1. Ineffizienz
Stundenzettel auszufüllen,sie in Excel umzutragen und zu berechnen kostet dich viel Zeit. Besonders lästig wird es dann, wenn manche Angaben immer wieder eingetragen werden müssen – zum Beispiel die Auftragsnummer von Projekten. Statt Feierabend sind lange Büroabende vorprogrammiert.
Aber nicht nur du als Arbeitgeber verlierst mit Stundenzetteln und Excel wertvolle Zeit. Auch die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden wird nicht optimal genutzt. Denn die Minuten, die sie täglich für ihre Stundenzettel benötigen, könnten sie auch in ihre Aufgaben investieren. Manuelle Zeiterfassung verursacht für beide Seiten einen unnötig hohen administrativen Aufwand.
Mit digitaler Zeiterfassung kannst du dir die Zeit zurückholen. Finde mit unserer kostenlosen Checkliste heraus, ob dein Unternehmen bereit für effizienteres Arbeiten ist.
2. Unübersichtlichkeit
Am Ende des Monats liegen auch in kleineren Betrieben schnell Dutzende bis Hunderte Stundenzettel auf dem Tisch. In diesem Zettelchaos den Überblick zu finden, wird schwierig – noch komplizierter ist es jedoch, ihn auch zu behalten.
3. Ungenauigkeit
Händische Zeiterfassung ist ungenau. Fehlerquellen lauern überall:
- Beim Eintragen der Arbeitszeit auf die Stundenzettel runden Mitarbeitende häufig den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende.
- Stundenzettel können verloren gehen.
- Unleserliche Handschriften können die Arbeitsdaten verfälschen.
- Bei der Berechnung in Excel können schnell Fehler passieren – etwa durch falsch angewendete oder fehlerhafte Formeln.
Die Folge: Deine Lohn- und Kundenabrechnungen basieren auf unzuverlässigen Daten.
4. Wirtschaftliche Verluste
Wenn erfolgskritische Berechnungen mit falschen Daten gemacht werden, kann das schnell zu wirtschaftlichen Verlusten führen. So kann es passieren, dass du wegen gerundeter Arbeitszeiten zu viel Gehalt auszahlst oder aufgrund eines Fehlers in der Berechnung eine geringere Bezahlung vom Kunden verlangst, als deinem Unternehmen anhand der realen Arbeitszeiten zusteht. Der zeitliche Aufwand bei Stundenzetteln vergrößert das Problem nur noch. Denn Zeit ist bekanntlich Geld und administrative Zeit ist nicht gut investiert, wenn du sie mit dem richtigen Tool auch automatisieren kannst.
5. Keine Möglichkeit zur Prozessoptimierung
Als Arbeitgeber siehst du erst am Ende, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet wurde. Nach Projektschluss zählst du die Stunden auf den Stundenzetteln zusammen. Folglich gibt es keine Möglichkeit, schon im Prozess nachzuvollziehen, inwieweit die geplanten Stunden ausgeschöpft wurden. So kann es schnell passieren, dass der reale Aufwand den geplanten übersteigt. Das Ergebnis sind unzufriedene Kunden, höhere Kosten und gestresste Mitarbeitende.
6. Unzureichende Vorschrifterfüllung
Nach dem EuGH-Urteil müssen bald alle Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Zwar kann jeder Arbeitgeber selbst bestimmen, wie das konkrete System zur Arbeitszeiterfassung aussehen soll. Allerdings schreibt das EuGH vor, dass die erfassten Arbeitszeiten verlässlich und objektiv sein sollen. Diese Kriterien gelten schon jetzt für die Bewertung von bestehenden Zeiterfassungssystemen.
- Objektivität: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden, wobei die Zeitpunkte nicht geschätzt werden dürfen. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende müssen über die Aufzeichnung Bescheid wissen.
- Verlässlichkeit: Die erfassten Arbeitszeiten müssen gegen Manipulation gesichert sein, sodass im Fall eines Rechtsstreits eindeutige Beweise vorliegen.
- Zugänglichkeit: Der Arbeitgeber und die Mitarbeitenden müssen über den Beginn und das Ende der Arbeitszeit informiert sein. Auf die erfassten Arbeitszeiten müssen beide Parteien jederzeit und unabhängig voneinander Zugriff haben – genauso wie der Betriebsrat und die Aufsichtsbehörden.
Vor dem Hintergrund des Fehlerpotenzials, das Stundenzetteln und Excel-Tabellen innewohnt, ist es fraglich, ob diese Methoden den Vorgaben entspricht. Besser ist es, sich schon jetzt – vor der Umwandlung des Urteils in ein deutsches Zeiterfassungsgesetz – vorzubereiten und sich mit digitaler Zeiterfassung abzusichern.
7. Intransparenz
Stundenzettel und Excel-Tabellen liegen nur dem Arbeitgeber oder den Angestellten vor. Die andere Partei hat also keine Einsicht in die Unterlagen. Das erhöht das Risiko der Manipulation und des Vertrauensmissbrauchs – aber auch der ungewollten Gesundheitsgefährdung, wenn Überstunden nicht erkannt und ausgeglichen werden.
8. Geringe Konkurrenzfähigkeit
Die Zeit, die du und deine Mitarbeitenden für Stundenzettel und Excel-Tabellen aufwendet, hätte auch in die Entwicklung von neuen Produkten oder in die Optimierung des bestehenden Sortiments fließen können. Unnötiger Aufwand ist der Feind von Innovationsfähigkeit. Denn die Konkurrenz schläft nie. Sie legt ihre Arbeitszeiten für die Kunden offen, automatisiert routinierte Abläufe und schafft so neue Kapazitäten für die Kunden. Unternehmen, die die Chance nicht nutzen, riskieren, dass ihre Kunden abwandern – und so zum Gewinn und Wachstum der Konkurrenz beitragen. Die langfristige Zukunft des Unternehmens wird dadurch bedroht.
9. Unattraktives Arbeitgeberimage
Die Generation Z strömt auf den Arbeitsmarkt. Aufgewachsen als Digital Natives, verbringen sie ihre Freizeit auf Instagram und TikTok, geben auf Amazon Bestellungen per One Click auf und arbeiten sich gern in neue Tools ein. Diese Erwartung der Digitalisierung tragen die Talente auch an ihren Arbeitgeber heran.
Junge Bewerber wünschen sich einen digitalen und fortschrittlichen Arbeitgeber. Unternehmen, bei denen sie Stundenzettel schreiben und ihre Urlaubsanträge auf Papier einreichen muss, landen auf der Präferenzliste weit hinten. Das ist besonders vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ein Problem. Wer es nicht schafft, qualifizierte Mitarbeitende für sich zu gewinnen und zu binden, wird langfristig untergehen.
10. Ausbremsen von New Work
Unternehmen, in denen die Angestellten ihre Arbeitszeiten auf Stundenzetteln erfassen, verschließen sich gegenüber der Transformation des Arbeitsmarkts. Dieser verlangt nämlich nach flexiblen Arbeitsmodellen, die mehr Freiheit und Selbstständigkeit für die Mitarbeitenden einräumen. Angefangen mit der Möglichkeit zum Homeoffice bis hin zur individuellen Wahl von Arbeitszeit und Arbeitsort. Neue Strukturen brauchen neue Methoden. In Zeiten von New Work gelten Stundenzettel als überholt.
Wie moderne Arbeitgeber die Zeiten der Mitarbeiter erfassen: Digitale Stechuhr
Die digitale Stechuhr ist die moderne Art, Arbeitszeiten zu erfassen. Es handelt sich um Software, in der sich Mitarbeitende zu Beginn eines Arbeitstages ein- und am Ende ausloggen. Die Pausenzeiterfassung erfolgt mit einem Klick – oder die Zeiten werden automatisch abgezogen. Ebenso können auch Fahrzeiten gebucht und Urlaubsanträge direkt per App eingereicht werden. Die erfassten Arbeitszeiten werden zentral auf einem Server gespeichert. Dort können sie jederzeit vom Arbeitgeber und den Mitarbeitenden eingesehen und über Schnittstellen in Kunden- und Lohnabrechnungen überführt werden. So wird das Zettelchaos entschieden bekämpft.
Auch für KMUs sind Stundenzettel keine Option
Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden müssen ihre wenigen Ressourcen gut verteilen. Große strukturelle Umstellungen gehen dabei im Tagesgeschäft schnell unter. Denn Arbeitgeber fürchten den Aufwand und behalten daher den anfänglich eingeschlagenen Weg über viele Jahre bei. Die Folge: Das Unternehmen arbeitet immer noch mit Stundenzetteln, während die Konkurrenz auf papierlose Büros umsteigt oder den Wandel bereits vollzogen hat.
Es ist verständlich, dass viel beschäftigte KMUs Aufgaben im Arbeitsalltag priorisieren müssen. Allerdings lohnt es sich, Zeit in die Recherche und Auswahl einer digitalen Zeiterfassung zu investieren, um im Nachhinein Zeit zu sparen. Zudem ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems nicht so aufwändig, wie viele Mitarbeitenden befürchten:
- Starte eine kostenlose Testphase und richte das System ein.
- Hol dir zur Unterstützung ein kleines Team dazu, das du intensiv in die Testphase einbindest und um Feedback bittest. Wenn ihr ein größeres Funktionspaket nutzt, könnt ihr nach und nach alle Funktionen testen.
- Nach der Testphase könnt ihr nahtlos in die reguläre Software-Benutzung übergehen und den Benutzerkreis auf alle Mitarbeitenden ausweiten.
Weitere Tipps und Informationen dazu, welche Anforderungen digitale Zeiterfassung für einen Kleinbetrieb erfüllen sollte, findest du in unserem Blogbeitrag: Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Warum es sich lohnt, wie es funktioniert und worauf du achten musst.
Tradition ist keine Rechtfertigung für ausbleibende Digitalisierung
Auch in Traditionsunternehmen werden feststehende Strukturen und Prozesse oft über einen längeren Zeitraum beibehalten. Allerdings ist es wichtig, darüber zu reflektieren: Sind diese Strategien wirklich effektiv? Gibt es bessere Alternativen? Eine genaue Analyse macht Handlungspotenziale klar sichtbar. Tradition und Modernität schließen sich nicht aus, sondern können sich sinnvoll ergänzen.
Fazit: Stundenzettel sind überholt
Auf dem sich schnell verändernden Arbeitsmarkt wird Digitalisierung zu einer Notwendigkeit, weniger zu einer Wahl. Unternehmen, die an veralteten Methoden wie Stundenzettel festhalten, werden von der Konkurrenz überholt und verlieren den Anschluss.
Es ist Zeit, umzudenken. Digitale Zeiterfassung ist eine einfache Möglichkeit, routinierte Prozesse zu automatisieren und so Zeit und Kosten zu sparen, die für die Geschäftsentwicklung frei werden. Besonders vor dem Hintergrund des zukünftigen Zeiterfassungsgesetzes ist es wichtig, sich schon jetzt mit verschiedenen Systemen auseinanderzusetzen.
Mit clockin kannst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden per App, im Browser oder am Tablet festhalten. Da die Erfassung ortsunabhängig auf allen Geräten funktioniert, können auch Mitarbeitende im Home Office problemlos darauf zugreifen und müssen keine Stundenzettel nachträglich einreichen.
