Warum ein papierloses Büro?
In Zeiten der Digitalisierung und des mobilen Arbeitens gewinnen papierlose Büros zunehmend an Bedeutung. Das liegt vor allem an einer Vielzahl von Vorteilen:
1. Einfacher, mobiler Zugriff
Das papierlose Büro ist nicht an Ort und Zeit gebunden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Mitarbeitende von überall aus mit jedem Endgerät auf alle Dateien zugreifen.
2. Bessere Zusammenarbeit
Dadurch, dass Dokumente für alle Mitarbeitenden jederzeit und an jedem Ort verfügbar sind, kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Auf diese Weise entfällt die Wartezeit, bis andere Kollegen ihren Beitrag zum Dokument beendet haben. Das Ergebnis: höhere Produktivität. Gleichzeitig sind Änderungen in der Datei immer für alle nachvollziehbar, was Absprachen erleichtert.
In modernen Unternehmen wird abteilungsübergreifende Zusammenarbeit immer wichtiger. Starre Strukturen brechen auf, Vernetzung wird großgeschrieben. Zur Koordination der Teams eignen sich Kollaborations- und Projektmanagement-Tools.
3. Schnellere Suche
In papierlastigen Büros werden Unterlagen in Ordern abgelegt und in Aktenschränken gelagert. Bei vielen Dokumenten entsteht so schnell eine aufwändige Zettelwirtschaft. Mitarbeitende müssen sich durch Dutzende Papiere wühlen und verlieren dabei wertvolle Zeit. In den meisten DMS gibt es eine Volltextsuche, die das Auffinden erleichtert. So kannst du zum Beispiel nach einzelnen Inhalten eines Dokuments oder nach dem Dokumenttitel suchen.
4. Platzersparnis
Hast du vergessen, wie viel Platz du in deinem Büro eigentlich hast? Sobald dein Unternehmen auf papierloses Wirtschaften umgestiegen ist, wirst du sofort einen optischen Unterschied merken. Akten und Schränke verschwinden und die freie Bürofläche kannst du für andere Zwecke verwenden. Stell doch zum Beispiel einen Kicker hinein ;).
5. Höhere Datensicherheit
Die Soft- und Hardware, die zur Speicherung von Dokumenten verwendet wird, ist meistens sehr sicher. Durch automatische Backups gehen Daten nicht so leicht verloren. Zudem lassen sie sich auch gegen Ausdrucken, Kopieren und unbefugte Weitergabe schützen.
6. Informationsgewinnung
In traditionellen Büros mit Aktenordnern sind zentrale Informationen nicht für alle Beteiligten einsehbar, z. B. wenn Mails nicht weitergeleitet oder Akten nicht ins Regal zurückgestellt werden. Dadurch werden Mitarbeitende bei der Arbeit gebremst. Im schlimmsten Fall gehen sie davon aus, dass die entsprechenden Dokumente nicht existieren und verschwenden ihre Zeit damit, diese neu anzufertigen.
In papierlosen Büros verhinderst du, dass wichtige Dateien untergehen. Gleichzeitig sorgst du für eine Informationsgewinnung: Wenn Dokumente für alle abrufbar gespeichert sind, können Zusammenhänge erkannt werden, die sonst nicht sichtbar wären.
7. Zeit- und Kostenersparnis
Mit digitaler Organisation sparst du Kosten für Porto, Versand, Tinte und Papier. Gleichzeitig sparst du eine andere wichtige Ressource: Zeit. Denn mit den technischen Tools zur Organisation und Automatisierung, die mit einem papierlosen Büro einhergehen, werden viele Prozesse beschleunigt und verschlankt. So bleiben mehr Kapazitäten für das Tagesgeschäft übrig.
8. Höhere Kundenzufriedenheit
In einem papierlosen Büro können Kundenanfragen schneller und besser erledigt werden. Dank der übersichtlichen Cloud-Speicherung kannst du die nötigen Dokumente zügiger finden und verschicken. Und moderne Projektmanagement-Tools gestalten Arbeitsprozesse effizienter und qualitativer. In einer Arbeitswelt, in der sich der Anspruch der Kunden immer weiter in Richtung digitaler B2C-Kommunikation entwickelt, ist Automatisierung ein großer Helfer.
9. Pluspunkt für die Employer Brand
In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Unternehmen in die Arbeitgebermarke investieren, um langfristig attraktiv für Bewerber und Mitarbeitende zu bleiben. Mit einem papierlosen Büro trittst du als digitalisierter, fortschrittlicher Arbeitgeber auf, was vor allem für die junge Arbeitnehmergeneration interessant ist. Als Digital Natives sind die jetzigen Azubis, Studierenden und Absolventen in einer Online-Welt aufgewachsen und wollen auch auf der Arbeit digitale Tools nutzen. Ein Unternehmen, das ihnen diese Möglichkeit bietet, landet entsprechend oben auf der Präferenzliste.
10. Nachhaltigkeit
Bei der Produktion von Papier wird eine große Menge Holz, Energie und Wasser verbraucht. Diese kannst du in einem papierlosen Büro einsparen und der Umwelt nebenbei etwas Gutes tun.
Ist das papierlose Büro nicht längst Wirklichkeit? – Der Status Quo in Deutschland
„Aber wir arbeiten doch längst digital!“ Ist dir beim Lesen dieser Gedanke durch den Kopf geschossen? Tatsächlich sollte das papierlose Büro schon seit 30 Jahren Realität sein. 1975 wurde im Magazin Businessweek ein Artikel von Arthur D. Little veröffentlicht. Er war Analyst bei einer internationalen Unternehmensberatung und hat prognostiziert, dass der Papierverbrauch der Büros bis 1980 sinkt. Ab 1990 sollten alle Büros papierlos arbeiten.
Wie sieht die Realität in Deutschland aus? Schauen uns wir doch mal die Faktenlage an:
- Eine Studie von KYOCERA Document Solutions von 2019 zeigt, dass nur vier Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich papierlos arbeiten. 39 Prozent drucken immer noch 21-100 Seiten in der Woche. Besonders KMUs, die die Umstellung auf papierlose Büros oft neben dem regulären Tagesgeschäft erledigen müssen, liegen weit zurück.
- Eine andere Studie von Bitkom von 2020 gibt eine leicht höhere Zahl für papierlose Büros an, die jedoch auch weit von Littles Prognose entfernt ist: 6 Prozent der deutschen Unternehmen arbeiten digital, weitere 30 Prozent überwiegend papierlos.
Durch die Pandemie haben papierlose Geschäftsprozesse einen Schub bekommen. Dennoch herrscht weiterhin Nachholbedarf in der deutschen Wirtschaft. Durch Plattformen wie Amazon, eBay oder Instagram hat sich der B2C-Sektor in den letzten Jahren massiv digitalisiert. Dieselbe Innovationswelle ist auch in Business to Employee, also den Beziehungen von Unternehmen zu ihren Mitarbeitenden verzögert zu erwarten. Dabei sind papierlose Büros nur der Anfang zu einer neuen, digitalen Arbeitswelt.
Du merkst: Obwohl immer mehr Unternehmen ihren Arbeitsalltag digitalisieren, ist beim Thema papierloses Büro in Deutschland noch viel Luft nach oben. Dabei bietet papierloses Wirtschaften viele Vorteile wie bessere Zusammenarbeit, Flexibilität oder Zeit- und Kostenersparnis. Obwohl die Umstellung einen gewissen Aufwand erfordert, lohnt er sich letztendlich für jedes Unternehmen. Denn die Arbeitswelt der Zukunft ist digital. Bist du es auch?
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines papierlosen Büros
Schritt 1: Ist-Analyse und Zielsetzung
Bevor du loslegst, solltest du herausfinden, wo in deinem Unternehmen noch Papier genutzt wird. Welche Dokumente werden regelmäßig ausgedruckt? Wo läuft noch alles über Aktenordner? Sobald du einen Überblick hast, kannst du klare Ziele setzen: Möchtest du den Papierverbrauch um 80 % Prozent reduzieren? Oder alle Rechnungen und Verträge nur noch digital verwalten? Definiere, was du erreichen willst.
Schritt 2: Die richtigen Tools auswählen
Ein Dokumentenmanagement-System hilft dir, digitale Dokumente sicher zu speichern und leicht wiederzufinden. Cloud-Lösungen ermöglichen den Zugriff von überall, während Kollaborationstools die Zusammenarbeit erleichtern. Wichtig ist, dass die Software intuitiv und DSGVO-konform ist.
Schritt 3: Dokumente digitalisieren und strukturieren
Scanne bestehende Papierdokumente und lege eine klare Ordnerstruktur an. Achte darauf, dass alle Dokumente einheitlich benannt werden, damit sie später leichter auffindbar sind. Automatisieung wie Testerkennung (OCR) helfen dabei, Dokumente durchsuchbar zu machen.
Schritt 4: Digitale Workflows in den Alltag integrieren
Nutze elektronische Signaturen, um Verträge und Freigaben ohne Papier abzuwickeln. Setze auf digitale Notizen und Projektmanagement-Tools, damit To-do-Listen und Besprechungsprotokolle nicht mehr ausgedruckt werden müssen. Je mehr Prozesse du digital abbildest, desto einfacher wir der Umstieg.
Schritt 5: Mitarbeiter mitnehmen und schulen
Ein papierloses Büro funktioniert nur, wenn alle mitziehen. Führe Schulungen durch und erkläre, warum der Wechsel wichtig ist. Hole Feedback ein und optimiere Prozesse gemeinsam. Kleine Anpassungen können große Wirkung haben.
Schritt 6: Fortschritt überwachen und anpassen
Prüfe regelmäßig, welche Prozesse noch verbessert werden können. Gibt es Bereiche, in denen noch Papier genutzt wird? Gibt es Widerstände oder technische Probleme? Passe deien Strategie an und entwickle sie weiter.
Der Weg zum papierlosen Büro ist ein Prozess, der mit einer guten Planung beginnt. Mit den richtigen Tools, klaren Strukturen und motivierten Mitarbeitern gilt die Umstellung schnell und effizient.
