Was ist Vertrauensarbeitszeit?
Die Vertrauensarbeitszeit ist eins der beliebtesten Arbeitsmodelle. Ihre Schlüsseleigenschaft: Mitarbeitende teilen sich ihre Arbeitszeit selbst ein. Wichtig ist nur, dass sie die vorgesehenen Aufgaben erledigen – wann sie mit der Arbeit anfangen und wann sie diese beenden, ist ihnen überlassen. Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass sie ihre täglichen Arbeits- und Pausenzeiten einhalten, die im Vertrag und in den Tarifrichtlinien festgelegt werden. Die genauen täglichen Arbeitszeiten müssen auch nicht mit dem Arbeitgeber abgesprochen werden.
Die eigenverantwortliche Arbeitsgestaltung bei der Vertrauensarbeit zieht sich häufig durch alle Bereiche des Arbeitsalltags. So sind in der Regel keine Anwesenheitspflichten vorgegeben. Andersherum können sich die Mitarbeitenden auf der Arbeit aufhalten, ohne zu arbeiten. Häufig können die Beschäftigten ihren Arbeitsort selbst bestimmen und erhalten eine Möglichkeit zum Vertrauensurlaub.
Wie wird die Arbeitszeit bei Vertrauensarbeit organisiert?
Meistens gibt es bei der Vertrauensarbeitszeit keine Kernarbeitszeit. Allerdings können Arbeitgeber einen Zeitkorridor angeben, innerhalb dessen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit frei gestalten können (z. B. jeden Tag von 6 Uhr bis 22 Uhr).
Wichtig bei der Vertrauensarbeit ist, dass monatlich oder wöchentlich definierte Arbeitsstunden eingehalten werden. Grundlage dafür bilden der Arbeitsvertrag und die gesetzlichen Bestimmungen. Letztere verlangen Folgendes:
Gibt es eine Überstundenregelung bei Vertrauensarbeitszeit?
Im Vergleich zu anderen Modellen werden bei Vertrauensarbeitszeit die Überstunden nicht ausbezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen. Vielmehr pendelt sich die Arbeitszeit durch kürzere Tage wieder auf ein normales Niveau ein.
Der Betriebsrat kann den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit mitbestimmen. Auch bei den Pausen und der Verteilung von Arbeitszeit kann er mitentscheiden. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat darüber informieren, wenn die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit überschritten wird. Der Betriebsrat kann diese aber auch verbieten.
Für wen ist Vertrauensarbeitszeit geeignet?
Die Vertrauensarbeitszeit ist für alle Berufe und Branchen geeignet, in denen das Arbeitsergebnis eine höhere Rolle spielt als die Anwesenheit. Mitarbeitende, die von sich aus eine hohe Eigeninitiative mitbringen, strukturiert an die Aufgaben herangehen und selbstständig arbeiten, können die Freiheiten der Vertrauensarbeitszeit am besten nutzen. In diesen Berufen wird das Arbeitsmodell gern eingesetzt:
Berufe, in denen Vertrauensarbeitszeit gut möglich ist
- Softwareentwicklung
- Telekommunikation
- Redaktionsarbeit
- kreative Berufe
- Beschäftigungen ohne festen Kundenkontakt
- Außendienst
- Verwaltung
Berufe, in denen Vertrauensarbeitszeit meist nicht möglich ist
- Produktion
- Ladengeschäfte
- Präsenzjobs (z.B. Krankenhaus, Pflege)
Voraussetzung für die Vertrauensarbeit sind ein hohes Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden und klare Zielvorgaben, an die sich Mitarbeitende in ihrer Arbeitszeit halten sollen.
Welche Vorteile hat die Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber?
Höhere Arbeitgeberattraktivität
Mit der Vertrauensarbeitszeit schenken Arbeitgeber Mitarbeitenden mehr Flexibilität,die den Arbeitsalltag entzerrt und eine bessere Work-Life-Balance ermöglicht. So erhalten auch Angestellte mit Kindern oder Pflegeverpflichtungen die optimalen Voraussetzungen für eine produktive Arbeit. Aber auch bei der jungen Arbeitnehmergeneration sind flexible Arbeitszeiten beliebt. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels, in denen Bewerber die Wahl zwischen mehreren Unternehmen haben, können flexible Arbeitszeiten der entscheidende Punkt für oder gegen einen Arbeitgeber sein.
Höhere Mitarbeiterproduktivität
Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst gestalten können, sind sie zufriedener und produktiver. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du die Produktivität deiner Mitarbeitenden weiter steigern kannst: So steigerst du die Produktivität deiner Mitarbeitenden: 12 Tipps für Arbeitgeber.
Auffangen von Auftragsschwankungen
Durch Vertrauensarbeitszeit passt sich die Arbeitszeit optimal der Auftragslage an.Leerlauf wird durch Freizeit verhindert und bei mehr Aufträgen können Mitarbeitende längere Arbeitsblöcke einlegen.
Welche Nachteile hat die Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber?
Keine Anerkennung von Mehrarbeit
Klassisch werden bei Vertrauensarbeitszeit die Arbeitszeiten nicht festgehalten. So kann es passieren, dass Mitarbeitende länger arbeiten, um Deadlines einzuhalten, und dabei ihre Pausen- und Ruhezeiten vernachlässigen. Das kann gesundheitliche Folgen haben und sich negativ auf die Produktivität auswirken.
Gefahr der Vertrauensausnutzung
Auch das Gegenteil ist denkbar: Etwa, wenn Mitarbeitende das Vertrauen ausnutzen und weniger Stunden leisten, als im Arbeitsvertrag vereinbart. In der Folge werden Aufgaben unpünktlich oder nicht sorgfältig erledigt.
Wie erfolgt die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit?
Laut dem Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, die die werktägliche Arbeitszeit überschreiten. Konkret bedeutet das:
Arbeitszeiten, die …
- … montags bis samstags über acht Stunden hinausgehen oder
- … an Sonn- und Feiertagen stattfinden
müssen dokumentiert werden.
Die Dokumentationspflicht liegt beim Arbeitgeber – dieser kann sie aber auch an die Mitarbeitenden selbst übertragen. In dem Fall muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden.
Das EuGH-Urteil: Das Aus für die Vertrauensarbeitszeit?
Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof ein Urteil zur Zeiterfassung gefällt, demzufolge die Mitgliedsstaaten Arbeitszeiterfassung in ihren Unternehmen einführen sollen. So sollen Höchstarbeitszeiten beschränkt und Ruhezeiten eingehalten werden. Das Ziel: Die Gesundheit der Mitarbeitenden schützen. Bisher wurde das Urteil noch nicht in deutsches Nationalrecht umgegossen. Dennoch urteilen schon jetzt deutsche Gerichte nach dieser Vorgabe – etwa das Emdener Landgericht, das einer Arbeitnehmerin 20.000 Euro für Überstunden zusprach. Diese wurden im Rahmen von Vertrauensarbeitszeit geleistet. Konkret heißt es im Urteil:
Die Vereinbarung sogenannter „Vertrauensarbeitszeit“ schließt die arbeitgeberseitige „Veranlassung“ in Form einer „Duldung“ von Überstunden nicht aus. Auch schließt sie nicht die Abgeltung von Überstunden aus.
Ähnlich urteilte im September 2022 das Bundesarbeitsgericht in NRW und schnürrt die Schlinge für die Arbeitgebenden in Deutschland nur noch enger. Jetzt hat das Bundesarbeitsministerium nachgezogen und im April 2023 einen ersten Gesetzesentwurf zur "elektronischen Zeiterfassung" vorgelegt.
Erweitert EuGH-Urteil Aufzeichnungspflichten für Unternehmen?
Dass Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit meistens nicht vom Arbeitgeber veranlasst werden und ihm häufig sogar unbekannt sind, rechtfertigt also nicht die fehlende Zeiterfassung. Doch das EuGH-Urteil wird das Arbeitszeitmodell noch weiter beeinflussen. Während schon vorher Überstunden bei der Vertrauensarbeitszeit aufgezeichnet werden sollten, müssen Arbeitgeber jetzt auch normale Arbeitsstunden dokumentieren. Jedoch bedeutet das keinesfalls das Ende für die Vertrauensarbeitszeit. Sie ist weiterhin möglich – nur eben mit Zeiterfassung.
Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit – (k)ein Widerspruch?
Nach dem EuGH-Urteil sorgen sich viele Arbeitgeber darum, die Vorteile von Vertrauensarbeitszeit zu verlieren. Manche sprechen regelrecht vom Tod der Vertrauensarbeitszeit und der Rückkehr der Stechuhr. Allerdings sind solche drastischen Auswirkungen nicht zu erwarten. Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus, sondern ergänzen sich sogar. Denn der Kern von Vertrauensarbeitszeit – die freie Bestimmung von Arbeitszeiten – bleibt durch die Arbeitszeiterfassung unberührt.
Hinzu kommen weitere Vorteile:
1. Transparenz
Arbeitgeber und Mitarbeitende haben jederzeit einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden. So werden Überstunden direkt sichtbar und können ausgeglichen werden – damit es nicht zu einer Situation wie beim Emdener Urteil kommt.
2. Genauigkeit
Mit digitaler Projektzeiterfassung können Arbeitgeber direkt einsehen, wie viele Stunden für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurden. So können minutengenaue Abrechnungen für die Kunden erstellt werden.
3. Prozessoptimierung
Wenn Arbeitgeber genau nachvollziehen können, welche Aufgaben wie viel Zeit benötigen, können sie realistische Aufwandsschätzungen erstellen. Langsame oder unnötige Prozesse fallen auf und können optimiert werden.
4. Konstante Arbeitszeit
Zeiterfassungssysteme berechnen diegesetzlichen, tariflichen oder betrieblichen Arbeitszeiten und zeigen ausgehend davon die verbleibenden Plus- und Minusstunden auf. So pendelt sich die Arbeitszeit regulär ein – konstante Über- oder Unterschreitung von Arbeitsstunden wird verhindert. Das schützt nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für eine höhere Fairness, da alle Beschäftigten gleich viel arbeiten.
5. Vertrauensstärkung
Zeiterfassung für Mitarbeiter soll das Vertrauen stärken – für viele klingt das auf den ersten Blick wie ein Widerspruch. Schließlich wird Zeiterfassung mit Überwachung assoziiert. Allerdings ist eher das Gegenteil der Fall. Auch Mitarbeitende sehen den Vorteil der Transparenz, der mit Zeiterfassung einhergeht.
Voraussetzung dafür ist, dass Arbeitgeber die Einführung des Systems einfühlsam begleiten und deutlich kommunizieren, wie die Angestellten davon profitieren können. Zeiterfassung überwacht nicht, sondern legt Fakten offen. Auf diese Weise kann sie das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden fördern.
Welche Zeiterfassungssysteme eignen sich für Unternehmen mit Vertrauensarbeit?
Die erfassten Arbeitszeiten sollen objektiv, verlässlich und zugänglich sein – so die Forderungen aus dem EuGH-Urteil. Stundenzettel und Excel-Tabellen erfüllen diese Anforderungen nicht oder nur zum Teil. Daher empfehlen wir dir, lieber auf digitale Zeiterfassung per App, am Tablet oder im Browser zurückzugreifen. So bist du nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite, sondern kannst auch Arbeitszeiten im Homeoffice oder bei Remote Work leichter erfassen, die bei Vertrauensarbeitszeit üblich sind.
Mehr über die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice erfahren
Das sollten Arbeitgeber mit Vertrauensarbeitszeit jetzt tun
Das EuGH-Urteil wurde noch nicht in deutsches Recht übersetzt. Experten prognostizieren eine zweistufige Regelung: Das deutsche Gesetz würde eine allgemeine Aufzeichnungspflicht vorgeben, die von Tarif- und Betriebsparteien präzisiert würde. Da jedoch immer mehr Unternehmen nicht an Tarife gebunden sind und keinen Betriebsrat besitzen, ist es wahrscheinlich, dass das Gesetz eine konkrete Auffangregelung für Aufzeichnungspflichten trifft.
Neben genauen Vorgaben ist für Arbeitgeber auch interessant, wie sich das EuGH-Urteil auf die Zeiterfassung von Führungskräften auswirkt. Diese arbeiten aktuell besonders häufig in Vertrauensarbeitsverhältnissen. So könnten auch Führungskräfte in Zukunft verpflichtet sein, ihre Arbeitszeit zu erfassen.
Frühzeitiges Handeln lohnt sich!
Obwohl das endgültige Gesetz noch nicht feststeht, lohnt es sich, sich frühzeitig um das Thema Zeiterfassung Gedanken zu machen. Denn so kannst du Wartezeiten vermeiden, die durch den Ansturm auf die Anbieter entstehen werden. Nutze die Zeit bis zum endgültigen Gesetz, um dich mit den Bedürfnissen und Anforderungen deines Unternehmens an das System auseinanderzusetzen.
Wir von clockin unterstützen dich gern dabei. Mit unserer Checkliste kannst du herausfinden, ob dein Unternehmen bereit für digitale Zeiterfassung ist.
Fazit: Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit unterstützen sich gegenseitig
Das EuGH-Urteil und die damit verbundene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hebeln – entgegen vieler Befürchtungen – Vertrauensarbeitszeit nicht aus. Schließlich können Mitarbeitende weiterhin ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen. Die Änderung besteht darin, dass diese bald aufgezeichnet werden müssen.
Schon jetzt müssen Arbeitgeber Stunden außerhalb der regulären Arbeitszeit dokumentieren. Das zukünftige Gesetz schafft also keine gänzlich neuen Aufzeichnungspflichten, sondern erweitert bestehende.
Mitarbeitende in Vertrauensarbeitszeit schätzen die Freiheit und Eigenständigkeit, die sie dadurch erhalten. Die Angst davor, sie durch das kommende Zeiterfassungsgesetz zu verlieren, ist also durchaus verständlich. Mit Empathie und Feingefühl können Arbeitgeber diese Ängste jedoch lösen.
So kannst du dein Team schon in der Testphase einer Zeiterfassungssoftware einbeziehen und es um Feedback bitten. Indem du die Vorteile der Zeiterfassung für deine Mitarbeitenden hervorhebst, stellst du sicher, dass deine Angestellten sie nicht als Überwachung sehen, sondern den Vorteil der Transparenz erkennen.
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