Zum Hintergrund
Seit September 2022 herrscht die Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland. Das bedeutet, Arbeitgebende sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, egal wie groß das Unternehmen ist. Ausgerufen wurde diese Pflicht vom Bundesarbeitsgericht.
Im April 2023 reagierte das Bundesarbeitsministerium nun auf die Pflicht mit einem ersten Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung. Der aktuelle Gesetzesentwurf besagt, dass kleine Unternehmen von bis zu 10 Mitarbeitenden aus dem Gesetz ausgeschlossen werden. Das würde bedeuten, dass Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden nicht dazu verpflichtet wären, ein System zur (elektronischen Zeiterfassung) einzuführen. Allerdings handelt es sich hier nur um einen Entwurf. Wie das Gesetz am Ende aussehen wird, kann heute noch nicht genau gesagt werden.
Mehr zum Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung findest du hier.
Ist Zeiterfassung für kleine Betriebe schon sinnvoll?
Die Antwort ist kurz: Ja. Zeiterfassung lohnt sich auch für Kleinbetriebe. Obwohl ihre digitale Form gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, bringt die Zeiterfassung per App oder im Browser vielfältige Vorteile.
Die Gesetze zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben
Worauf musst du bei der Zeiterfassung in deinem Kleinbetrieb achten? Aktuell gibt es zwar keine Gesetze, die Zeiterfassung explizit für KMUs regeln. Dennoch finden zwei besonders wichtige Regelungen auch bei Kleinbetrieben Anwendung.
- Laut dem Mindestlohngesetz müssen Arbeitgeber aus 11 Branchen, die in § 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführt sind, die Zeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Dazu zählen unter anderem das Baugewerbe, die Speditions- und Logistikbranche.
- Die Arbeitszeiten von Minijobbern müssen ebenfalls erfasst werden.
Das Urteil des EuGH vom Mai 2019 verpflichtet alle Mitgliedstaaten dazu, in ihren Unternehmen systematische Zeiterfassung einzuführen. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden, wobei die Form der Zeiterfassung dem Arbeitgeber überlassen ist. Das Urteil wurde bisher noch nicht in deutsches Nationalrecht umgegossen. Allerdings sorgt das bisweilen für noch mehr Unsicherheit, weil einzelne Gerichte bereits unabhängig von nationalem Recht auf Basis dieser Richtlinie urteilen.
Wirtschaftliche Vorteile von digitaler Zeiterfassung
Zeitersparnis
Besonders in Kleinbetrieben gilt: Zeit ist Geld. Da es meistens keine oder nur sehr kleine Personalabteilungen gibt, müssen sich Geschäftsführer um die Lohnabrechnung kümmern. Unnötige Zeitfresser und ineffiziente Prozesse können sich KMUs nicht leisten. Daher sollte an jeder Stelle Zeit gespart werden, wo es Sinn ergibt und sich einfach umsetzen lässt.
Bei digitaler Zeiterfassung per App, im Browser oder am Terminal wird die Arbeitszeit nach Anmeldung automatisch aufgezeichnet. Diese können Mitarbeitende bei Bedarf selbst korrigieren, sodass lästige Kommunikations- und Korrekturschleifen verkürzt oder ganz gestrichen werden. Gleichzeitig fällt das Zusammentragen von Stundenzetteln sowie die Berechnung in Excel weg. Das erledigt die Software nämlich automatisch. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft übrig.
Effizienteres Wirtschaften
Anhand der eingetragenen Arbeitsstunden erstellen digitale Zeiterfassungssysteme Abrechnungen für deine Kunden. So werden Aufträge ohne große Verzögerungen abgerechnet und es stehen schneller finanzielle Mittel zur Verfügung, was für Kleinbetriebe besonders wichtig sein kann. Bei clockin kannst du über die Schnittstelle zu lexoffice direkt Arbeitszeiten in Rechnung stellen.
Optimierung von Arbeitsabläufen
Mithilfe von Projektzeiterfassung kannst du die geplante und tatsächlich verbrauchte Arbeitszeit für einzelne Aufgaben vergleichen und auf Basis dessen Workflows effizienter gestalten. Auf diese Weise werden Knotenpunkte im Unternehmen offengelegt.
Vorteile von digitaler Zeiterfassung in der Verwaltung
Transparenz
Bei digitaler Arbeitszeiterfassung können Mitarbeitende und Arbeitgeber jederzeit einsehen, wie viele Stunden geleistet wurden und wie viele noch fehlen. So werden für beide Parteien klare Fakten geschaffen, es entstehen weniger Konflikte und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.
Überblick
Wenn Mitarbeitende gleichzeitig an verschiedenen Orten und bei verschiedenen Projekten aktiv sind, fehlt schnell der Gesamtüberblick. Mit systematischer Zeiterfassung kannst du vom Schreibtisch aus viele Projekte gleichzeitig koordinieren.
Aufbewahrung
Aufzeichnungen über Arbeitszeiten müssen für Kontrollen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Auch bei wenigen Mitarbeitenden in Kleinbetrieben kommen so schnell viele Stundenzettel zusammen, die Aktenordner füllen und Platz einnehmen. Mit digitaler Zeiterfassung wird diese Zettelwirtschaft beseitigt, denn die Arbeitszeiten werden digital und zuverlässig in der Cloud gespeichert.
Flexibilität
Mit digitaler Zeiterfassung lassen sich alle Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit, Teilzeit oder Gleitzeit abbilden. Durch verschiedene Formate (Zeiterfassung im Browser, per App oder am Tablet) passt sie sich auch unterschiedlichen Arbeitsorten und damit genau den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens an.
Wie funktioniert digitale Zeiterfassung in Kleinbetrieben?
Mit einem Zeiterfassungssystem können Kleinbetriebe den täglichen Arbeitsbeginn, die Pausen und das Arbeitsende aller Mitarbeitenden durch das Ein- und Auschecken am Gerät festhalten. Jeder Mitarbeiter erhält dafür ein Stundenkonto, auf dem seine genaue tägliche Arbeits- und Gesamtarbeitszeit verzeichnet wird. Diese Stunden sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jederzeit einsehbar. So können auch Überstunden direkt identifiziert und ausgeglichen werden. Am Ende des Monats werden die geleisteten Stunden automatisch zusammengefasst und können über eine Schnittstelle an die Lohnabrechnung weitergeleitet werden.
Zusätzlich zu dieser schlanken Version der Zeiterfassung, der digitalen Stechuhr, kann auch Projektzeiterfassung für Kleinbetriebe sinnvoll sein. Dabei werden die Arbeitszeiten einem Projekt zugeordnet, sodass dem Kunden genaue Stundensätze in Rechnung gestellt werden. Gleichzeitig erfährst du so, welche Art von Aufträgen sich für dein Unternehmen wirklich lohnen und welche nicht.
"Ich würde jedem, der sich selbstständig macht, raten, auch wenn er allein anfängt, das früh umzusetzen" Christopf Lüken, Geschäftsführer von BL-Beleuchtungstechnik über clockin.
Reichen Excel-Tabellen oder Stundenzettel für KMUs nicht aus?
Viele Kleinbetriebe arbeiten bis heute mit händischen Formen der Zeiterfassung wie Stundenzettel oder Excel-Tabellen. Dem liegt meistens die Überlegung zugrunde, dass digitale Zeiterfassung aufwändig und kostspielig ist. Außerdem sind viele KMUs nicht bereit, Zeit in die Recherche und die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems zu investieren.
Wir von clockin können diese Bedenken verstehen. In Kleinbetrieben müssen oft viele Aufgaben in kurzer Zeit bewältigt werden. Auf den ersten Blick erscheint es ineffizient, Routinen zu verändern. Jedoch kann ein digitales Zeiterfassungstool dir sogar mehr Zeit verschaffen - und der Aufwand bei der Einführung hält sich in Grenzen.
Wenn du schon einmal …
- … Stundenzettel verloren hast und sie neu erstellen musstest
- … deinen Mitarbeitenden wegen unvollständiger Aufgaben hinterherlaufen musstest
- … statt Feierabend zu machen Stundenzettel in Excel-Tabellen übertragen musstest
- … wegen Fehler bei der Berechnung alles neu aufsetzen musstest
weißt du, wieaufwändig und fehleranfällig händische Zeiterfassung wirklich ist. Bei der digitalen Zeiterfassung hingegen entfällt die gesamte Dokumentation, Übertragung und Berechnung.
Besonders in kleinen Teams müssen Stunden oft getauscht oder geschoben werden, damit auch bei Krankheits- und Urlaubstagen stets Mitarbeiter für die Kunden da sind. Bei händischer Zeiterfassung entsteht so schnell ein Zettelchaos. Bei digitalen Zeiterfassungssystemen können deine Mitarbeiter direkt in der Software Anträge auf Krankheitstage oder Urlaub einreichen, die du dann individuell prüfst und freigibst. So kannst du Abwesenheiten zentral verwalten und behältst jederzeit den Überblick.
Welche Anforderungen sollte eine Software für Kleinbetriebe erfüllen?
Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind individuell. Um das richtige Zeiterfassungssystem für deinen Kleinbetrieb zu finden, vergegenwärtige dir, welche Prozesse die Lösung abbilden soll. Neben solchen individuellen Abwägungen gibt es aber auch grundsätzliche Kriterien, auf die du bei der Wahl der digitalen Zeiterfassung für deinen Kleinbetrieb achten kannst.
1. Genauigkeit
Exakte Erfassung ist die Grundlage für jedes Zeiterfassungssystem. Kommen, Gehen und Pause sollten exakt dokumentiert werden können. Je nach Bedarf bietet sich auch eine Projektzeiterfassung an, wo unterschiedliche Tätigkeiten je nach Aufgaben erfasst werden.
2. Intuitive Bedienung
Digitale Zeiterfassung spart Zeit und verursacht keinen Mehraufwand. Um dem gerecht zu werden, sollte die Software so aufgebaut sein, dass auch nicht tech-affine Mitarbeitende das System schnell verstehen und anwenden können. Die Benutzung sollte Freude machen, statt Mitarbeiter mit versteckten Buttons oder komplexen Benutzeroberfläche zu nerven.
3. Orts- und zeitunabhängige Erfassung (inkl. Offlinefähigkeit)
Homeoffice und Remote Work sind seit der Pandemie Normalität geworden. Die Option auf mobile Zeiterfassung ist eine wichtige Voraussetzung bei der Entscheidung für eine Lösung. Selbst wenn dein Personal zurzeit an einem Ort eingesetzt ist und nicht zu Kundenterminen hinausfährt, ist es sinnvoll, jederzeit die Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung zu haben, um die nötige Flexibilität zu bewahren.
Auch die zeitliche Ungebundenheit deiner Lösung ist wichtig, denn so kannst du verschiedene Arbeitsmodelle in einem System vereinen. Bei clockin können deine Mitarbeitenden ihre Zeiten jederzeit mobil per App, im Browser oder am Tablet-Terminal vor Ort erfassen.
4. Geringe Investition
Ein rein digitales Zeiterfassungssystem ist am günstigsten, da du kein weiteres Zubehör wie Chipkarten anschaffen musst. So entsteht das mindeste Maß an Materialverschleiß und du sparst Kosten für die Wartung und den Ersatz. Zusätzlich macht ein Abomodell die Nutzung unverbindlich, weil du monatlich kündigen kannst. So bleibt dein Unternehmen zu keinem Zeitpunkt auf Kosten sitzen.
5. Urlaubs- und Krankheitsverwaltung
Moderne Anbieter enthalten stets die Möglichkeit zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Mitarbeitende stellen Anträge direkt in der Software, die nach deiner Bewilligung automatisch in einen gemeinsamen Kalender übertragen werden.
6. Sicherheit und Datenschutz
Ein digitales Zeiterfassungssystem verarbeitet sensible personenbezogene Daten. Daher müssen Datenschutz- und Sicherheitsstandards eingehalten werden. Um zu gewährleisten, dass die Angaben sorgfältig geschützt werden, entscheiden sich viele Kleinbetriebe für Anbieter mit deutschen Servern. Auch Sicherheitszertifizierungen wie TÜV oder ISO geben Auskunft über den Umgang mit Daten. Der Vorteil bei deutschen oder europäischen Herstellern: Sie sind automatisch an die DSGVO gebunden.
Das richtige Tool für deinen Kleinbetrieb
Wie du siehst, kann ein Tool zur digitalen Zeiterfassung viel mehr, als es auf den ersten Blick vielleicht scheint. Also, selbst wenn ein Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung kleinere Unternehmen ausschließen sollte, empfehlen wir dennoch, sich mit dem Thema und den weiteren Vorteilen zu beschäftigen.
Wir von clockin kennen die Herausforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen, denn wir haben unsere Lösung in Zusammenarbeit mit ihnen entwickelt. So kannst du dir sicher sein, dass die Software auch wirklich zu deinem Unternehmen passt.
