Urlaubsvertretung planen: Tipps und rechtliche Grundlagen

Was ist eine Urlaubsvertretung? 

Unter einer Urlaubsvertretung wird ein Mitarbeiter verstanden, der einen Kollegen während des Urlaubs vertritt. In dieser Zeit übernimmt die Urlaubsvertretung die Aufgaben, oder zumindest einen Teil des beurlaubten Kollegen. Die Urlaubsvertretung sorgt dafür, dass der Betrieb reibungslos weiterlaufen kann, Deadlines eingehalten werden und Projekte nicht verzögert werden. 

Die Urlaubsvertretung ist dabei nicht verpflichtet, alle Aufgaben der Kollegen zu übernehmen. Lediglich die Aufgaben, die mit Deadlines versehen sind oder auf deren Fertigstellung andere Mitarbeiter angewiesen sind. Es sollte vermieden werden, dass Mitarbeiter, denen eine Urlaubsvertretung zugewiesen wurde, aufgrund der zusätzlichen Aufgaben Überstunden leisten müssen. 

Wer ist für die Urlaubsvertretung zuständig? 

Grundsätzlich liegt die Verantwortung für die Organisation der Urlaubsvertretung beim Arbeitgeber. Dieser kann sowohl entscheiden, wer die Urlaubsvertretung übernimmt, als auch Aufgaben unter den Mitarbeitern aufteilen, um eine Überlastung einzelner Mitarbeiter zu verhindern. Allerdings ist in vielen Unternehmen die Urlaubsvertretung eine Sache des Teams. 

Teams müssen ihre Urlaubszeiten so koordinieren, dass sich Vertreter nicht gleichzeitig im Urlaub befinden.

Bei der Verteilung der Urlaubsvertretung sollte beachtet werden, dass die Urlaubsvertretung idealerweise entweder dieselbe Position im Unternehmen hat oder zumindest ähnliche Aufgaben übernimmt. 

Bin ich verpflichtet, eine Urlaubsvertretung zu übernehmen? 

Die Urlaubsvertretung fällt unter das Weisungsrecht des Arbeitgebers. Entsprechen die Vorgaben der Urlaubsvertretung den rechtlichen Rahmenbedingungen, muss sie also übernommen werden. Arbeitnehmer können ihren Arbeitgeber zum Beispiel darauf hinweisen, dass ihnen die Arbeit mit den Aufgaben des Kollegen schwerfällt, wenn die Übergabe beispielsweise unzureichend war oder die Übernahme der zusätzlichen Aufgaben den zeitlichen Rahmen sprengt. 

Urlaubsvertretung ablehnen - wann geht das? 

Folgende rechtliche Rahmenbedingungen müssen auch bei der Urlaubsvertretung eingehalten werden: 

• Die Urlaubsvertretung muss in der Normalarbeitszeit des Vertreters liegen. Das heißt, musst eine Schicht von einem Kollegen übernommen werden, der im Urlaub ist, die nicht in der rechtlich festgelegten Arbeitszeit der Urlaubsvertretung liegt, kann der Mitarbeiter die Vertretung ablehnen. Das gilt zum Beispiel für Nachtschichten oder Arbeitszeit, die vertraglich auf Wochentage beschränkt wurde. 
• Überstunden dürfen im Rahmen einer Urlaubsvertretung nur dann geleistet werden, wenn vertraglich festgelegt wurde, dass Überstunden angeordnet werden dürfen. Steht also im Arbeits- oder Kollektiv- oder Tarifvertrag nicht, dass Überstunden getätigt werden, darf der Mitarbeiter die Urlaubsvertretung ablehnen. 
• Höchstarbeitszeiten dürfen nicht überschritten werden. Grundsätzlich herrscht eine maximale Höchstarbeitszeit von 48 Stunden pro Woche, in Ausnahmefällen und mit anschließendem Ausgleich dürfen auch maximal 60 Stunden pro Woche geleistet werden. Das entspricht einer täglichen Höchstarbeitszeit von 8 bzw. 10 Stunden. 
• Auch Ruhe- und Pausenzeiten müssen eingehalten werden. Mitarbeiter in Urlaubsvertretung müssen nach mindestens 6 Stunden Arbeit 30-minütige Pause machen. Nach 9 Stunden steht ihnen eine Pause von 45 Minuten zu. Zusätzlich muss zwischen dem Arbeitseinsatz eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden. 

Gesetzliche Regelungen der Urlaubsvertretung 

Rund um die Urlaubsvertretung lassen sich folgende rechtliche Besonderheiten festhalten. 

1. Die Verteilung der Urlaubsvertretung unterliegt dem Arbeitgeber. Der Arbeitgeber ist also nicht verpflichtet, eigenständig eine Urlaubsvertretung zu organisieren. 
2. Die Urlaubsvertretung muss zumutbar sein, im Arbeitsbereich des Vertretenden liegen und zu keiner übermäßigen Mehrbelastung des Arbeitnehmers führen. 
3. Sie muss den arbeitsvertraglichen Regelungen entsprechen. Hier ist häufig festgeschrieben, welche Aufgaben im Falle einer Urlaubsvertretung übernommen werden muss und ob Überstunden geleistet werden dürfen. 
4. Urlaubsvertretung darf nur abgelehnt werden, wenn die Aufgaben nicht im Rahmen des Arbeitsvertrags liegen, eine übermäßige Arbeitsbelastung darstellt oder die Aufgaben unzumutbar sind.

Minijobber oder Werkstudenten als Urlaubsvertretung nutzen 

Falls die Aufgaben einer beurlaubten Person nicht von anderen Vollzeitkräften übernommen werden können, ist es eine Möglichkeit, nach Absprache die flexiblen Rahmenbedingungen von Minijobbern oder Werkstudenten zu nutzen. Denn diese können unter gewissen Umständen für einen kürzeren Zeitraum mehr Stunden leisten. Auch in diesem Fall müssen rechtliche Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden und den Vertretern müssen die zusätzlichen Aufgaben zumutbar sein.  

So können Minijobber eine Urlaubsvertretung übernehmen: 

Rechtlich gesehen darf im Rahmen eines Minijobs oder Aushilfen im Jahr maximal 6.572 Euro (Stand: 2025) verdient werden. Das ergibt eine monatliche Grenze von 556 Euro. Allerdings muss die jährliche Grenze nicht regelmäßig aufs Jahr verteilt eingehalten werden. Minijobber dürfen auch für einen gewissen Zeitraum mehr Stunden leisten, wenn sie dafür zu einem anderen weniger arbeiten. 

Du kannst Minijobber oder Aushilfen also beispielsweise für zwei Wochen (wenn es vertraglich nicht anders festgelegt wurde) die Stunden eines beurlaubten Arbeitnehmers übernehmen lassen und ihn dafür zu einem späteren Zeitpunkt und die zusätzliche Arbeitszeit ausgleichen lassen. Auf diese Art und Weise können Minijobber auch einmalig für eine Urlaubsvertretung angestellt werden. 

Hier erfährst du mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen des Minijobs. 

So können Werkstudenten eine Urlaubsvertretung übernehmen: 

Auch für Werkstudenten gilt eine zusätzliche Regelung, die es ermöglicht, mehr Stunden zu leisten. Die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit von 20 Wochenstunden darf während der Semesterferien, abends oder am Wochenende überschritten werden. Insgesamt dürfen die 20 Wochenstunden aber maximal 26 Wochen im Jahr überschritten werden. 

Du kannst also zum Beispiel im Rahmen der Sommersemesterferien die Urlaubsvertretung von Vollzeitkräften auf Werkstudenten aufteilen. Die Stunden müssen nicht wie bei Minijobbern später ausgeglichen werden, sondern können einfach zusätzlich ausgezahlt werden. 

Hier erfährst du mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen von Werkstudenten.