Innerbetriebliche Leistungsverrechnung einfach erklärt – Methoden, Beispiele & Vorteile

Was ist die innerbetriebliche Leistungsverrechnung? 

Kurz gesagt: Die innerbetriebliche Leistungsverrechnung sorgt dafür, dass verschiedene Abteilungen eines Unternehmens fair abgerechnet werden, wenn sie sich gegenseitig unterstützen. Egal ob IT-Support, Reinigung oder interne Schulungen - all das verursacht Kosten, die irgendwo verbucht werden müssen. Damit das nicht im Chaos endet, gibt es verschiedene Berechnungsmethoden.

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Welche Verfahren gibt es? 

Je nachdem, wie genau und aufwändig du es haben willst, gibt es verschiedene Wege die innerbetriebliche Leistungsverrechnung durchzuführen: 

Das Anbauverfahren - einfach, aber ungenau

Das Anbauverfahren ist die simpelste Methode der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Hier werden interne Leistungen nur in eine Richtung verrechnet, ohne dass es Rückverrechnungen gibt. Das bedeutet, dass keine gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen Abteilungen berücksichtigt werden.. 

Beispiel: In einer Gebäudereinigung wird die Hausmeister-Abteilung mit der Reinigung von Bürogebäuden beauftragt. Diese Abteilung verrechnet die Reinigungsleistung nur mit der Verwaltung, jedoch wird nicht berücksichtigt, dass die Reinigung auch den technischen Wartungsbereich nutzt, etwa für die Pflege von Heizungsanlagen. Das heißt, die Wartungsabteilung bekommt keine Rückverrechnung für die Unterstützung, die sie durch die Reinigung erhält. Daher ist die Verteilung der Kosten nicht ganz genau. 

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Das Stufenleiterverfahren - ein Schritt genauer 

Beim Stufenleiterverfahren werden Abteilungen nacheinander verrechnet. Leistungen, die von einer Abteilung an mehrere andere erbracht werden, fließen in die Berechnung ein. Allerdings können spätere Abteilungen keine Leistungen an frühere Abteilungen zurückrechnen. 

Beispiel: Stell dir vor, in einem Handwerksunternehmen arbeitet die Dispositionsabteilung zusammen mit der Materialbeschaffungsabteilung. Die Disposition bestellt regelmäßig Material für Baustellen und die Materialbeschaffung liefert diese an die Baustelle. Die Dispositionsabteilung wird für die Materialbestellung verrechnet und danach fließen die Materialbeschaffungsleistungen in die Berechnung ein. Allerdings: Wenn die Materialbeschaffung zur Disposition zurückkommt und beispielsweise ein Lagerbestand bestellt werden muss, wird diese Leistung nicht erfasst. 

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Das iterative Verfahren - mehr Präzision 

Das iterative Verfahren geht einen Schritt weiter: Hier werden gegenseitige Leistungsverrechnungen berücksichtigt, indem der Prozess in mehreren Durchläufen wiederholt wird, bis eine stabile Verteilung der Kosten erreicht ist. 

Beispiel: Ein mittelständisches Handwerksunternehmen verwaltete mehrere Baustellen und benötigt regelmäßig Material. Die Baustellen-Abteilung bestellt das Material bei der Materialwirtschaft und die Lagerabteilung hilft beim Umverteilen des Materials zwischen den Baustellen. Im iterativen Verfahren wird nun schrittweise berechnet, wie viel jede Abteilung (z. B. Materialwirtschaft und Lager) tatsächlich von der anderen übernommen hat. Dieser Prozess wiederholt sich so lange, bis die Verteilung der Kosten zwischen den Abteilungen eine faire und stabile Lösung ergibt. 

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Das Gleichungsverfahren - maximal genau, aber komplex 

Das Gleichungsverfahren ist die präziseste, aber auch komplizierteste Methode. Hier werden mathematische Gleichungssysteme genutzt, um alle internen Leistungen gleichzeitig zu verrechnen. 

Beispiel: In einem Facility-Management-Unternehmen arbeiten mehrere Abteilungen zusammen: Die Technik-Abteilung wartet die Heizungsanlagen, die Rechnungsabteilung muss regelmäßig reinigen und die Verwaltung hat einen höheren Aufwand durch die Dokumentation der Wartungen und Reparaturen. Das Gleichungsverfahren verwendet komplexe mathematische Modelle, um zu berechnen, wie viel jede Abteilung zu den Leistungen anderer beiträgt. So wird zum Beispiel berücksichtigt, wie viel jede Abteilung ihren Leistungen zuordnet und wie oft die Reinigung bei einer Reparateur der Heizungsanlage von der Technik-Abteilung unterstützt wird und umgekehrt. Am Ende erhält jede Abteilung ihre genau berechneten Kostenanteile.

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Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung - Vor- und Nachteile 

Wie hilft die Zeiterfassung bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung? 

Die innerbetriebliche Leistungsverrechnung ist ein komplexes Thema, bei dem es darauf ankommt, die richtigen Zahlen zu erfassen und die Leistungen zwischen den Abteilungen fair zu verteilen. Doch wie lässt sich dieses System wirklich präzise und effizient gestalten, ohne dass es zu ständigen Fehlen oder Verzögerungen kommt? 

Das Problem vieler Unternehmen: Ohne eine exakte und kontinuierliche Zeiterfassung ist es kaum möglich, eine korrekte Leistungsverrechnung zu garantieren. Gerade in großen Betrieben oder Unternehmen mit vielen verschiedenen Abteilungen, die sich gegenseitig unterstützen, entstehen schnell Unklarheiten. Wer hat genau wie viele Stunden gearbeitet? Wer hat welche internen Leistungen erbracht? Und - das Wichtigste - wie verteilen sich diese Leistungen am Ende auf die verschiedenen Abteilungen? 

Fehlerquellen manuellen Erfassung: 

In vielen Unternehmen wird die Zeiterfassung noch manuell oder durch veraltete Systeme durchgeführt. Das führt oft zu Fehlern: Ein Mitarbeiter vergisst, die Arbeitszeiten korrekt zu erfassen oder trägt sie erst spät nach. Diese Ungenauigkeiten wirken sich direkt auf die innerbetriebliche Leistungsverrechnung aus. Denn wie willst du eine Leistung gerecht verrechnen, wenn die Zeit, die eine Abteilung dafür aufgebracht hat, nicht korrekt erfasst wurde? 

Komplexität durch mehrere Abteilungen 

Je mehr Abteilungen an einem Projekt oder einer Leistung beteiligt sind, desto komplizierter wird die Leistungsverrechnung. Besonders bei Verfahren wie dem iterativen oder dem Gleichungsverfahren, bei denen die gegenseitigen Leistungen präzise erfasst und berücksichtigt werden müssen, können manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen stoßen. Auch hier treten wieder die gleichen Fehlerquellen auf: Schätzungen, ungenaue Aufzeichnungen und vergessene Leistungen.

Eine präzise Leistungsverrechnung steht und fällt mit der Frage: Wer hat wann was für wen gemacht? Ohne eine lückenlose Zeiterfassung bleiben viele Leistungen im Dunkeln – besonders wenn sie manuell oder lückenhaft dokumentiert werden.

Die Lösung: Digitale Zeiterfassung per App 

Mit clockin läuft das so:

Die Technik-Abteilung startet ihre Arbeit per App, wählt das passende Projekt oder die interne Leistung aus – z. B. „Wartung Heizung Verwaltung“ – und clockin dokumentiert automatisch, wer wie lange woran gearbeitet hat.

Kein Nachrechnen, kein Nachfragen – die Leistung ist erfasst und bereit zur Verrechnung.

Dabei ist die Projektzeiterfassung von clockin der Schlüssel:

clockin zeigt dir nicht nur, wann gearbeitet wurde, sondern auch wofür – und für wen.

Das ist die Basis für jede faire Leistungsverrechnung zwischen Abteilungen.

So funktioniert’s:

• Jeder Arbeitsschritt kann mit der clockin App separat erfasst werden, sei es die Wartung der Heizungsanlage oder die Bereitstellung von Materialien auf der Baustelle. Du siehst sofort, wie viele Stunden für welche Abteilung angefallen sind. 
• Durch die Kategorisierung in Unterprojekte können die einzelnen Tätigkeiten auch Kundenprojekten zugeordnet werden. Das ermöglicht nicht nur eine reibungslose innerbetriebliche Leistungsverrechnung, sondern auch das Erstellen von korrekten Rechnungen an den Kunden. 
• clockin ermöglicht es, die erfassten Zeiten genau den jeweiligen Projekten und Abteilungen zuzuordnen. Damit können selbst komplexe Leistungsverrechnungen (wie beim iterativen oder Gleichungsverfahren) problemlos durchgeführt werden, da alle relevanten Daten bereits vorliegen. Das Projekt-Team muss sich nicht mit der Frage herumschlagen, wie viele Stunden für ein Projekt „geschätzt“ wurden – alles ist sauber und nachvollziehbar erfasst.
• Kein manueller Aufwand, keine Nachträge. Alle Zeiten werden in Echtzeit erfasst, was Fehlerquellen minimiert und die Abrechnung vereinfacht. Gerade bei der Projektzeiterfassung, bei der jede Stunde auf einen bestimmten Projekt oder Auftrag gebucht wird, hilft clockin, die Übersicht zu bewahren und sicherzustellen, dass keine Stunde verloren geht.
• Mit clockin haben alle Abteilungen jederzeit Zugriff auf ihre erfassten Stunden und die Verteilung auf Projekte. Das schafft Vertrauen und sorgt für eine faire Verteilung der Kosten. Auch bei internen Leistungsverrechnungen zwischen Abteilungen (z. B. Materialbeschaffung für eine Baustelle oder technische Wartungsleistungen) können die erfassten Zeiten einfach und transparent in die Verrechnung übernommen werden. Es gibt keine Unsicherheiten mehr darüber, wie viel eine Abteilung für ein Projekt oder eine andere Abteilung tatsächlich aufgewendet hat.

Warum clockin besonders bei der Leistungsverrechnung hilft: 

Die Integration von clockin in deinem Betrieb macht die innerbetriebliche Leistungsverrechnung nicht nur schneller und effizienter, sondern auch deutlich genauer. Dank der detaillierten Erfassung von Arbeitszeiten, insbesondere mit der Projektzeiterfassung, kannst du sicherstellen, dass jede Abteilung nur für das bezahlt, was sie wirklich auch geleistet hat. Es wird genau dokumentiert, wie viel Zeit jede Abteilung in jedes Projekt investiert hat, was die Grundlage für eine faire Leistungsverrechnung bildet. Und das ohne zusätzliche Fehlerquellen oder aufwendige Nachberechnungen. So sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, die durch ungenaue Verrechnungen entstehen würden. 

Durch die präzise Erfassung der Projektzeiten wird auch die Verbindung zu den internen Abrechnungsprozessen transparenter und die Verrechnung der aufgebrachten Leistungen realistischer. Clockin ermöglicht dir eine lückenlose, digitale Erfassung aller Arbeitsstunden, die dann direkt in die Leistungsverrechnung einfließen – und zwar projektspezifisch, ohne dass du eine Stunde manuell nachtragen oder schätzen musst.

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