Die Digitalisierung schreitet in vielen Lebensbereichen immer weiter voran und sollte auch in Ihr Unternehmen Einzug erhalten, damit Sie auch zukünftig gut aufgestellt sind und konkurrenzfähig bleiben. Die Digitalisierung Ihres Unternehmens ist jedoch ein Prozess, der nicht von heute auf morgen erfolgen kann. Um Sie bei diesem zukunftsweisenden Prozess nicht alleine zu lassen, haben wir einen Digitalisierungs-Guide entwickelt, mit dem Sie Schritt für Schritt in eine digitale Zukunft starten können.
Wie viele Dinge im Leben braucht es etwas Zeit, bis sich neue Tätigkeiten einspielen können und zur Gewohnheit werden. So auch bei der Umstellung analoger auf digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass sie bei diesem Veränderungsprozess Schritt für Schritt vorgehen. Geben Sie allen Beteiligten ausreichend Zeit, sich mit den neuen Gegebenheiten vertraut zu machen und diese zu verinnerlichen. Denn wenn Sie mit einer Veränderung nach der anderen vorpreschen, kann es schnell zur Überforderung und damit Ablehnung seitens Ihrer Mitarbeiter kommen und das Arbeitsklima beeinträchtigt werden.
Unser Digitalisierungs-Guide soll Ihnen zur Orientierung dienen, wie Sie die Veränderungen angehen können. Natürlich ist diese Reihenfolge nur ein Musterbeispiel und kann je nach Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen flexibel angepasst werden. Wie viel Zeit zwischen den einzelnen Schritten liegt, sollten Sie nach eigenem Ermessen entscheiden - je nach dem, wie schnell sich die neuen Prozesse in Ihrem Unternehmen einspielen.
Schritt 1: Digitale Zeiterfassung im Büro
Trotz fortschreitender Digitalisierung werden die Arbeitszeiten in vielen Unternehmen noch händisch in Excel-Listen oder mittels Chipkarte und Terminal erfasst. Letztere Methode erfordert nicht nur eine sehr teure sondern auch eine wartungsintensive und störungsanfällige Technik.
Eine wesentlich einfachere und kostengünstigere Option ist hier die digitale Zeiterfassung von clockin. Sie benötigen dafür nur ein handelsübliches Tablet, das Sie im Eingangsbereich Ihres Büros oder Ihren anderen Räumlichkeiten (z.B. Lagerhalle) positionieren. Über das Bür-Center im Web-Browser werden alle Mitarbeiter im System hinterlegt. Über die clockin App auf dem Tablet können sich die Mitarbeiter dann durch Anklicken Ihres Namens oder Scannen ihres personalisierten QR-Codes an- und abmelden sowie Pausenzeiten oder Dienstgänge erfassen. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit Zeiten im Büro-Center zu korrigieren, falls ein Mitarbeiter das An- oder Abmelden mal vergessen sollte.
Bei diesem ersten Schritt ist es besonders wichtig, allen Beteiligten zunächst genug Zeit zu geben, damit sich der neue Prozess einpendeln kann und jeder mit dem System vertraut wird.
Die monatlichen Kosten für clockin sind von der Mitarbeiterzahl und der gewählten Vertragslaufzeit abhängig. Unser Angebot startet schon ab 2,90€* monatlich.
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Schritt 2: Mobile Zeiterfassung im Home-Office oder Außendienst
Das Tablet hängt nun seit einiger Zeit im Eingangsbereich und alle Beschäftigten haben sich an die neue Zeiterfassung gewöhnt? Und Sie sind mit der Bedienung des Büro-Centers vertraut? Dann ist nun der richtige Zeitpunkt, um einen Schritt weiterzugehen.
Nun kann die digitale Zeiterfassung ausgeweitet werden: Fortan können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mit der clockin-App im Home-Office oder Außendienst analog zur Büro-Zeiterfassung dokumentieren. Die App kann auf jedem handelsüblichen Smartphone installiert werden und ist intuitiv bedienbar. Alle Informationen – d.h. sowohl von der Büro-Zeiterfassung als auch mobil – fließen dabei in einem System zusammen. Als Administrator können Sie die erfassten Daten in der clockin-App jederzeit vom Büro-Center aus live einsehen und behalten so den Überblick über alle Zeiten.
Schritt 3: Projektbasierte Zeiterfassung
Nachdem sich die Zeiterfassung per App nun eingependelt hat und alle MA sich gut damit zurechtfinden, kann ein weiterer Digitalisierungsschritt erfolgen: die Umstellung auf eine projektbasierte Zeiterfassung.
Hierbei können Sie alle Projekte bzw. Aufträge Ihres Unternehmens mit wichtigen Informationen wie Datum, Einsatzort, Ansprechpartner oder Tätigkeiten im Büro-Center hinterlegen. Über einen CSV-Import können Sie zudem die Daten Ihrer Kunden mit nur wenigen Klicks im System hinterlegen. So sind alle relevanten Daten zu Ihren Unternehmenstätigkeiten übersichtlich an einem Ort verfügbar.
Die Projekte können dann dem jeweils verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen werden. Ihre Mitarbeiter können sich dadurch nicht mehr nur an- oder abmelden, sondern ihre Arbeitszeit direkt projektbasiert erfassen.
Die Funktion der projektbasierten Zeiterfassung ermöglicht Ihnen, große Projekte durch die Funktion der Unterprojekte in Teilaufgaben zu zerlegen. Wiederkehrende Projekte müssen nur einmalig angelegt werden und werden dann dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert in der App angezeigt.
Sie werden schnell merken, dass sich dieses Upgrade sowohl aus Zeit- als auch Kostengründen rentieren wird: Durch die Digitalisierung Ihrer Unternehmenstätigkeiten können Sie viel Zeit und damit eine große Summe an Personalkosten einsparen.
Schritt 4: Digitalisierte Personalakte
Der nächste Schritt in Richtung Digitalisierung Ihres Unternehmens umfasst die digitale Erfassung Ihrer Personalakte. Durch die neue clockin-Funktion können Sie alle klassischen Personaldaten wie persönliche Daten der Mitarbeiter, Arbeitsverträge, Zeugnisse oder besondere Arbeitsergebnisse im Büro-Center hinterlegen. So liegen alle wichtigen Unternehmensdaten übersichtlich in einem System: Personal- und Kundendaten sowie alle Informationen zu Projekten und Aktivitäten.
Unsere Funktion clockin Teams ermöglicht Ihnen, individueller Zugriffsrechte auf Daten zuzuweisen. So könnten Sie beispielsweise einstellen, dass Ihre Mitarbeiter persönliche Daten wie Adresse oder Telefonnummer selbstständig ändern und ihre Personalakte somit selber auf dem neuesten Stand halten.
Durch diese Umstellung gehört die Zettelwirtschaft in Ihrem Unternehmen endgültig der Vergangenheit an!
Schritt 5: Digitale Dokumentation
Herzlichen Glückwunsch – Sie sind schon beim 5. Schritt angelangt! Zeit für einen finalen Schritt in Richtung Digitalisierung!
Nun geht es darum, dass Sie mit der digitalen Dokumentation Ihrer Unternehmensaktivitäten beginnen. Denn warum sollten Ihre Mitarbeiter Ihre geleisteten Tätigkeiten per Hand auf Zetteln dokumentieren und später mühsam abtippen, wenn Sie dies auch direkt in der App machen können? Mit der Dokumentationsfunktion von clockin heißt es Schluss mit dieser lästigen Doppelarbeit!
Fortan werden alle Arbeitsergebnisse direkt in der App dokumentiert. Über die Notizfunktion können Notizen und wichtige Erkenntnisse direkt in der App notiert oder ganz einfach mittels Diktierfunktion eingesprochen werden. Mitarbeiter im Außendienst können die Foto-Funktion nutzen, um z.B. einen Schaden oder den weiteren Projektfortschritt zu dokumentieren und direkt in der App zu hinterlegen. Zudem können Pläne, Fotos oder weitere Dokumente, die für einen Auftrag relevant sind, dem jeweiligen Projekt über das Büro-Center direkt zugeordnet und von der App aus eingesehen werden. Um sicherzustellen, dass die Projektverantwortlichen auch keinen wichtigen Schritt vergessen, können individuelle Checklisten hinterlegt werden, die nach und nach abgearbeitet werden.
Und das Beste: Kunden können die erfolgreiche Erledigung eines Auftrags direkt in der App unterschreiben. Anschließend kann die Auftragsbestätigung aus der App heraus unmittelbar per Mail an den Kunden gesendet werden.
Über das Büro-Center haben Sie stets Live-Zugriff auf alle Daten aus der App. Zudem werden alle in Bezug auf ein Projekt erfolgten Aktivitäten übersichtlich in Form einer Timeline im Büro-Center abgebildet.
Lästiges Einscannen oder Abtippen von Zetteln und eine mangelnde Übersicht über den Fortschritt der Projekte gehören mit der Dokumentationsfunktion endgültig der Vergangenheit an.
Sie haben alle fünf Schritte umgesetzt? Super, dann steht Ihrer digitalen Unternehmenszukunft nichts mehr im Wege!
Als zusätzlichen Service bieten wir unseren Großkunden clockin corporate an: Im Rahmen einer individuellen Analyse Ihrer Unternehmensprozesse erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen einen individuellen Strategieplan, wie Sie bei der Digitalisierung voranschreiten sollten. Zudem übernehmen wir die Einrichtung von clockin und sorgen dafür, dass alle relevanten Unternehmensdaten direkt für Sie im System hinterlegt sind.
