Strategische Personalbedarfsplanung: Methoden und Unterschiede

Was genau ist Personalbedarfsplanung? 

Unter dem Begriff der Personalbedarfsplanung verstehen wir einen Prozess, bei dem Unternehmen systematisch ermitteln, wie viele Mitarbeiter sie in Zukunft benötigen. Dabei wird neben der Anzahl der Mitarbeiter auch die Qualifikation der Mitarbeiter in die Rechnung mit einbezogen. Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Dabei unterstützt die Personalbedarfsplanung die Umsetzung von Unternehmenszielen. 

‍

Warum ist die Personalbedarfsplanung für Unternehmen so wichtig? 

Personalbedarfsplanung kann für dein Unternehmen auf verschiedenen Ebenen relevant sein: 

1. Unternehmensziele sicherstellen

Eine effektive Personalbedarfsplanung stellt sicher, dass dein Unternehmen über ausreichend qualifizierte Mitarbeiter verfügt. Damit zielt es primär darauf ab, aktuelle und zukünftige Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Ohne eine vorausschauende Planung könnten wichtige Positionen unbesetzt bleiben. Das beeinträchtigt die Fähigkeiten deines Unternehmens, seine Ziele zu erreichen, stark. 

2. Ressourcenengpässe vermeiden

Durch eine sorgfältige Planung kann dein Unternehmen Engpässe in der Belegschaft vermeiden. Dies ist besonders wichtig in Branchen mit hohem Fachkräftemangel. Aber auch in Zeiten des schnellen Wachstums darf die Personalbedarfsplanung nicht unterschätzt werden. Denn gerade hier steigt der Bedarf an qualifiziertem Personal schneller an.

3. Kosteneffizienz 

Eine gut durchdachte Personalbedarfsplanung hilft dabei, unnötige Kosten zu vermeiden. Überbesetzungen führen zu unnötigen Personalkosten, während Unterbesetzungen die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen können. Durch die richtige Balance der Personalbedarfsplanung kann dein Unternehmen Kosten einsparen und gleichzeitig eine hohe Leistung sicherstellen. 

4. Flexibel und anpassungsfähig bleiben

Die Personalbedarfsplanung ermöglicht es dir, flexibel auf Veränderungen in der Marktlandschaft zu reagieren. Sei es durch technologische Veränderungen, wirtschaftliche Schwankungen oder regulatorische Änderungen: Du kannst dich besser anpassen, wenn sie ihre Personalressourcen vorausschauend planen. 

5. Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung 

In dem du sicherstellen, dass in deinem Unternehmen an den richtigen Stellen kompetenze Leute sitzen, fördert auch eine positive Arbeitsumgebung. Das kann die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung erhöhen, da die Mitarbeiter in ihren Rollen erfolgreich und zufrieden sind. 

‍

Insgesamt ist die Personalbedarfsplanung ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens. Sie ermöglicht es, proaktiv auf Herausforderungen zu reagieren und die Belegschaft strategisch zu steuern. Dadurch können nachhaltige Geschäftserfolge gewährleistet werden. 

‍

Welche Methoden der Personalbedarfsplanung gibt es? 

In der Personalbedarfsplanung werden zwischen der qualitativen und der quantitativen Personalbedarfsplanung unterschieden. 

Qualitative Personalbedarfsplanung 

Die qualitative Personalbedarfsplanung befasst sich mit den Fähigkeiten, Kenntnissen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter. Sie ermittelt, welche Qualifikationen ein Mitarbeiter braucht, um den gegenwärtigen und zukünftigen Arbeitsaufgaben nachkommen zu können. So wird sichergestellt, dass auch die richtige Person an der richtigen Stelle eingesetzt wird. 

Quantitative Personalbedarfsplanung 

Im Gegensatz zur qualitativen Personalbedarfsplanung befasst sich die qualitative Personalbedarfsplanung mit den tatsächlichen Zahlen, die hinter der Personalbedarfsplanung stecken. Dabei geht es vor allem um die Ermittlung von Zielgrößen. Das bedeutet, wie viel Personen für den geplanten Leistungsumfang benötigt werden. 

Bei der qualitativen Personalbedarfsplanung wird auch mit einberechnet, wie viel Reservebedarf dein Unternehmen benötigt. Das heißt, um Verarbeitungsspitzen abdecken zu können, werden Ausfälle durch Urlaub, Krankheit oder Fortbildungen ermittelt. So wird ein Personalbedarf bestimmt, der eine Unterbesetzung ausschließt. 

Im Rahmen der Personalbedarfsplanung gibt es drei verschiedenen Methoden, den tatsächlichen Personalbedarf zu bestimmen: 

Kennzahlenmethode: Nutzung von Kennzahlen zur Bestimmung des Personalbedarfs 

Die Kennzahlenmethode ist eine bewährte Technik für Großunternehmen, um den quantitativen Personalbedarf deines Unternehmens mithilfe von spezifischen Kennzahlen zu berechnen. Diese Methode stützt sich auf mathematische und statistische Daten, um fundierte Entscheidungen über den zukünftigen Personalbedarf zu treffen. Hierbei werden verschiedenen Kennzahlen herangezogen, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung, der Produktivität und anderen betrieblichen Faktoren stehen. 

1. Produktivitätskennzahlen: Eine häufig genutzte Kennzahl ist die Produktivitätskennzahl. Sie misst das Verhältnis zwischen Output (z.B. produzierte Einheiten) und Input (z.B. Arbeitsstunden). Anhand dieser Kennzahl Kennzahlen kann dann ermittelt werden, wie viele Mitarbeiter (oder Arbeitsstunden) benötigt werden, um eine bestimmte Produktionsmenge zu erreichen. Diese Kennzahl ist allerdings in vielen Unternehmen schwer zu ermitteln. Gerade wenn es sich weniger um ein messbares Produkt, also qualitative, sondern eher qualitative und oder sogar kreative Arbeit handelt. 
2. Fluktuationsrate: Die Fluktuationsrate gibt Aufschluss darüber, wie viele Mitarbeiter dein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Eine hohe Fluktuation könnte darauf hinweisen, dass in Zukunft mehr Mitarbeiter eingestellt werden müssen, um diese Abhänge auszugleichen.
3. Auslastungsgrad: Diese Kennzahl misst, wie stark die Mitarbeiter aktuell ausgelastet sind. Ein niedriger Auslastungsgrad kann darauf hinweisen, dass der Personalbedarf im Verhältnis zu den anfallenden Aufgaben zu hoch ist. Ein hoher Auslastungsgrad weist hingegen auf eine Überlastung und damit auf den Bedarf an zusätzlichen Personal hin. 
4. Umsatz pro Mitarbeiter: An letzter Stellen sollte ebenfalls der Umsatz pro Mitarbeiter berechnet werden. Wenn der Umsatz steigt, aber die Anzahl an Mitarbeiter gleich bleibt, könnte dies zum Beispiel bedeutet, dass die bestehende Belegschaft an ihre Kapazitätsgrenze stößt und mehr Mitarbeiter benötigt. 

Stellenplanmethode: Analyse des aktuellen Stellenplans und Abgleich mit zukünftigen Anforderungen 

Die Stellenplanmethode ist eine strukturelle Methode. Bei dieser Methode wird der aktuelle Stellenplan deines Unternehmens analysiert und mit den zukünftigen Anforderungen abgeglichen. Der Stellenplan enthält Informationen über alle Positionen im Unternehmen. Das schließt auch die Anzahl an Stellen, ihrer Besetzung und der jeweiligen Anforderungen ein.

1. Ermittlung des aktuellen Personalbestands: Zunächst wird der aktuelle Personalbestand anhand des Stellenplans erfasst. Dieser Schritt umfasst die Bestimmung der Anzahl und Art der vorhandenen Stellen. Zusätzlich werden wird erfasst, welche Mitarbeiter diese besetzen und welche Qualifikationen sie mitbringen. 
2. Identifizierung von Über- und Unterdeckungen: Durch den Vergleich des aktuellen Stellenplans mit den zukünftigen Geschäftsanforderungen, lassen sich Über- und Unterdeckungen feststellen. Diese zukünftigen Geschäftsanforderungen lassen sich aus deinen Unternehmenszielen ableiten. Eine Überdeckung könnte zum Beispiel dann auftreten, wenn es zu viele Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich gibt. Eine Unterdeckung weit hingegen einen Mangel an Personal auf. 
3. Berücksichtigung zukünftiger Entwicklungen: Bei der Stellenplanmethode wird auch berücksichtigt, wie sich der Bedarf an bestimmten Positionen in der Zukunft entwickeln könnte. Das kann auf Basis von geplanten Unternehmensprojekten, Marktentwicklungen oder technologischen Veränderungen geschehen.
4. Maßnahmenplanung: Auf Basis der Analyse werden Maßnahmen entwickelt, um den Personalbestand an die zukünftigen Anforderungen anzupassen. Das kann die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Umstrukturierung bestehender Abteilungen oder die Reduzierung von Überkapazitäten umfassen. 

Trendanalyse: Prognose des zukünftigen Personalbedarfs basierend auf vergangenen Entwicklungen 

Die Trendanalyse ist eine in die Zukunft deines Großunternehmens orientierte Methode. Bei dieser Methode der Personalbedarfsplanung werden historische Daten deines Unternehmens ausgewertet, um den zukünftigen Personalbedarf vorherzusagen. Dabei geht man in dieser Methode davon aus, dass sich bestimmte Muster und Trends, die in der Vergangenheit beobachtet wurde, sich auch in der Zukunft fortsetzen. 

1. Sammlung historischer Daten: Zunächst werden also historische Daten über den Personalbedarf, die Geschäftsentwicklung, die Marktbedingungen und andere relevante Faktoren gesammelt. Diese Daten können beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter, Fluktuationsraten, Produktionsmengen oder Umsatzentwicklungen umfassen. 
2. Identifizierung von Mustern: Anschließend werden die gesammelten Daten analysiert, um Muster und Trends zu identifizieren. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass in bestimmten Monaten oder Jahren ein erhöhtes oder verringertes Arbeitsaufkommen festgelegt wurde. Diese Entwicklung hat dann zum Beispiel zu einer Veränderung im Personalbedarf geführt. 
3. Prognose zukünftiger Entwicklungen: Auf Basis der identifizierten Muster wird der zukünftige Personalbedarf prognostiziert. Wenn beispielsweise in den vergangenen Jahren dein Unternehmen stetig gewachsen ist, könnte die Trendanalyse vorhersagen, dass der Personalbedarf weiterhin steigen wird. 
4. Anpassung an externe Faktoren:Neben der Betrachtung der internen historischen Daten berücksichtigt die Trendanalyse auch externe Faktoren. Dazu gehören wirtschaftliche Entwicklungen, Branchenveränderungen oder technologische Innovationen. Diese können den zukünftigen Personalbedarf beeinflussen.
5. Erstellung von Szenarien: Um Unsicherheiten zu berücksichtigen, können verschiedene Szenarien entwickelt werden, die auf unterschiedlichen Annahmen basieren. Das hilft deinem Unternehmen, flexibel auf unvorhergesehene Entwicklungen zu reagieren. 

Die quantitative Personalbedarfsplanung ist, wie du siehst, kein einfacher Prozess. Es gibt viele verschiedenen Methoden und parallel werden mit vielen Kennzahlen gleichzeitig jongliert. Dennoch ist es ein Bereich, der gerade für langfristige Unternehmensziele und dem Wachstum deines Unternehmens unumgänglich ist. Die hier vorgestellten Methoden der Personalbedarfsplanung bieten dir unterschiedliche Ansätze. So stellst du sicher, dass du über die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern verfügst. Jede Methode hat ihre spezifischen Stärken. Deshalb ist es wichtig, dass du aufgrund deiner Unternehmensstrategie und -umgebung entscheidest, für welche Methode du dich entscheidest.

‍

Fazit 

Die Personalbedarfsplanung ist ein entscheidender Prozess für den langfristigen Erfolg deines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass dein Unternehmen sowohl quantitativ als auch qualitativ über die richtige Anzahl an Mitarbeitern verfügt. Durch den Einsatz verschiedener Methoden kannst du deinen zukünftigen Personalbedarf präzise ermitteln. Dazu gehören die Kennzahlenmethode, die Stellenplanmethode und die Trendanalyse. So kannst du proaktiv auf Veränderungen im Markt und innerhalb des Unternehmens reagieren. 

Die qualitative Personalbedarfsplanung ergänzt diese Ansätze. Sie stellt sicher, dass die vorhandenen Mitarbeiter nicht nur in ausreichender Anzahl, sondern auch mit den richtigen Kompetenzen ausgestattet sind. So kannst du sicher und flexible alle Herausforderungen der Zukunft meistern. 

‍