Warum brauchen wir die elektronische Zeiterfassung?
Im April 2023 legte der Bundesarbeitsminister Hubertus Heil der Bundesregierung einen Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vor. Dieser ist der erste Schritt zu einem Gesetz zur Arbeitszeiterfassung und stützt sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Damals legte das EuGH fest, dass alle europäischen Mitgliedsstaaten ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschieden müssen. Das ist bis heute in Deutschland nicht passiert.
Was ist der Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Zeiterfassung?
Der größte Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Zeiterfassung ist das Gerät, mit dem erfasst wird: Bei der elektronischen handelt es sich hier meist um ein externes Gerät, das im Büro installiert wird – das sogenannte Terminal. Hier werden mithilfe von personalisierten Chipkarten die Daten der Mitarbeitenden erfasst und gespeichert. Zum morgendlichen Einstempeln müssen die Mitarbeitenden also ihre Karte oder den Chip an dieses Gerät halten. Genauso stempeln sie sich am Ende des Arbeitstages wieder aus.
Bei der digitalen Zeiterfassung muss im Vorhinein nicht noch extra ein Gerät installiert werden. Das Stempeln findet per App statt und kann auf jedem Smartphone oder Tablet heruntergeladen werden. Ob zentral über ein Tablet im Büro oder auf dem Handy der Mitarbeitenden; morgens kann sich mit einem Klick eingestempelt werden und abends wieder aus.
Damit fällt die digitale Zeiterfassung rein rechtlich gesehen zwar mit in die Kategorie der “elektronischen Zeiterfassung”, lässt sich von dieser aber klar trennen. Man kann im Fall der digitalen Zeiterfassung also auch von “elektronischer Zeiterfassung mit digitalen Tools” sprechen.
10 Gründe für eine digitalen statt elektronische Zeiterfassung
So ähnlich diese beiden Lösungen sich vielleicht auch anhören, so verschieden sind sie auch. Wir wollen euch 10 Gründe nennen, warum wir das Einführen eines digitalen Systems gegenüber der rein elektronischen Lösung empfehlen:
1. Mobilität
Der große Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Zeiterfassung ist das Endgerät: Die elektronische braucht ein festes Terminal, über den per Chipgerät gestempelt wird; die digitale kommt ganz ohne separates Gerät aus. Dadurch, dass hier ein mobiles Endgerät reicht, bietet es deutlich mehr Mobilität.
Zeiten können deshalb im Falle der digitalen Zeiterfassung nicht nur vom Büro aus erfasst werden, sondern auch im Home-Office, auf Dienstreisen und -gängen oder vom Kundentermin aus.
2. Kosten
Bei der elektronischen Zeiterfassung handelt es sich um ein externes System. Die Anschaffungskosten dazu sind meist hoch. Dazu kommt das Lesegerät, das installiert werden muss. Außerdem erhält jeder Mitarbeitende eine eigene Karte oder einen Chip, was auch wieder Kosten bedeutet.
Bei der digitalen Zeiterfassung sprechen wir lediglich von einer App, die auf dem Smartphone installiert wird. Für den Admin gibt es einen extra Zugang für ein Dashboard im Browser. Das heißt, auch hier muss nicht extra Geld für eine teure Software ausgegeben werden. Stattdessen kommen diese Programme mit einem Abonnement-System aus. Hier wird pro Mitarbeiter, Monat oder Jahr bezahlt und ist damit meistens deutlich preiswerter.
3. Wartung & Reparaturen
Ein weiterer Punkt sind die Wartungen und Reparaturen, wenn Geräte oder Systeme defekt sind. Die elektronische Zeiterfassung kann hier sehr kostspielig sein, da externe Fachleute Reparaturen vor Ort am Gerät durchführen müssen.
Funktioniert etwas in ihrem System der digitalen Zeiterfassung nicht, kontaktieren sie den Kundenservice und müssen nicht extra auf externe Fachkräfte warten.
4. Verlustrisiko
Zu der elektronischen Zeiterfassung gehören nicht nur die fest installierten Terminals, sondern auch die Chipkarten. Alle Mitarbeitenden erhalten eine persönliche Chipkarte, mit der die Daten erfasst werden. Auch diese bilden nicht nur ein Risiko kaputtzugehen, sondern auch verlegt zu werden. Und die Anschaffung neuer Chipkarten kann nicht nur kostspielig sein, sondern auch je nach Anbieter einen hohen organisatorischen Aufwand mit sich ziehen.
5. Flexibilität des Systems
Der große Vorteil von digitaler Zeiterfassung ist aber losgelöst von Geräten und Kosten: Die digitale Zeiterfassung wächst mit deinen Unternehmen mit. Das bedeutet, dass du dir nicht in zwei oder drei Jahren ein neues System suchen musst, weil es mit deiner Unternehmensgröße nicht mehr mitkommt, sich für dich nicht mehr rentiert oder einfach zu umständlich wird.
Stattdessen arbeitet die digitale Zeiterfassung sehr modular, passt sich deiner Unternehmensgröße an und ist flexibel. Mit wenigen Klicks kannst du neue Mitarbeitende hinzufügen und direkt starten.
6. Funktionsumfang
Aber mit dem zuvor genannten Punkt ist die Flexibilität nicht ausgeschöpft: Digitale Systeme ermöglichen dir meist viel mehr als nur Zeiterfassung. Die meisten Modelle bieten noch weitere Funktionen, wie Abwesenheitsmanagement und automatische Stundenzettel. Das bedeutet, Mitarbeitende beantragen Urlaubstage und reichen Krankmeldungen über die App ein, statt per Zettel und Stift. Am Ende des Monats erhält der Admin einen fertigen Stundenzettel der Mitarbeitenden und erleichtert sich so eine Menge Arbeit.
Doch können digitale Systeme auch in weitere Bereiche übertragen werden. So können mithilfe eines Systems der digitalen Zeiterfassung auch Arbeitszeiten verschiedenen Projekte zugeordnet, Fahrzeiten erfasst und durch eine digitale Projektakte, die Projekte digital dokumentiert werden.
Eine elektronische Zeiterfassung hingegen bietet meist nur die Möglichkeit Arbeitszeiten zu erfassen und erstellt vielleicht am Ende des Monats einen Stundenzettel.
7. Transparenz
Die Zeiterfassung muss aber nicht nur auf Arbeitgeberseite seine Vorteile haben. Die digitale Lösung bietet auch den Arbeitnehmenden neue Möglichkeiten. So können sie mithilfe der App ihre geleisteten Stunden zu jeder Zeit einzusehen. Das bietet Transparenz für beide Seiten und kann zu einem entspannteren Arbeitsklima im Unternehmen führen.
Diese Funktion ist bei der elektronischen Zeiterfassung nicht immer gegeben. Gesetzlich ist geregelt, dass Berechtigte Zugriff auf diese Dateien haben müssen, das kann aber auch nur auf Anfrage passieren. Das bildet nicht nur eine Hürde, sondern löst womöglich auch Unsicherheit bei den Mitarbeitenden aus.
8. Employee-Self-Service
Die Transparenz bietet den Mitarbeitenden die Möglichkeit, bürokratische Aufgaben selber zu übernehmen oder zumindest ohne großen Aufwand die Vorarbeit zu leisten. Je nachdem wie die Berechtigungen zugewiesen werden, können zum Beispiel Korrekturen an den erfassten Stunden vom Mitarbeiter selbst durchgeführt werden, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden direkt zur Krankmeldung digital hochgeladen und Urlaubsanträge können frühzeitig beantragt werden.
Diese Funktionen bieten eine neue Art von Kommunikation im Unternehmen. Sie verbannen Zettel und Stift und damit vielleicht auch Ärger wegen verloren gegangener Dokumente oder Stress auf Admin-Ebene.
9. Moderner & zukunftsorientierter
Damit ist die digitale Zeiterfassung nicht nur eine Methode, gesetzeskonform zu bleiben. Es ermöglicht deinem Unternehmen einen wichtigen Schritt zugehen: einen Schritt in die Digitalisierung. Denn, wir leben in einer globalisierten Welt. Der Markt wird immer größer und die Konkurrenz ist international. Da muss man sich als Unternehmen behaupten. Und das funktioniert nur, in dem man am Zahn der Zeit bleibt, neue Technologien ausprobiert und sich traut, den Schritt ins Unbekannte zu wagen.
Die elektronische Zeiterfassung kann im ersten Moment wie der einfachere Schritt wirken, wird sich auf lange Sicht aber als umständlich entpuppen. Deshalb lohnt es sich jetzt die Zeit zu investieren.
10. Attraktiver bleiben als Arbeitgeber
Modern sein und bedeutet aber nicht nur auf dem Wirtschaftsmarkt zwischen der Konkurrenz hervorstechen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, sich als attraktiver Arbeitgeber darzustellen. Mit umständlichen Systemen und externen Geräten kommst du da nicht weit.
Die junge Generation ist mit dem Handy aufgewachsen und wird dich schnell fragen, warum das Thema Zeiterfassung nicht einfach per App gelöst wird. Für sie ist das gar keine Frage.
Mit der richtigen Lösung machst du dich aber nicht nur attraktiv für die jungen Menschen auf dem Arbeitsmarkt. Moderne Arbeitsprozesse zeigen auch, dass du als Unternehmer mit denkst, flexibel bist und nicht alt eingesessen, offen für Veränderung und moderne Entwicklung.
Die richtige Lösung für dein Unternehmen
Wie du siehst, gibt es viele Argumente, warum die digitale Zeiterfassung der elektronischen vorzuziehen ist. Nicht nur die Wandelbarkeit der digitalen Lösung, sondern auch alle Zusatzfunktionen ermöglichen dir, mit deinem Unternehmen nicht nur das Problem der Zeiterfassung zu lösen.
Gerade mit dem Blick auf das Thema Zeiterfassung kann es also Sinn ergeben, die Perspektive zu ändern und etwas weiter zu schauen – über die rein elektronische Lösung hinaus hin zur digitalen.
Und auch auf der Suche nach dem richtigen Anbieter können wir dir weiterhelfen, denn mit clockin hast du alles, was du brauchst, um mit der digitalen Zeiterfassung durchzustarten: Eine benutzerfreundliche, praxisnahe App, die dazu gebaut wurde, dir deinen Arbeitsalltag zu erleichtern. clockin bietet dir die Möglichkeit, nicht nur das Thema Zeiterfassung zu digitalisieren, sondern weiterzugehen und bürokratische Prozesse in deinem Unternehmen moderner, effektiver und einfacher zu gestalten.
