Was genau ist Human Resource oder HR?
Human Resource ist übersetzt das Personalmanagement oder die Personalabteilung eines Unternehmens. Der Begriff Human Resource verbreitet sich gerade im deutschsprachigen Raum immer weiter, aufgrund der Kritik, dass “Personalmanagement” das Personal eines Unternehmens als ein Werkzeug betrachtet. Human Resource hingegen konzentriert sich darauf, die Mitarbeiter als Ressource zu betrachten, in die das Unternehmen aktiv investieren sollte.
Die Human Resource ist für die Verwaltung des Personal-Lebenszyklus verantwortlich. Dazu gehören Bewerbungsprozesse und das Einstellen von neuem Personal, aber auch ihr weiteres Wohlbefinden im Unternehmen.
Was sind Aufgaben der Human Resource?
Grundsätzlich befasst sich die Human Resource mit den unangenehmen Aspekten der Arbeit - könnte man meinen. Sie ist für Verstöße gegen den Verhaltenskodex verantwortlich, führt Entlassungen und Kündigung durch. Aber das ist nur ein kleiner Teil von dem, was HR wirklich macht. Ihre Hauptaufgabe ist das Unterstützen der Mitarbeiter - sie ist eine Abteilung für das Personal.
Konkret befasst sich die HR mit folgenden Bereichen:
Rekrutieren
Eine große Aufgabe von HR ist das Rekrutieren neuer Mitarbeiter. Dabei achten die HR nicht nur darauf, die Anzeigen dort zu schalten, wo sie eine hohe Reichweite haben, sondern auch die Anforderungen richtig zu kommunizieren und das Budget im Auge zu behalten. Die richtigen Kandidaten auszuwählen, kann dabei vergleichsweise viel Zeit in Anspruch nehmen und damit kostspielig werden. In diesem Prozess trägt die HR viel Verantwortung: Der richtige Kandidat kann das gesamte Unternehmen auf positive Weise neu beleben, wobei der falsche Kandidat riskiert, den Betrieb lahmzulegen.
Teil dieses Prozesses sind also auch das Organisieren von Vorstellungsgesprächen, die Koordinierung von Rekrutierungsabläufen und schließlich das Einstellen und Einarbeiten neuer Mitarbeiter, aber gerade auch bürokratische Prozesse wie das Koordinieren wichtiger Unterlagen im Einstellungsprozess.
Lohn & Gehalt
Die bürokratisch aufwändigste und vor allem komplexeste Aufgabe der HR ist die Gehaltsabrechnung. Die HR ist dafür verantwortlich, dass am Zahltag alle wichtigen Daten vorliegen und verrechnet werden. Das ist zum Beispiel die Erstattung von Spesen, die Verrechnung von Gehaltserhöhungen und Bonussen, aber auch ganz simpel das Sicherstellen, dass alle Stundenzettel ausgefüllt sind, das Verrechnen dieser Stunden und die Organisation von Urlaubstragen.
Disziplinarverfahren
Das wohl unangenehmste Thema, wenn es um das Thema HR geht: Disziplinarverfahren. Auch hier liegt die Verantwortung der Durchführung bei der HR. Eine angemessene Umsetzung kann aber sehr positive Auswirkungen auf das Team haben.
Ein ganz simples Beispiel ist das Erhalten von Fairness im Team und die Unterstützung des Personals in bestimmten Bereichen. So kann die HR bei Personen, die regelmäßig zu spät am Arbeitsplatz oder zu Terminen erscheinen, Beratungsdienste anbieten, um die jeweiligen Personen zu unterstützen. Bei Erfolg wird so verhindert, dass Personal gekündigt werden muss - was einen neuen Rekrutierungsprozess zur Folge hätte. So kann sich das Unternehmen viel Geld sparen.
Doch manchmal ist ein Disziplinarverfahren einfach nicht die beste Lösung. Die HR-Abteilung weiß meist am besten, welche Angestellten am besten zum Unternehmen passen, und bei welchen es einfach schwierig ist, sie voll und ganz zu integrieren. Das Entlassen dieser Mitarbeiter ist ebenfalls Aufgabe der HR.
Personal- und Organisationsentwicklung
Die HR hat neben diesen ganzen betrieblichen Aufgaben auch einen weiteren, weniger sachlichen Zweck: Es ist ihre Aufgabe, den Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen und sie zu fördern. So kann die HR neue Karrierechancen für Mitarbeiter eröffnen, in dem sie die Personalentwicklung fördert und in regelmäßigen Gesprächen die Ziele und Wünsche der Teammitglieder feststellt. So werden Mitarbeiter auch zu einer langfristigen Zukunft im Unternehmen motiviert. Das Anbieten von Weiterbildungsmöglichkeiten wie Schulungen und Fortbildung kann ebenfalls zu einer Mitarbeiterbildung führen.
Ein weiterer wichtiger Punkt in der Unterstützung, egal ob bei psychischen Erkrankungen, gesundheitlichen Problemen, Schwangerschaft oder anderen Themen. Die HR kann Mitarbeiter in diesen Situationen unterstützen und eine Vereinbarung von Arbeits- und Privatleben sicherstellen.
Kommunikation
Teil der Unterstützung des Personals ist aber nicht nur ihre persönliche Weiterbildung innerhalb des Unternehmens zu fördern. Die HR trägt auch die große Aufgabe der Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Führungsebene. Sie steht zwischen diesen beiden Instanzen und hat die knifflige Aufgabe, die Anliegen des Personals zu vertreten und für zu sorgen, dass diese bei Änderungen im Unternehmen nicht untergehen.
Teil dieser Aufgabe sind regelmäßige Feedbackgespräche, ein offenes Ohr für Unsicherheiten und Konflikte haben und als neutraler Kommunikator im Unternehmen, auch innerhalb des Teams zu fungieren.
Warum ist Human Resource so wichtig?
Gute HR-Arbeit kann laufende Kosten im Unternehmen verringern. Reibungslose Prozesse der Gehaltsabrechnung, erfolgreiche Rekrutierung und eine positive Mitarbeiterunterstützung kann dem Unternehmen viele zusätzliche Kosten ersparen.
Die HR-Abteilung kann durch ihre gute Arbeit direkt die Motivation der Mitarbeiter und das Arbeitsklima beeinflussen. Durch transparente Kommunikation, ein gutes und offenes Arbeitsklima und ein fairer, wertschätzender Umgang mit den Mitarbeitern, kann die Mitarbeiterbindung gestärkt werden. Mitarbeiter, die sich gesehen fühlen und im Unternehmen wohlfühlen, zeigen sich dem Unternehmen gegenüber loyal.
Brauche ich als Kleinbetrieb eine HR-Abteilung?
Brauche ich in meinem Kleinbetrieb auch eine HR-Abteilung? Wir sagen ja. Gerade in Kleinbetrieben werden bürokratische Angelegenheiten meist noch von Führungspositionen durchgeführt. Aufgaben wie neues Personal einstellen oder die Gehälter berechnen übernimmst wahrscheinlich du als Geschäftsleitung. Du musst für diese Aufgaben keine separate Person einstellen - auch wenn du frühzeitig darüber nachdenken solltest. Allerdings geht hier dieser eine Faktor der HR verloren, der vielleicht im ersten Moment unwichtig erscheint: die Schnittstelle zwischen Personal und Geschäftsleitung. Eine Person im Unternehmen zu haben, die sich darauf konzentrieren kann, dass es dem Personal gut geht und dass Richtlinien von beiden Seiten eingehalten werden, ist auch in kleinen Betrieben wichtig.
Vielleicht reicht hier für deinen Betrieb von fünf bis zehn Personen auch schon ein Teammitglied, dass sich ein paar Stunden in der Woche Zeit nimmt für teambezogene Aufgaben.
Wichtig ist nur: Sobald dein Betrieb wächst ist es essenziell für den Erfolg deines Unternehmens in Personal zu investieren, dass sich um dein Personal kümmert!
Unterstützung der HR durch digitale Prozesse
Wie du siehst, hat HR viele wichtige Aufgaben im Unternehmen. Doch wird diese Abteilung in vielen Fällen immer noch sehr unterschätzt. Gerade die Unterstützung von Mitarbeitern und Förderung von Stärken kommen durch zeitaufwändige Prozesse in der Bürokratie dabei häufig zu kurz.
Studien beweisen diesen Prozess: Rund ein Drittel der HR-Manager in Deutschland finden aufgrund aufwändiger Verwaltungsaufgaben zu wenig Zeit für strategische HR-Arbeit - also das Aufbauen von Feedback-Prozessen, regelmäßige Mitarbeitergesprächen und die Unterstützung von Individuen und der Teamstruktur im Unternehmen.
In der heutigen Zeit ist es aber eigentlich gar nicht so schwierig diese Prozesse zu automatisieren, sodass sich die HR mehr auf die Menschen und weniger auf die Zahlen hinter den Menschen konzentrieren kann. Digitale Prozesse wie digitale Zeiterfassung können der HR sehr viel Arbeit abnehmen. Statt händischem Bearbeiten von Stundenzetteln können Apps wie clockin die Arbeitszeiterfassung im Unternehmen automatisieren. Die HR erhält am Ende des Monats einen automatischen Stundenzettel und kann diesen entweder selber weiter bearbeiten oder an die Buchhaltung weiterleiten. Zusätzlich können über clockin Urlaubsanträge und anderen Abwesenheiten wie Krankheiten organisiert werden.
Die siehst, mit einfachen Änderungen wie der Digitalisierung der Zeiterfassung in deinem Unternehmen kannst du der HR viele Prozesse erleichtern, damit sie sich mehr darauf konzentrieren kann, dass dein Unternehmen reibungslos läuft, es deinen Mitarbeitern gut geht und das Arbeitsklima und die Motivation im Büro steigt.
