Wie funktioniert Zeiterfassung? – Ein umfassender Leitfaden

1. Was ist Zeiterfassung?

Bei der Zeiterfassung wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden dokumentiert. Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten werden erfasst und verarbeitet, sodass die Arbeitsstunden für jeden Tag transparent vorliegen.

Das Prinzip der Zeiterfassung ist nicht neu. Früher wurde z. B. die mechanische Stechuhr dafür genutzt. Heute funktioniert Zeiterfassung über eine Software, die die manuellen Vorgänge verkürzt. Zusätzlich zur normalen Arbeitszeiterfassung bieten viele digitalen Lösungen auch die Auftragsverwaltung an. Damit können die Zeiten für einzelne Projekte verbucht werden.

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2. Warum sollten Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen?

Mit der Verwaltung von Arbeitszeiten kommen Arbeitgeber ihrer Nachweispflicht nach. Indem sie die Arbeitszeiten von ihren Mitarbeitenden zusammenstellen und sie Projekten zuweisen, können sie die Produktivität ihrer Teams messen. Das kann eine Grundlage zur Ressourcen-, Prozess- und Strukturoptimierung im Unternehmen sein.

Korrekte Abrechnungen sind das zweite Ziel der Zeiterfassung. Mit der richtigen Dokumentation können Arbeitgeber das Gehalt ihrer Mitarbeitenden fehlerfrei berechnen und dabei auch Überstunden berücksichtigen. Diese können dann gesondert ausgezahlt oder mit Urlaubstagen beglichen werden. Ohne einen Nachweis können Arbeitnehmer ihren Anspruch auf Ausgleich nicht geltend machen. Ein Zeiterfassungssystem sorgt also für die nötige Transparenz für beide Seiten.

3. Was sagt das Gesetz zur Zeiterfassung?

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof beschlossen: Zeiterfassung ist Pflicht. Vorher mussten Unternehmen nur die Überstunden dokumentieren.

Obwohl Zeiterfassung grundsätzlich verpflichtend ist, überlässt das EuGH jedem Unternehmen die Wahl des Systems. Wichtig ist nur, dass die erfassten Arbeitszeiten verlässlich und objektiv sowie für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einsehbar sind. So können Mitarbeitende ihre Arbeitsrechte im Streitfall auch vor Gericht durchsetzen.

„Kann der Arbeitgeber kein den Ansprüchen des EuGH genügendes Zeiterfassungssystem vorweisen, besteht die Gefahr, dass er vor Gericht in Beweisnot gerät.“ (Claudia Knuth & Angelika Szalek, Haufe)

Das neue Urteil argumentiert stark aus der Arbeitnehmersicht. Sein Ziel ist es, Höchstarbeitszeit zu beschränken, tägliche und wöchentliche Ruhezeiten einzuhalten und unbezahlte Arbeitsstunden zu stoppen. Insgesamt soll also sichergestellt werden, dass das Arbeitnehmer-Grundrecht eingehalten wird. Als Experten für das Thema Zeiterfassung bieten wir zwar keine Rechtsberatung an, können dir aber dennoch wichtige Tipps für dein Zeiterfassungssystem geben.

4. Für wen ist Zeiterfassung geeignet?

Das Gesetz ist eindeutig: Alle EU-Mitgliedstaaten müssen ihre Unternehmen verpflichten, die Arbeitszeiten von den Mitarbeitenden zu erfassen. Die Frage lautet also eher, welches Zeiterfassungssystem für welche Art von Unternehmen geeignet ist. Und das ist sehr individuell.

• Vielen Unternehmen reicht eine einfache digitale Stechuhr aus, wenn nur das Kommen und Gehen der Mitarbeiter dokumentiert werden soll.
• In Agenturen und Handwerkbetrieben ist eine Projektzeiterfassung sinnvoll, da Leistungen für verschiedene Kunden und Projekte erfasst werden.
• Auch für Freiberufler oder Solopreneurs bietet sich eine Projektzeiterfassung an. Die Automatisierung kann dann für einzelne Aufträge einen Tätigkeitsnachweis erstellen.

Bei der Suche nach der geeigneten Lösung müssen die Ansprüche der Firma berücksichtigt werden. Viele kleinen Unternehmen schrecken vor elektronischer Zeiterfassung zurück und suchen nach günstigeren händischen Möglichkeiten. Dabei kann die Online-Zeiterfassung Unternehmen jeder Größe dabei helfen, Zeit und Kosten zu sparen und für Transparenz bei den Abrechnungen zu sorgen. Die Richtlinie des EuGH ist keine lästige Vorschrift. Dahinter versteckt sich für Millionen Unternehmen die Chance, sich digital zu optimieren.

5. Der Blick in die Vergangenheit: Stechuhren & Co.

Die Vergangenheit der Zeiterfassung reicht bis in das späte 18. Jahrhundert zurück. Die traditionelle Stechuhr wurde allerdings erst 1894 erfunden. Beim Ein- und Ausstempeln hat ein Gerät Löcher in die Stempelkarten gestanzt, die dann als Daten ausgelesen wurden.

Eine andere Zeiterfassungsart, die bis heute praktiziert wird, ist die Zeiterfassung mit Exceltabellen oder Stundenzetteln. Dafür notieren die Mitarbeitenden handschriftlich Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende und übergeben sie am Monatsende unterschrieben an den Personaler. Dieser überträgt sie manuell in eine Buchhaltungssoftware oder in eine Excel-Tabelle, um so die Löhne und Gehälter abzurechnen.

Der manuelle Aspekt in der Zeiterfassung ist also seit dem 19. Jahrhundert erhalten geblieben, obwohl sich die gesamte Arbeitswelt verändert und digitalisiert hat. Wir von clockin glauben: Da muss es eine andere Lösung geben.

Nachteile von Stechuhren, Excel-Tabellen und Stundenzetteln

Analoge Zeiterfassungsvarianten werden mehr und mehr von Software ersetzt. Grund dafür sind die zahlreichen Nachteile, die bei der Zeiterfassung mit Excel oder Stechuhren entstehen:

Manuelle Zeiterfassung ist fehleranfällig

Da die Arbeitszeiten frei eingetragen und nicht überprüft werden, passieren schnell Irrtümer. Falsche Excel-Formeln oder eine unleserliche Handschrift der Mitarbeitenden sind Beispiele für Fehlerquellen bei der Zeiterfassung. Schlimmstenfalls werden erfasste Daten überschrieben und sind verloren.

Manuelle Zeiterfassung ist aufwändig

Bei der Zeiterfassung müssen Schichtwechsel, Arbeitszeitänderungen und verschiedene Arbeitsmodelle berücksichtigt werden. Zudem basieren Stundenabrechnungen häufig auf komplexen Formeln. Das macht die manuelle Erfassung und Berechnung sehr zeitintensiv.

Besonders in kleinen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden und keiner Personalabteilung sind die Geschäftsführer bis in den späten Abend mit der Übertragung von Arbeitszeiten beschäftigt. Die händische Arbeit ist nicht nur sehr repetitiv, sondern raubt vor allem wertvolle Zeit für Familie, Freunde und Freizeit.

Auch für Mitarbeitende kann manuelle Zeiterfassung zu einer unnötigen Anstrengung werden. Denn die Zeit, die in das Ausfüllen von Stundenzetteln fließt, kann in andere Aufgaben sinnvoller und produktiver investiert werden.

Manuelle Zeiterfassung ist kostspielig

Zeiterfassung mit Stechuhren verursacht einen hohen Materialaufwand. Stempelkarten, Kartenhalter und Farbband müssen gekauft und erneuert werden. Zudem benötigen die Geräte regelmäßige Wartung.

Doch nicht nur die Materialkosten, auch die Personalkosten sprechen gegen die manuelle Zeiterfassung. Die Zeit, die für händische Übertragungs- und Auswertungsprozesse verwendet wird, muss schließlich auch bezahlt werden.

Digitale Zeiterfassung gleicht die Nachteile der händischen Methoden aus, denn sie ist in der Lage, manuelle Prozesse zu automatisieren. So wird Zeiterfassung schneller, einfacher, transparenter und günstiger.

6. Welche Arten der digitalen Zeiterfassung gibt es?

Digitale Zeiterfassung kann auf drei unterschiedlichen Wegen stattfinden:

• Ortsgebundenes Terminal-System
• Mobile Zeiterfassung per App
• Browser-Zeiterfassung direkt am PC

Terminal-System

Das Kiosk-System, auch bezeichnet als Terminal-System oder Kassen-System, ist eine ortsgebundene Möglichkeit der Zeiterfassung. In der Nähe des Mitarbeitereingangs wird ein Gerät angebracht, an dem sich die Mitarbeitenden zu Beginn des Arbeitstages an- und am Ende des Tages abmelden. Die Arbeitszeitendaten werden automatisch in einer Datenbank abgelegt und können dort vom Personaler für die Abrechnung abgerufen werden.

Je nach Anbieter unterscheiden sich die Optionen zum Check-In. Die gängigen Möglichkeiten sind:

• Chip oder Stempelkarte
• QR-Code am Handy
• Fingerabdruck
• PIN

Die Zeiterfassung mit Terminal-System wird bevorzugt von Unternehmen aus den Bereichen Produktion und Industrie, aber auch in Arztpraxen und Gastronomiebetrieben genutzt.

Mobile Zeiterfassung oder Zeiterfassung per App

Mobile Zeiterfassung funktioniert über eine App, die sich die Mitarbeitenden auf ein Smartphone laden. Das kann, muss aber nicht das private Smartphone sein. Viele Unternehmen entscheiden sich dazu, die Zeiterfassung über Firmenhandys laufen zu lassen. So können sich die Mitarbeitenden dann ortsunabhängig an- und abmelden. Arbeitsstunden, die im Home-Office oder remote (z. B. bei Kundenterminen) stattfinden, lassen sich damit leicht erfassen.

Zeiterfassung im Browser am PC

Bei dieser Variante loggt sich der Mitarbeitende auf seinem Arbeits-PC ein, nachdem er eine Zeiterfassungssoftware installiert hat. Moderne Dienstleister bieten sogar die Möglichkeit, einfach über den Browser auf der Webseite des Anbieters zu stempeln.

7. Welche Module haben Zeiterfassungssysteme?

Digitale Zeiterfassungssysteme verfügen meistens über vielfältige Funktionen oder werden in verschiedenen Paketen angeboten. Die Arbeitszeiterfassung bildet die Basis jedes Systems. Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten werden lückenlos dokumentiert. Zusätzlich kann die Online-Zeiterfassung diese Module enthalten:

• Projektzeiterfassung und Projektverwaltung: In der Software werden Projekte angelegt, sodass die Arbeitszeit einem Projekt zugeordnet werden kann. Manche Dienstleister wie clockin bieten darüber hinaus Projektmanagement-Features an, z. B. Notizen.
• Rechnungsstellung: Nach Abschluss des Projekts erstellt ein integrierter Algorithmus eine Rechnung mit den geleisteten Arbeitsstunden für den Kunden.
• Schnittstelle zur Personalabrechnung: Die Software gleicht die Ist- und Soll-Arbeitszeit automatisch ab. So fallen Minus- und Überstunden auf.

8. Mit clockin einfach die Arbeitszeiten erfassen

Mit clockin können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden per Handy, Tablet oder PC erfassen. Die manuelle Arbeit mit Stundenzetteln entfällt so komplett. Stattdessen werden die Arbeitszeiten per one-click als Excel- oder CSV-Datei exportiert, sodass die Lohnabrechnung vereinfacht wird. clockin geht sogar noch einen Schritt weiter. Das Smartphone in der Hosentasche begreifen wir als Werkzeug, das den Arbeitsalltag an weiteren Stellen erleichtern kann. Deshalb können neben der Projektzeiterfassung auch Aufträge via digitaler Unterschriften, Fotoskizzen und Notizen dokumentiert werden.

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9. Was sind die Konsequenzen von Verstößen?

Zeiterfassungssysteme verarbeiten personenbezogene Daten der Mitarbeiter, sodass der Datenschutz ernst genommen werden muss. Verstöße gegen die Richtlinien zur Zeiterfassung können nämlich bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes des Vorjahrs kosten – eine teure und vor allem ärgerliche Angelegenheit.

10. Was zählt zur Arbeitszeit?

Egal, für welche Art der Zeiterfassung sich Unternehmen entscheiden: Am Ende steht immer die Frage, welche Zeiten zur Arbeitszeit zählen. Nicht nur bei der berühmten Raucherpause gibt es Konflikte. Diese Übersicht schafft Klarheit darüber, welche Stunden erfasst werden müssen und welche nicht.

Zeiten, die Arbeitszeit sind

1. Rüstzeiten
Dazu zählt z. B. das Hochfahren des Laptops oder das Einrichten einer Maschine. Diese Zeit ist zwingend notwendig, um weitere Aufgaben auszuführen. Daher gilt sie als Arbeitszeit.

2. Aufräumen nach Dienst-/Ladenschluss
In Gastronomie oder Werkstätten fordern Arbeitgeber meistens von ihren Mitarbeitenden, den Platz aufzuräumen. Diese Zeit zählt zur Arbeitszeit, auch wenn die Schicht des Arbeitnehmers nur bis zum Ladenschluss geht.

3. Bereitschaftsdienst
Beim Bereitschaftsdienst hält sich der Arbeitnehmer im Betrieb oder in dessen unmittelbarer Nähe auf, um bei Bedarf die Arbeit aufnehmen zu können. Aus diesem Grund wird diese Zeit als Arbeitszeit verbucht.

4. Umkleidezeit
Das An- und Ausziehen von Arbeitskleidung ist Arbeitszeit.

Zeiten, die keine Arbeitszeit sind

1. Ruhe und Kaffeepausen
Obwohl Pausen zum Dehnen oder Kaffee trinken in den meisten Unternehmen akzeptiert werden, zählen sie gesetzlich nicht zu Arbeitszeiten. Wenn es dem Arbeitgeber besonders wichtig ist, dass die Ruhezeiten nicht die gesetzlichen Pausenzeiten überschreiten, muss das vertraglich vereinbart werden. Bei Missachtung kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen.

2. Mittagspause
In der Mittagspause erbringt das Personal keine Leistungen für das Unternehmen. Daher müssen sich die Arbeitnehmer am Beginn und am Ende der Pause aus- bzw. einstempeln.

3. Raucherpause
Anders als z. B. der Toilettengang gilt die Raucherpause nicht als natürliches Bedürfnis und wird nicht als Arbeitszeit gewertet.

4. Rufbereitschaft
Bei der Rufbereitschaft müssen sich die Mitarbeitenden nicht im Betrieb oder dessen unmittelbarer Nähe aufhalten. Verlangt wird ausschließlich eine telefonische Erreichbarkeit. Dadurch zählt die Rufbereitschaft nicht zur Arbeitszeit. Sie startet erst, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich gerufen wird. In diesem Fall zählt auch die Fahrtzeit hinzu.

5. Wegezeiten
Außer in den beschriebenen Ausnahmefällen zählen die Wege von der Arbeit nach Hause und zur Arbeit nicht zu Arbeitszeiten.

Sonderfälle und Ausnahmen

1. Dienstreisen
Fällt die Dienstreise klar in die regelmäßige Arbeitszeit, soll sie auch so erfasst werden. Ein Beispiel dafür ist die Hinfahrt zum Shooting-Ort als Fotograf. Schwieriger wird es, wenn die Dienstreise außerhalb der Arbeitszeit stattfindet. In dem Fall wird abgewogen. Muss der Mitarbeitende während der Reise arbeiten (z. B. Mails beantworten)? Wenn ja, wird diese Zeit zur restlichen Arbeitszeit hinzugerechnet. Wenn nein, wird die Reise nicht als Arbeitszeit kategorisiert, auch wenn sie durch den Betrieb veranlasst wird.

2. Außendienstmitarbeiter
Auch bei Außendienstmitarbeitern müssen Arbeitgeber meistens zweimal überlegen. Als Faustregel gilt: Wenn der Hauptarbeitsplatz am Firmensitz liegt, ist die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden und die Rückfahrt vom letzten Kunden nach Hause keine Arbeitszeit. Wenn der Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz besitzt, müssen alle Fahrten zwischen einzelnen Kunden, aber auch die Fahrt zum ersten und die Rückfahrt vom letzten Kunden als Arbeitszeit abgerechnet werden.

11. Fazit: Welche neuen Anforderungen ergeben sich in Zeiten von New Work?

Die Corona-Pandemie stellt Arbeitgeber vor große Herausforderungen bei der Zeiterfassung. Homeoffice und Hybridarbeit wurden ohne Vorbereitungen bei der Zeiterfassung eingeführt. Die erzwungene Digitalisierung und das Urteil des EuGH haben Unternehmen ihr Versäumnis vor Augen geführt. Ab jetzt heißt es: Die digitalen Hausaufgaben müssen nachgeholt werden.

Denn in der Arbeitswelt der Zukunft wird die Zeiterfassung essenziell sein. Hybridarbeit und Remote Work setzen sich immer weiter durch und machen mobile und cloudbasierte Zeiterfassungssysteme zu einer Notwendigkeit. Gerade bei Home-Office sorgt eine Zeiterfassung auch für eine saubere Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Auch weniger technikaffine Unternehmen müssen sich anpassen, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.

Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme müssen einfach und gut verständlich aufgebaut sein, um sich ohne Probleme in den Alltag von Mitarbeitenden einzufügen. Bei der Einführung müssen Arbeitgeber nicht nur die Bedienung erklären, sondern auch die Vorteile des Systems explizit für das Personal klarstellen. So lassen sich Vorurteile und Sorgen wie die Angst vor Überwachung aus dem Weg räumen. Am Ende schafft eine moderne Zeiterfassung immer Fakten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

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