Reisekosten: Das ist die aktuelle Verpflegungspauschale

In diesem Artikel bringen wir dich auf den neusten Stand und klären alles rund um das Thema Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale.

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Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Grundsätzlich wird von dem Begriff “Verpflegungsmehraufwand” gesprochen, wenn sich Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen von ihrem Arbeitsplatz, der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte entfernen. Tun sie dies, zahlen sie meist mehr für ihr leibliches Wohl, denn Mahlzeiten, die meist zu Hause eingenommen werden und dadurch kostengünstiger sind, müssen in diesem Zeitraum auswärts eingenommen werden. Dieser finanzielle Mehraufwand wird durch die sogenannte Verpflegungspauschale steuerlich vergünstigt.

Wie weist man den Verpflegungsaufwand nach?

Die Ausgaben müssen, im Gegensatz zu Reisekosten und Hotelkosten, nicht nachgewiesen werden. Es reicht das Datum und die Uhrzeit der Abreise, der Reisezweck und Datum und Uhrzeit der Rückkehr, um einen Anspruch auf die Verpflegungspauschale zu haben.

Was ist die Verpflegungspauschale?

Unter der Verpflegungspauschale versteht man also einen gesetzlich festgelegten Betrag, den Arbeitnehmer durch Werbungskosten steuerlich absetzen. Alternativ können sie auch durch den Arbeitgeber als Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden. Arbeitgeber sind aber nicht dazu verpflichtet, für diese Kosten aufzukommen.

Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsaufwand?

Verlässt der Arbeitnehmer für mehr als acht Stunden seine erste Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale geltend machen. Die üblichen Gründe dafür sind:

Kunden- oder Lieferantenbesuche
Fahrten zu anderen Firmenstandorten
Weiterbildungen, Tagungen oder Messen

Was kann geltend gemacht werden?

Es gilt, dass alle vollwertigen Mahlzeiten durch die Verpflegungspauschale ausgeglichen werden oder steuerlich abgesetzt werden können, das heißt Frühstück, Mittag- und Abendessen. Weitere Auslagen sind ausgeschlossen, wie das Feierabendbier oder ähnliches.

Sind allerdings Mahlzeiten im Hotelpreis schon mit inbegriffen oder werden Arbeitnehmer beispielsweise zum geschäftlichen Abendessen eingeladen, wird der entsprechende Betrag des Verpflegungsmehraufwands gekürzt.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2025?

Der Verpflegungsmehraufwand ist abhängig vom Reiseland, denn die Ausgaben variieren stark von Land zu Land. Deshalb gelten unterschiedliche Regeln für die Verpflegungspauschale.

Es wird allerdings in allen Fällen unterschieden zwischen 8- und 24-stündige Reise, Ab- und Anreisetagen und alles darüber hinaus.

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Grafik zu Verpflegungspauschale in Deutschland, im nächsten Absatz erklärt

Die Verpflegungspauschale in Deutschland

Es gilt auch in 2025 derselbe Satz wie die Jahre zuvor:

Für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden und am An- und Abreisetag von mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro berechnet werden.
Ab einem 24-stündigen Aufenthalt können 28 Euro angesetzt werden.
Diese Sätze sind steuerfrei!
Erstattet der Arbeitgeber höhere Verpflegungskosten, die durch firmeneigenen Reisekostenrichtlinien festgelegt sind, fallen Steuern an.
Ist bei der Hotelübernachtung z.B. ein Frühstück mit inbegriffen, das der Arbeitgeber bezahlt, oder wird der Geschäftspartner zum Abendessen eingeladen, muss der entsprechende Tagessatz gekürzt werden:
- Frühstück 20%
- Mittag- oder Abendessen: 40%

Die Verpflegungspauschale im Ausland

Im Ausland ist der Verpflegungsmehraufwand stark vom Reiseland abhängig. Zusätzlich sollte auch genauer auf den Standort geschaut werden, denn er kann auch nach Standort innerhalb des Landes variieren. So gelten in Metropolen meist höhere Beiträge als auf dem Land.

Die genauen Sätze für die jeweiligen Länder können hier abgerufen werden.

Bei der Ein-, Aus- oder Weiterreise wird das Spiel allerdings noch etwas komplizierter als im Inland:

Reisen Mitarbeiter nur für lediglich einen Tag ins Ausland, kann die Pauschale für den letzten Ort berechnet werden, an dem er sich länger aufgehalten hat. Diese Reglung greift auch bei An- und Abreisetage.
Sind An- oder Abreise nicht mit einem Arbeitsauftrag verbunden, sondern nur Reisezeit, wird die Pauschale des Ortes berechnet, der vor Mitternacht erreicht wird.
Ist der Aufenthalt im Reiseland allerdings länger als 24 Stunden, gilt der Verpflegungsmehraufwand für den Ort, der vor Mitternacht erreicht wird.

Beispiele

Um beide Fälle etwas besser zu veranschaulichen, folgen sowohl für das Ausland als auch für das Inland je ein Beispiel zum jeweiligen Verpflegungsmehraufwand:

Von München nach Berlin

Hier dann simpler TextThomas muss geschäftlich für einen Kundentermin für ein paar Tage nach Berlin fahren. Er wird in Berlin vier Tage verbringen und in einem Hotel übernachten. Er checkt in Berlin am Nachmittag ein, wird am dritten Tag zu einem Geschäftsessen eingeladen und erhält das Frühstück im Preis des Hotels inklusive. Am letzten Tag reist er schon vor dem Mittagessen wieder ab und kommt zum Nachmittag wieder in München an.

Sein Arbeitgeber lässt deshalb folgenden Verpflegungsmehraufwand:

Tag 1: Anreisetag unter 24 Stunden → 14 Euro
Tag 2. 24 Stunden Aufenthalt, Frühstück im Hotel → 28 Euro abzüglich 20 % (Frühstück) = 22,4 Euro
Tag 3: 24 Stunden Aufenthalt, Frühstück im Hotel, Geschäftsessen → 28 Euro abzüglich 20 % (Frühstück) und 40 % (Abendessen) = 11,2 Euro
Tag 4: Abreisetag unter 24 Stunden, Frühstück im Hotel → 14 Euro abzüglich 20 % (Frühstück) = 11,2 Euro

Thomas erhält von seinem Arbeitgeber also 58,8 Euro Verpflegungsmehraufwand.

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Von München nach Barcelona

Maria besucht aus beruflichen Gründen eine Messe in Spanien, Barcelona. Sie ist insgesamt drei Tage unterwegs und übernachtet in einem Hotel. Verpflegung ist im Preis nicht mit inbegriffen. Sie fliegt auf ihrem Rückweg allerdings über Paris für eine Übernachtung mit Frühstück. Für Barcelona erhält sie 23 Euro für den An- und Abreisetag und 34 Euro für einen Aufenthalt ab 24 Stunden. In Paris sind es 39 Euro für einen Aufenthalt unter 24 Stunden und 58 für alles darüber.

Ihr Arbeitgeber lässt deshalb folgenden Verpflegungsmehraufwand:

Tag 1: Anreisetag in Barcelona unter 24 Stunden → 23 Euro
Tag 2: 24 Stunden Aufenthalt in Barcelona→ 34 Euro
Tag 3: Abreisetag in Barcelona, Anreise in Paris, letzter Tätigkeitsort vor Mitternacht → 39 Euro
Tag 4: Abreisetag in Paris unter 24 Stunden, Frühstück im Hotel → 39 Euro abzüglich 20% (Frühstück) = 31,2 Euro

Damit erhält Maria einen Anspruch auf 127,2 Euro Verpflegungsmehraufwand.

Sowohl Thomas’ als auch Marias Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, diesen Verpflegungsmehraufwand zu leisten oder können aus eigenem Interesse auch mehr als diese Beträge zahlen. Doch alles, was über den jeweiligen Betrag geht muss entsprechend versteuert werden.

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