen. Außerdem kostet es viel Zeit, jede Kleinigkeit mit der Geschäftsleitung abzusprechen. Beides zusammen ist ein echter Produktivitäts-Killer. Räume deinen Mitarbeitenden stattdessen Entscheidungsfreiheiten ein und erlaube ihnen, eigene Methoden anzuwenden. So zeigst du Vertrauen in ihre Fähigkeiten – und das werden die Mitarbeitenden nutzen, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen.
10. Teamgefühl stärken
Teamkollegen, die sich gegenseitig vertrauen, arbeiten effektiver. Daher investieren erfolgreiche Unternehmen in Teambuilding-Maßnahmen wie gemeinsame Fahrradtouren, Schnitzeljagden oder Tischtennisturniere, die das Gemeinschaftsgefühl stärken. Aber auch Firmenfeiern bei gemeinsamen Erfolgen können Beziehungen zwischen Mitarbeitenden intensivieren und sie dazu ermuntern, genauso weiterzuarbeiten. So kannst du die Mitarbeiterproduktivität steigern.
11. Gesundheit ernst nehmen
Burnouts entstehen, wenn Stress nicht mehr abgebaut werden kann. Und sie können schwerwiegende Folgen für den Mitarbeitenden und das Unternehmen haben. Leistungsabfall, längere Krankheit oder Berufsunfähigkeit sind keine Seltenheiten. Fortbildungs- und Präventionsseminare können dabei helfen, das Risiko von Burnout zu vermindern. Aber du kannst auch andere Maßnahmen ergreifen, um ein entspanntes Betriebsklima für deine Mitarbeitenden zu schaffen:
- Arbeitsbelastung reflektieren: Keine Mails kurz vor dem Arbeitsende verschicken, die darum bitten, etwas noch dringend zu erledigen
- Pausenzeiten respektieren: Sicherstellen, dass Mitarbeitende ihre vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten einhalten
- Weitere Gesundheitsangebote: z. B. Zuschüsse zum Fitnesscenter
12. Mitarbeitende befragen
Arbeitgeber müssen wissen, was ihr Personal motiviert und antreibt. Definiert gemeinsam ein positives Mitarbeitererlebnis und setzt es durch konkrete Maßnahmen um. Im Optimalfall haben deine Mitarbeitenden das Gefühl bekommen, dass du ihnen zuhörst und ihre Bedürfnisse und Wünsche ernst nimmst. Erkläre daher, was du wie verbessern möchtest und warum bestimmte Strukturen erst einmal so belassen werden.
Fazit: Kontinuität als Basis für Produktivitätssteigerung bei Mitarbeitenden
Bis heute verweisen Arbeitgeber häufig auf das Machtverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, um deren Arbeitsmotivation zu steigern. Doch besonders junge, wechselbereite Arbeitnehmer tolerieren diese Methoden nur kurz und finden zu Zeiten des Fachkräftemangels schnell alternative Beschäftigungsmöglichkeiten. Maßnahmen, die auf Druck abzielen, können die Mitarbeiterproduktivität höchstens kurzfristig steigern und eignen sich nicht zur langfristigen Mitarbeiterbindung.
Moderne Arbeitgeber nehmen das Personal als wichtigster Teil des Unternehmens wahr und denken vom Mitarbeiter aus. Sie investieren in positive Arbeitsatmosphäre und steigern die Produktivität durch Motivation, Wertschätzung und Feedback.
