Arbeitszeiterfassungspflicht. Wie und Warum.
Warum sprechen wir überhaupt über das Thema Arbeitszeiterfassung?
Im Mai 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof, dass alle europäischen Mitgliedsstaaten ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschieden müssen. Grund dafür war eine Klage in Spanien gegen den dortigen Ableger der Deutschen Bank.
Seither ist in Deutschland lange Zeit zu diesem Thema nicht viel passiert, bis im September 2022 das Bundesarbeitsgericht die Arbeitszeiterfassungspflicht ausrief. Auf der Grundlage einer Klage über ein Initiativrecht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung erklärte die Richterin, dass seit dem Urteil des EuGH genug Zeit vergangen sei, ein Zeiterfassungssystem in deutschen Unternehmen einzuführen. Seither sei das Nichterfassen von Arbeitszeiten rechtswidrig.
Schon im Dezember 2022, kurz nach der Veröffentlichung der schriftlichen Urteilsbegründung, verkündete das Bundesarbeitsministerium einen ersten Entwurf für ein Gesetz zur Zeiterfassung im ersten Quartal 2023 zu veröffentlichen.
Dieser Entwurf zur „elektronischen Arbeitszeiterfassung“ kam im April 2023 und sorgte für viel Diskussion. Alles zum Inhalt des Gesetzesentwurfs findest du hier.
Wie müssen Arbeitszeiten zum jetzigen Zeitpunkt erfasst werden?
Die durch das Bundesarbeitsgericht ausgelöste Arbeitszeiterfassungspflicht enthält kein “Wie”. Sie sagt lediglich, dass die Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden, inklusive Pausen- und Ruhezeiten, erfasst werden muss. Stützen tut sich dieses Urteil übrigens auf die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.
Allerdings schreibt der EuGH einiges für ein potenzielles Gesetz vor. So müsse ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung Vorgaben zu verlässlich, objektiv und zugänglich einhalten.
An diese neuen Vorgaben hält sich auch der Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministeriums. Schon der Titel “Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung” suggeriert, dass hier einige speziellere Vorgaben in Kraft treten würden. So muss (außer es wird in Tarifverträgen und Klauseln anders festgehalten) “Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmenden elektronisch aufgezeichnet werden”.
Allerdings wird auch an diesem Entwurf noch gearbeitet und eine endgültige Verabschiedung eines “Arbeitszeiterfassungsgesetzes” ist noch nicht in Sicht.
Was allerdings gilt ist: Sie wird auf jeden Fall kommen und kommt es schon heute zu Rechtsstreitigkeiten rund um das Thema Arbeitszeit kann es schwerwiegende Folge mit sich bringen, wenn im Unternehmen noch keine Arbeitszeiten erfasst werden. Wie Verstöße genau geahndet werden, wollen wir dir im Weiteren erklären.
Was kann mich ein Verstoß kosten?
Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz werden mit Bußgeldern von bis zu 15.000 Euro geahndet. Ein vorsätzlicher Verstoß kann, je nach Schweregrad, sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr nach sich ziehen.
Die Verantwortung über die Einhaltung der Richtlinien trägt in jedem Fall der Vorgesetzte. Das können auch leitende Angestellte oder Abteilungsleiter sein. Das heißt, diejenigen, die im Unternehmen Anweisungen erteilen, haften im Fall eines Verstoßes gegen das Arbeitszeitgesetz.
Allerdings wird gerade beim Thema Arbeitszeit die Schuld gern auf die HR-Abteilung geschoben. Deshalb sollte früh ein Bewusstsein und ein Vorgehen für diese Problematik geschaffen werden.
Von welcher Art von Verstößen reden wir hier?
Das Arbeitszeitgesetz hat einige Vorgaben zur Arbeitszeit von Mitarbeitenden. Die wichtigsten wollen wir dir hier anhand einiger Beispiele darstellen:
Pausenzeit
Mal eben die Mittagspause skippen? Das tun wir doch alle mal. Allerdings ist das nicht legal. Auch nicht, wenn am Ende die Zeit noch an die Arbeitszeit angehängt wird. Hier eine kurze Übersicht über die gesetzlichen Vorgaben von Pausenzeiten.
Höchstarbeitszeit
Ein Kollege ist krank und schon steigt die Wochenarbeitszeit von 8 Stunden am Tag auf 10. Das ist grundsätzlich nicht das Problem, wenn diese Aufstockung von 8 auf 10 Stunden nicht dazu führt, dass innerhalb von sechs Kalendermonaten oder mindestens 24 Wochen im Durchschnitt eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden überschritten wird.
Grundsätzlich muss sich nämlich an zwei Höchstarbeitszeiten gehalten werden: Die maximale Wochenarbeitszeit und die arbeitstägliche Arbeitszeit. In der Woche darf maximal 48 Stunden gearbeitet werden, am Tag sind das maximal 8, höchsten 10 Stunden.
Ruhezeiten
Folgendes Szenario: Herr Müller beendet ein Geschäftsessen um 22 Uhr und ruft Frau Schneider an, um von den Erfolgen zu berichten. Im Rahmen des Telefonats gehen sich auch schnell noch eben über die To-dos für den folgenden Tag und briefen sich kurz für das Meeting am nächsten Morgen um 8 Uhr. Zum Ende des Gespräches ist es 22:30Uhr.
Laut Arbeitszeitgesetz müssen sich ab diesem Zeitpunkt eine ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden einhalten. Sie dürften die Arbeit also bis vor 09:30Uhr des Folgetages nicht aufnehmen.
Gerade im Rahmen von Remote Work wird die Ruhezeit häufig übergangen. Wenn der Arbeitsplatz zu Hause ist und die Kinder endlich im Bett sind, kann ich mich ja noch einmal eben schnell an den PC setzen. Mit Pausenzeiten dazwischen kann ein solcher Arbeitstag die tägliche Höchstarbeitszeit einhalten, doch wird die Ruhezeit dabei gern außer Acht gelassen.
Sonn- und Feiertage
Grundsätzlich herrscht an Sonn- und Feiertagen ein Beschäftigungsverbot. Ausgeschlossen davon sind lediglich gewisse Berufsgruppen. Doch auch diesen müssen mindestens 15 freie Sonntage im Monat gewährleistet werden.
Auf folgende Berufsgruppen trifft das Beschäftigungsverbot nicht zu:
- Pflegepersonal in Krankenhäusern oder Betreuungseinrichtungen
- Not- und Rettungsdienste
- Feuerwehr
- Gastronomie
- Wasser- und Energieversorgung
- Verkehrsbetriebe
- Nachrichtenagenturen und Presse
- Landwirtschaftsbetriebe
- Betriebs- und Anlagenbewachung
Gerade bei besonders schutzwürdigen Personen gelten noch einmal strengere Regeln. Das sind zum Beispiel Minderjährige, schwangere und stillende Frauen und Schwerbehinderte.
Sichere dich ab mit dem richtigen Tool
Es lohnt sich also, sich frühzeitig mit dem Thema zu beschäftigen. Je nachdem wie groß dein Unternehmen ist, kann es hilfreich sein, hier zu Sicherung deiner Fürsorgepflicht, ein Tool einzusetzen. Zum Beispiel ermöglicht dir die clockin App eine simple Lösung der Arbeitszeiterfassung. Per Smartphone, Tablet-Terminal oder Browser können deine Mitarbeitenden ihre tägliche Arbeitszeit mit wenigen Klicks erfassen. Das System spuckt dir am Ende des Monats sogar einen fertigen Stundenzettel aus und verschafft dir so die Möglichkeit, deiner Fürsorgepflicht nachzukommen.
