1. Lückenhafte Dokumentation
Einer der größten Fehler in der Arbeitszeiterfassung ist eine unvollständige oder gar fehlende Dokumentation. Gerade wenn Arbeitszeiten manuell erfasst werden, passieren leicht Fehler: Vergessene Eintragungen, unleserliche Notizen oder nachträglich veränderte Zeiten sorgen für Unstimmigkeiten.
Warum ist das problematisch?
- Du riskierst rechtliche Konsequenzen, wenn Arbeitszeiten nicht lückenlos dokumentiert sind – besonders bei Überstunden. Du erschwerst die korrekte Berechnung von Löhnen und Gehaltsabrechnungen
- bei einer Prüfung durch den Zoll oder die Rentenversicherung drohen dir Sanktionen
Um Fehler zu vermeiden, sollte die Arbeitszeiterfassung digital erfolgen. Systeme wie mobile Apps oder cloudbasierte Software ermöglichen eine lückenlose und fälschungssichere Dokumentation. Automatische Synchronisation mit der Lohnbuchhaltung reduziert den Verwaltungsaufwand.
2. Unklare interne Regelungen zur Zeiterfassung
Viele Fehler entstehen, weil Mitarbeiter nicht genau wissen, wann und wie sie ihre Arbeitszeiten erfassen sollen. Fehlen klare Richtlinien, nutzt jeder ein anderes System: Manche tragen Zeiten nachträglichoder gar nicht ein, andere vergessen Pausen oder dokumentieren Arbeitsbeginn und -ende falsch.
Folgen unklarer Regelungen:
- Uneinheitliche und fehlerhafte Zeiterfassung innerhalb des Teams
- Konflikte zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten
- Schwierigkeiten bei der Berechnung von Überstunden
- Bürokratische Mehrarbeit bei der Vereinheitlichung
Lösung: Klare Vorgaben und Schulungen
Unternehmen sollten verbindliche Regeln für die Zeiterfassung definieren und diese transparent an alle Mitarbeiter kommunizieren. Dazu gehört:
- Eine Schulung oder Einweisung, wie Zeiten korrekt erfasst werden
- Die Festlegung von Fristen für die Eintragung der Arbeitszeiten
- Die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Software, die leicht zugänglich ist
3. Pausen werden oft vergessen
Pausenzeiten werden häufig entweder vergessen oder bewusst nicht eingetragen, um die Arbeitszeit zu verlängern. Doch gerade das Aussetzen von Pausen ist nicht nur unzulässig, sondern kann auch gesundheitliche Folgen haben.
Warum ist das problematisch?
- Wenn keine Pausen gemacht werden, verstößt du gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das klare Pausenregelungen vorsieht
- Führt zu Missbrauch durch absichtliche Falscheintragungen, zum Beispiel wenn gemachte Pausen nicht erfasst oder kürzer Nachgetragen werden
- Fehlende Pausen beeinträchtigen das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter
Lösung: Pausenerfassung vereinfachen
Eine geeignete Zeiterfassung ermöglicht die einfache und schnelle Erfassung von Pausenzeiten - egal von wo. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Pausen eintragen, ohne dass sie händisch nachgetragen werden müssen, was oft zu Ungenauigkeiten führt. Moderne Systeme machen die Zeiterfassung intuitiv und sorgen für eine verlässliche Dokumentation.
4. Überstunden nicht sauber dokumentieren
Viele Unternehmen erfassen Überstunden nicht transparent oder gleichen diese nicht korrekt aus. Manche Mitarbeitenden arbeiten länger, ohne dass dies dokumentiert oder vergütet wird.
Folgen fehlerhafter Überstunden-Erfassung:
- Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern
- Fehlkalkulation von Personalkosten
- Unzufriedenheit im Team durch unbezahlte Mehrarbeit
Lösung: Automatische Überstundenberechnung
Ein gutes Zeiterfassungssystem erkennt Überstunden automatisch und stellt sicher, dass sie entweder ausgezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden. Klare Regeln zum Überstundenausgleich sorgen für Transparenz und Fairness.
5. Keine Berücksichtigung flexibler Arbeitszeiten
In Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen kann eine starre Zeiterfassung problematisch sein. Viele Unternehmen hinken bei mobilen Arbeitszeitmodellen noch hinterher und haben keine geeigneten Lösung für mobiles Arbeiten oder Gleitzeit eingeführt.
Probleme ohne flexible Zeiterfassung:
- Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten unterwegs nicht erfassen
- Homeoffice-Zeiten werden nicht dokumentiert
- Fehlende Kontrolle und Vertrauen in die Mitarbeitenden
Lösung: Mobile Zeiterfassung
Moderne Systeme ermöglichen die Erfassung der Arbeitszeit per App, unabhängig vom Arbeitsort. So behalten Unternehmen den Überblick über Arbeitszeiten, ohne Mitarbeiter unnötig zu überwachen.
Fazit: Digitale Zeiterfassung als Lösung
Fehler in der Arbeitszeiterfassung können teuer werden - sei es durch gesetzliche Sanktionen, Konflikte mit Mitarbeitern oder ineffiziente Prozesse. Eine digitale Zeiterfassungslösung hilft, diese Fehler zu vermeiden, spart Zeit und schafft Transparenz.
Mit clockin digitalisierst du die Zeiterfassung mühelos – egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Die intuitive Bedienung der App macht das Erfassen von Pausenzeiten und Arbeitszeiten unkompliziert. Das Büro-Center verschafft dir ein digitales Cockpit, aus dem du problemlos dein Unternehmen organisieren kannst.
