Vorbereitung ist das A und O
Die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung vorzubereiten, kann ein ausschlaggebender Faktor in der Sensibilisierung deiner Mitarbeiter sein. Aber wie bereitest du dich und dein Team richtig vor? Hier kommen 3 Maßnahmen, die du im Vorhinein treffen kannst:
1. Finde das richtige Tool für dich und dein Team
Die erste Maßnahme könnten wir auch als Schritt 0 betrachten. Wenn es um die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung geht, wird es dein Leben als Arbeitgeber auf jeden Fall leichter machen, schon bei der Entscheidung an dein Team zu denken.
Was genau heißt das? Eine Lösung, die für dich ideal ist, muss nicht unbedingt ideal für deine Mitarbeiter sein. Die Zeiterfassung hat zwei Seiten: die des Admins und die des Nutzers. Auf der Admin-Seite siehst du die gestempelten Zeiten deiner Mitarbeitenden, die Stundenzettel, die Urlaubsanträge, Mitarbeiterdaten und so weiter. Womit du vielleicht viel weniger in Kontakt kommst, ist die Zeiterfassung an sich. In der digitalen Zeiterfassung ist das dann zum Beispiel die App, ihre Funktionen und ihr Design. Diese beiden Seiten können sehr unterschiedlich aussehen.
Unser Tipp ist schon in der Entscheidungsfindung Mitarbeiter mit einzubeziehen, die einen Blick auf die Nutzer-Seite werfen können. Vielleicht haben sie Anforderungen an das System, die dir nicht bewusst waren. Und versucht so gemeinsam eine Lösung für beide Seiten zu finden.
2. Steuere die Einführung des Tools bewusst
Wir empfehlen bei der Einführung des neuen Systems zur Zeiterfassung in kleinen Gruppen zu starten. Suche dir eine Handvoll Mitarbeiter in deinem Unternehmen heraus, die eine erste Testphase mit dir durchführen. Habt ihr euch für eine Lösung entschieden, sind diese Mitarbeiter bereits Experten für das System. Sie können dich im weiteren Verlauf der Einführung unterstützen - egal ob um Fragen zu beantworten, kleine Schulungen zu veranstalten oder einfach im Alltag eine Unterstützung für Kollegen darzustellen.
3. Kommuniziere dein Vorhaben
Ein wichtiger Punkt ist die Kommunikation. Wenn du möchtest, dass das neue ToolAnklang in deinem Unternehmen findet, wirst du nicht darum herumkommen, ein offenes Gespräch mit deinen Mitarbeitern zu führen.
Neben der grundsätzlichen Erläuterung, wie das System funktioniert und warum du es einführst, solltest du in diesem Gespräch auch die Vorteile für deine Mitarbeiter erläutern. Zeiterfassung ist immer noch in einigen Köpfen mit Vorurteilen behaftet. Auch diesen kannst du in diesem Gespräch Raum bieten und adressieren, denn eine Sache solltest du klar kommunizieren: Zeiterfassung soll den Arbeitnehmer schützen, nichts anderes!
Einfache Argumente für Zeiterfassung
Wie zuvor erwähnt kann es auch helfen, die Vorteile eines digitalen Zeiterfassungssystems zu kommunizieren, um deine Mitarbeitenden für das Tool zu sensibilisieren. Folgende Argumente könnten dir dabei helfen:
1. Entlastung und effizientes Arbeiten durch Digitalisierung
Digitalisierung automatisiert Prozesse, sodass lästige Bürokratie auf ein Minimum sinkt. So haben deine Mitarbeiter mehr Zeit für das, was sie wirklich an ihrer Arbeit lieben. Das heißt: Statt Zeit und Nerven an Zetteln zu verlieren, können sich deine Mitarbeiter dank eines digitalen Zeiterfassungssystems besser auf das Wesentliche konzentrieren.
Absprachen, Terminbesprechungen und Dokumentenaustausch erfolgen außerdem digital viel schneller. Gleichzeitig wird so das Stresslevel in deinem Unternehmen gesenkt und die Motivation deiner Mitarbeiter steigt. Das bedeutet aber nicht, dass persönliche Gespräche, Treffen und Kaffeepausen gestrichen werden.
2. Flexibilität dank mobiler Zeiterfassung
Arbeiten von jedem Ort aus zu jeder Zeit – durch digitale Zeiterfassung wird das möglich. Per App können sich deine Mitarbeitenden von überall aus ein- und ausstempeln und ihre Tätigkeiten erfassen.
3. Starke Transparenz im Unternehmen
Digitale Zeiterfassung bedeutet nicht nur automatisierte Prozesse und effizientes Arbeiten. Es bedeutet auch, dass Stunden korrekt erfasst und geleistete Zeit richtig abgerechnet werden kann. Das kann für deine Mitarbeitenden auch bedeutet, dass die Überstunden automatisierte Prozesse erhalten und keine Arbeitsstunden mehr unter den Tisch fallen.
4. Arbeitsschutz wird gewährleistet & gefördert
Durch die zuletzt festgestellte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung durch das Bundesarbeitsgericht ist die Erfassung von Arbeitszeiten in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend. Diese Pflicht beruht auf dem Arbeitsschutzgesetz. Demnach müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass im Unternehmen rechtliche Vorgaben wie Pausenzeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Durch das Einführen eines Zeiterfassungssystems wird dies gewährleistet.
5. Moderne Arbeitsprozesse
Heutzutage ist die Nutzung von digitalen Tools in dem Leben vieler Menschen nicht mehr wegzudenken. Unternehmen, die weiterhin auf das händische Bearbeiten von Daten und die Organisation von Zetteln setzen, werden in der Zukunft Probleme mit ihrer Wettbewerbsfähigkeit, aber auch der Rekrutierung neuer Mitarbeiter haben. Mehr zur Veränderung des Arbeitsmarktes erfährst du übrigens hier.
Der richtige Umgang mit der Zeiterfassung
Du hast ein System zur Zeiterfassung in deinem Unternehmen eingeführt - was nun? Läuft das jetzt alles von selbst? Nun, mit einem Blick in die Realität ist das nicht immer der Fall. Aber keine Sorge, wir lassen dich auch an dieser Stelle nicht alleine. Wir wollen dir hier ein paar Fragen beantwortet, die vielleicht im Laufe der Nutzung in deinem Unternehmen aufkommen werden, an die du im Vorhinein vielleicht nicht gedacht hast:
Wie kriege ich es hin, dass meine Mitarbeiter sich nicht gestalkt fühlen?
Zeiterfassung richtet sich vor allem an die Arbeitnehmer. Wie schon in der Arbeitszeiterfassungspflicht des Bundesverfassungsgerichts festgelegt, ist ihr Ziel sicherzustellen, dass Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Das sind primär Pausen- und Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und das Verbot an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten. All diese Vorgaben dienen dem Schutz der psychischen und physischen Gesundheit deiner Mitarbeiter.
Um zu verhindern, dass deine Mitarbeiter sich unwohl mit der Arbeitszeiterfassung fühlen solltest du diese Punkte klar kommunizieren. Die Arbeitszeiterfassung hat den großen Nebeneffekt, dass sie automatische Stundenzettel generiert und dir damit einiges an Arbeit abnimmt, sie ist aber nicht für die Kontrolle der Mitarbeiter gedacht.
Meine Mitarbeiter stempeln nicht regelmäßig - was kann ich tun?
“Nicht richtig stempeln” kann zwei Dinge bedeutet: Vergessen sie zu stempeln oder stempeln sie vielleicht bewusst inkorrekt? Dass wir mal vergessen uns aus- oder einzustempeln, kann immer passieren. In diesem Fall bieten digitale Zeiterfassungssysteme die Möglichkeit der Korrektur im Nachhinein. Innerhalb weniger Klicks können sie entweder selber ihre Zeiten anpassen oder eine Anfrage an den Administrator (also dich oder deine HR-Abteilung) schicken, die Zeiten zu verändern. Bei all diesen Veränderungen bleiben die ursprünglich gestempelten Zeiten allerdings immer erhalten.
Wird dieser Prozess allerdings zum Alltag, solltest du andere Maßnahmen ergreifen. Starten deine Mitarbeiter zum Beispiel grundsätzlich jeden Morgen zur selben Uhrzeit, kannst du das im System einstellen. Deine Mitarbeiter werden dann jeden Morgen automatisch eingestempelt und können sich entweder selber oder ebenfalls automatisch zum Feierabend wieder ausstempeln. Sind die Startzeiten deiner Mitarbeiter etwas flexibler, kannst du auch Mitteilungen auf das jeweilige Gerät schicken lassen, um deine Mitarbeiter daran zu erinnern, dass sie sich einstempeln.
Es gibt auch kreative Möglichkeiten, deine Mitarbeiter an das Einstempeln zu erinnern. In manchen Unternehmen kann es zum Beispiel helfen aus dem Stempeln ein Spiel zu machen oder das Stempeln zu belohnen. Manchmal reicht es auch schon an den Schreibtischen Post-its, als Reminder zu hinterlassen oder das Gerät zur Zeiterfassung so zu platzieren, dass man es nicht übersehen kann, beim Hereinkommen.
Aber was ist, wenn ich den Verdacht habe, dass meine Mitarbeiter bewusst nicht korrekt stempeln? In diesem Fall handelt es sich um Arbeitszeitbetrug. Mehr zu deinem Thema findest du hier.
Wie handhabe ich Raucherpausen und Kaffeepausen im Rahmen der Zeiterfassung?
Raucherpausen sind schon unabhängig von der Zeiterfassung ein stark diskutiertes Thema. Die große Frage ist: Sind Raucher- oder eben auch Kaffeepausen aktive Pausen, die wirklich gestempelt werden sollten? Wir können dir auf diese Frage keine konkrete Antwort geben. Am Ende ist es eine individuelle Entscheidung, die du entweder für dein Unternehmen treffen musst oder gemeinsam mit deinem Team triffst. Vielleicht hilft dir dabei dieser Artikel weiter.
Die richtige Zeiterfassung für dein Unternehmen
Du bist noch auf der Suche nach dem richtigen Zeiterfassungssystem für dein Unternehmen? Mit clockin hast du deinen Mitarbeitern gegenüber ein weiteres Argument in der Tasche: Die App ermöglicht das Erfassen von Arbeitszeiten mit nur einem Klick. Das simple Design mit leicht verständlicher Navigation erleichtert die Einführung in deinem Unternehmen und bietet dir dabei alle Vorteile, die eine digitale Zeiterfassung mit sich bringen kann: Automatische Stundenzettel, Projektzeiterfassung, digitale Projektakten, digitalisierte Urlaubsanträge und Abwesenheitsverwaltung und das Erfassen von verschiedenen Tätigkeiten wie Fahrzeiten, Ladezeiten und ähnliches.
