GPS-Überwachung von Mitarbeitern: Was ist erlaubt?

Ist GPS-Überwachung von Mitarbeitern erlaubt? 

Grundsätzlich ist eine GPS-Überwachung nicht pauschal verboten – aber sie unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben. Das bedeutet: Ohne triftigen Grund und ohne Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter darfst du als Arbeitgeber keine GPS-Überwachung durchführen.

Ein triftiger Grund könnte zum Beispiel sein: 

• Logistik & Routenplanung: GPS wird genutzt, um Lieferungen effizienter zu steuern.
• Fahrzeugschutz: Bei Diebstahl oder zur Unfallrekonstruktion kann eine Ortung sinnvoll sein.
• Als Kundennachweis: GPS kann als Arbeitsnachweis für den Kunden genutzt werden, um z. B. die Anwesenheit von Mitarbeitern in der Gebäudereinigung nachzuweisen.

Was sagt die DSGVO zur GPS-Überwachung? 

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spielt eine zentrale Rolle. Laut DSGVO gilt GPS-Tracking als Verarbeitung personenbezogener Daten, was bedeutet:

• Transparenz: Die Mitarbeiter müssen über die Art, den Zweck und den Umfang der Überwachung informiert werden.
• Einwilligung: In den meisten Fällen ist eine schriftliche Zustimmung erforderlich. 
• Verhältnismäßigkeit:  GPS-Überwachung darf nicht über das notwendige Maß hinausgehen.
• Löschen der Daten: Standortdaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.

Wie lange dürfen GPS-Daten gespeichert werden? 

Die Speicherung von GPS-Daten muss laut DSGVO auf das notwendige Minimum begrenzt werden. Eine allgemeingültige Frist gibt es nicht, aber: 

• So kurz wie möglich: Daten sollten nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck der Verarbeitung erforderlich sind. 
• Richtwert: Viele Unternehmen löschen GPS-Daten nach 7 bis 30 Tagen, es sei denn, eine längere Speicherung ist nachweislich notwendig (z.B. für Abrechnungen oder rechtliche Nachweise). 
• Regelung im Unternehmen: Eine klare Löschfrist sollte in der Datenschutzrichtlinie oder Betriebsvereinbarung festgelegt werden. 

Dauerhafte Speicherung ohne triftigen Grund ist unzulässig und kann zu DSGVO-Verstößen führen. 

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Ist GPS-Überwachung von Firmenwagen erlaubt? 

Die Überwachung von Firmenwagen per GPS ist unter bestimmten Bedingungen erlaubt. Unternehmen dürfen Firmenwagen per GPS tracken, wenn:

• ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht (z. B. Schutz vor Diebstahl oder Optimierung der Routenplanung),
• die Mitarbeiter über die Überwachung informiert wurden und ihre Zustimmung gegeben haben,
• keine permanente, unverhältnismäßige Kontrolle stattfindet.

GPS-Überwachung bei Firmenwagen mit Privatnutzung

Falls ein Firmenwagen auch privat genutzt werden darf, wird es komplizierter. Eine Überwachung während der privaten Fahrten ist datenschutzrechtlich äußerst problematisch. Eine mögliche Lösung ist ein System, das das GPS-Tracking während der Privatfahrten automatisch deaktiviert oder nur während der offiziellen Arbeitszeiten aktiviert.

Ist heimliche GPS-Überwachung erlaubt? 

Ganz klar: Die heimliche Überwachung von Mitarbeitern ist in Deutschland illegal. Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter ohne deren Wissen per GPS verfolgen, machen sich strafbar und riskieren hohe Bußgelder.

Vor der Einführung der GPS-Überwachung müssen Mitarbeiter ihre freiwillige schriftliche Zustimmung geben. Eine Zustimmungspflicht gilt übrigens auch, wenn ein Betriebsrat existiert – auch dieser muss vor der Einführung von GPS-Tracking zustimmen.

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Gerichtsurteile zur GPS-Überwachung 

Gerichte haben sich bereits mehrfach mit dem Thema befasst. Zwei zentrale Urteile verdeutlichen die rechtlichen Grenzen:

Landesarbeitsgericht Hamm (2017) 

Ein Unternehmen hatte einen Außendienstmitarbeiter ohne dessen Wissen per GPS überwacht. Das Gericht entschied, dass dies ein schwerwiegender Eingriff in das Persönlichkeitsrecht sei und somit unzulässig. Die permanente Ortung verstoße gegen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, da sie einer verdeckten Totalüberwachung gleichkäme.

Verwaltungsgericht Wiesbaden (2022)

Ein Unternehmen hatte GPS-Tracking in 55 Firmenfahrzeugen eingebaut und die Standortdaten dauerhaft gespeichert. Das Verwaltungsgericht Wiesbaden entschied, dass die dauerhafte Speicherung der GPS-Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Richter stellten klar, dass eine solche Langzeitspeicherung nur zulässig ist, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter vorliegt oder eine gesetzliche Grundlage existiert.

Diese Urteile zeigen, dass GPS-Tracking nur unter klaren und verhältnismäßigen Bedingungen erlaubt ist – und dass Arbeitgeber stets die Rechte ihrer Mitarbeiter beachten müssen.

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GPS-Tracking mit clockin - eine DSGVO-konforme Lösung

Falls du eine rechtssichere und transparente Möglichkeit suchst, Arbeitszeiten mit GPS-Unterstützung zu erfassen, bietet clockin eine smarte Lösung.

Mit clockin kannst du GPS-Tracking gezielt und gesetzeskonform nutzen: 

• Keine dauerhafte Überwachung: GPS-Daten werden nur beim Ein- und Ausstempeln oder in einem Intervall von15 Minuten erfasst, nicht durchgehend. 
• Mitarbeiter behalten die Kontrolle: GPS-Tracking muss aktiv in den Einstellungen freigeschaltet werden. 
• DSGVO-konform: Die Standortdaten werden verschlüsselt und nur für die Zeiterfassung verwendet. 
• Effiziente Einsatzplanung: Arbeitgeber können nachvollziehen, wo sich Teams während der Arbeitseinsätze befinden - ohne in die Privatsphäre einzugreifen. 

Weitere Details zur GPS-Funktion von clockin findest du hier: Projektzeiterfassung mit clockin.

Fazit: Was solltest du beachten? 

• Immer informieren & Zustimmung einholen: Ohne Wissen der Mitarbeiter geht nichts. 
• Klare Regelungen schaffen: Am besten in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag. 
• Datenschutz beachten: Die DSGVO gibt hier klare Regeln vor. 
• Nicht übertreiben: GPS-Tracking darf nicht zur Totalüberwachung werden. 

Wenn du dich an diese Vorgaben hältst, kannst du GPS-Tracking in deinem Unternehmen sinnvoll einsetzen, ohne rechtliche Probleme zu riskieren. Mit clockin hast du zudem eine einfache Lösung an der Hand, die dir die rechtskonforme Zeiterfassung erleichtert.

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