Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit: Ist das Arbeitszeitkonto die Lösung?

Arbeitszeitkonto - Flexibilität oder Falle? 

Das Arbeitszeitkonto wird genutzt, um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers über einen längeren Zeitraum zu erfassen. Diese erfassten Stunden können so mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit abgeglichen werden. 

Das Arbeitszeitkonto dient dazu, sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber mehr Flexibilität zu bieten. Mithilfe des Arbeitszeitkontos können Arbeitgeber schwankende Arbeitsaufträge besser ausgleichen und Mitarbeiter die Arbeitszeiten besser ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Doch aufgepasst: Das Arbeitszeitkonto ermöglicht auch Minusstunden oder Überstunden anzuhäufen, die rechtzeitig wieder ausgeglichen werden müssen. 

Das Arbeitszeitkonto biete also sowohl Vor- als auch Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Flexibilität und der Ausgleich von Arbeitsspitzen sind dabei sowohl für Arbeitnehmer und Arbeitgeber große Vorteile des Arbeitszeitkontos. Aber gleichzeitig müssen auch die Nachteile des Arbeitszeitkontos beachtet werden: Überstunden und Minusstunden müssen immer im Blick behalten werden und es gilt im Vorhinein viele Absprachen zu treffen. 

Überstunden, Minusstunden und Kurzzeitarbeit: Wie funktioniert der Ausgleich? 

Das Arbeitszeitkonto ermöglicht flexibel auf unterschiedliche Arbeitsbelastungen zu reagieren. Doch wie funktioniert dieser Ausgleich von Überstunden und Minusstunden und was passiert mit dem Arbeitszeitkonto bei Kurzarbeit? 

Wie werden Überstunden gesammelt und abgebaut?

Wenn Arbeitnehmer mehr Stunden leisten, als vertraglich vereinbart, werden diese auf dem Arbeitszeitkonto als Überstunden gutgeschrieben. Der große Vorteil eines Arbeitszeitkontos ist, dass diese Überstunden nicht sofort ausgeglichen werden müssen. Stattdessen können sie über einen längeren Zeitraum angesammelt werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kann der Mitarbeiter dann je nach Bedarf diese Stunden durch Freizeit, in wenigen Fällen auch durch finanzielle Vergütung, ausgleichen. 

In vielen Unternehmen erfolgt der Überstundenausgleich in Form von Freizeitausgleich. Das bedeutet, Arbeitnehmer können die gesammelte Stunden später in Anspruch nehmen, um früher Feierabend zu machen, einzelne Tage freizunehmen oder sogar länger Auszeit zu genießen. Es ist aber wichtig, zuvor klare Regelungen festzulegen: Wann und wie werden diese Überstunden abgefeiert? Wann verfallen die Überstunden? Letzteres ist vertraglich oder durch Unternehmensrichtlinien festgelegt. 

Was passiert, wenn ich zu wenig arbeite? 

Minusstunden entstehen, wenn Arbeitnehmer weniger Stunden arbeiten als vertraglich festgelegt. Das kann verschiedenen Gründe haben. Zum Beispiel fallen Arbeitsaufträge geringer aus. Auch persönliche Gründe des Arbeitnehmers können zu Minusstunden führen. In solchen Fällen werden die fehlenden Stunden auf dem Arbeitszeitkonto als Minusstunden verbucht. 

Ob und wie diese Minusstunden nachgearbeitet werden, hängt stark von den internen Unternehmensregelungen und dem jeweiligen Arbeitsvertrag ab. In vielen Fällen wird erwartet, dass die Minusstunden zu einem späteren Zeitpunkt durch Überstunden ausgeglichen werden. Falls ein Arbeitnehmer zum Beispiel in einer Woche weniger Stunden geleistet hat, kann er diese Stunden in einer anderen Woche durch Überstunden ausgleichen. Arbeitgeber sollten jedoch vermeiden, dass Arbeitnehmer dauerhaft ins Minus rutschen. Neben dem Stress, der ausgelöst wird, um diese Stunden wieder auszugleichen, kann es auch einen negativen Einfluss auf die Arbeitsmoral und das Vertrauen haben.  

Welche Auswirkungen hat Kurzarbeit auf das Arbeitszeitkonto?

Ein Sonderfall für Arbeitszeitkonten ergibt sich bei Kurzarbeit. In Phasen von Kurzarbeit arbeiten Arbeitnehmer weniger oder gar nicht. Ein Teil ihres Gehalts wird dann durch das Kurzarbeitergeld ersetzt. Doch was passiert mit dem Arbeitszeitkonto in dieser Zeit? 

Grundsätzlich gilt: Während der Kurzarbeit wird der Ausgleich von Überstunden oder Minusstunden ausgesetzt. Das bedeutet, dass Überstunden nicht abgebaut und Minusstunden nicht nachgearbeitet werden müssen. Allerdings gibt es Ausnahmen. Arbeitgeber dürfen zum Beispiel unter bestimmten Bedingungen verlangen, dass angesammelte Überstunden vor Beginn der Kurzarbeit abgebaut werden. 

Das Arbeitszeitkonto bleibt während der Kurzarbeit in der Regel unverändert bestehen und wird erst nach Ende der Kurzarbeitsphase wieder regulär geführt. Arbeitnehmer sollten daher genau prüfen, welche Regelungen ihr Unternehmen in Bezug auf Arbeitszeitkonten und Kurzarbeit trifft. 

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Rechte und Pflichten rund ums Arbeitszeitkonto

Das Arbeitszeitkonto bietet sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber viele Vorteile. Es braucht aber genauso klare Regeln und Absprachen, um Missverständnisse und rechtliche Konflikte zu vermeiden. Wer sich mit einem Arbeitszeitkonto auseinandersetzt, sollte die rechtlichen Rahmenbedingungen genau kennen. 

Muss ich ein Arbeitszeitkonto akzeptieren? 

Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer nicht dazu gezwungen werden, ein Arbeitszeitkonto zu führen. Zumindest nicht, solange es nicht zuvor im Arbeitsvertrag oder in einer entsprechenden Betriebsvereinbarung festgelegt wurde. Wenn ein Unternehmen ein Arbeitszeitkonto einführen möchte, muss dies in Abstimmung mit den Arbeitnehmern und dem Betriebsrat erfolgen. In Betrieben ohne Betriebsrat ist die individuelle Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. 

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Als Arbeitnehmer solltest du vor der Unterzeichnung eines Vertrags prüfen, ob und welche Regelungen zum Arbeitszeitkonto enthalten sind. 

Wie viele Stunden dürfen auf ein Arbeitszeitkonto? 

Jedes Arbeitszeitkonto muss eine Höchstgrenze haben, die besagt, wie viele Überstunden ein Arbeitnehmer maximal anhäufen darf. Diese Höchstgrenze darf sich maximal auf 8 Arbeitsstunden pro Tag, bzw. in Ausnahmefällen 10 Stunden pro Tag stützen. 

Wie hoch diese Höchstgrenze am Ende ist, ist von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich. Viele Unternehmen legen eine maximale Überstundenzahl von 150 Stunden pro Jahr fest. 

Was muss vertraglich festgehalten werden? 

Damit die Führung eines Arbeitszeitkontos rechtlich in Ordnung ist, sollten einige Punkte im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung klar geregelt sein. Diese Vereinbarung umfassen untere anderem: 

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• Erfassung der Arbeitszeiten: Vertraglich sollte vor Einführung des Arbeitszeitkontos auf jeden Fall festgehalten werden, wie die Arbeitszeiten erfasst werden. Das geht zum Beispiel über die digitale Zeiterfassung. Auch die Transparenz für den Arbeitnehmer, jederzeit seine Stunden einsehen zu können, sollte gewährleistet sein. 
• Ausgleichsregelungen: Im Vertrag sollte festgehalten werden, wie und wann Überstunden und Minusstunden ausgeglichen werden - ob durch Freizeitausgleich oder finanzielle Vergütung. 
• Maximale Anzahl an Stunden: Oft gibt es ein Limit, wie viele Stunden auf das Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder ins Minus gehen dürfen. Diese Grenze sollte im Vertrag klar benannt werden. So können zu viele Überstunden oder Minusstunden verhindert werden. 
• Verfallen von Überstunden: Ein oft kritischer Punkt ist, wann Überstunden verfallen können. Ohne klare Regelungen besteht das Risiko, dass erarbeitet Überstunden nach einer bestimmten Frist nicht mehr verwendet werden können. Daher sollten Bedingungen für den Überstundenverfall im Arbeitsvertrag eindeutig geregelt sein. 

Welchen Pflichten muss der Arbeitgeber nachkommen? 

Laut dem Arbeitszeitgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer genau zu dokumentieren und zu überwachen. Das Arbeitszeitkonto dient in diesem Fall als Teil der Erfassung. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, insbesondere in Bezug auf die maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche. 

Wichtig ist hier auf der Datenschutz: Die erfassten Daten zum Arbeitszeitkonto müssen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung behandelt werden. Das heißt, Daten dürfen nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden. Im Rahmen des Arbeitszeitkontos bedeutet das, die Arbeitszeiten dürfen nur dazu genutzt werden, sicherzustellen, dass die Regeln des Arbeitszeitgesetzes und die vertraglich festgelegten Vereinbarungen eingehalten werden.  Dabei behalten Arbeitnehmer immer das Recht, Einsicht in diese Daten zu bekommen. 

Welche Rechte haben Arbeitnehmer? 

Ein Arbeitszeitkonto darf nicht dazu führen, dass Arbeitnehmer übermäßig viele Überstunden ansammeln und dauerhaft über ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus arbeiten müssen. Daher gilt es rechtliche Schutzmechanismen, die sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre Rechte behalten: 

• Höchstarbeitszeiten: Auch mit einem Arbeitszeitkonto dürfen die gesetzlich festgelegten Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden. Das Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass die tägliche Arbeitszeit in der Regel 8 Stunden nicht überschreiten darf. In Ausnahmefällen sind 10 Stunden möglich, die innerhalb von 6 Monaten ausgeglichen werden müssen. 
• Freizeitanspruch: Arbeitnehmer haben ein Anrecht darauf, dass Überstunden zeitnah durch Freizeit ausgeglichen werden. Arbeitgeber dürfen nicht dauerhaft verhindern, dass Arbeitnehmer ihre Überstunden abbauen. 
• Klarheit bei Minusstunden: Arbeitgeber dürfen nicht willkürlich Minusstunden auf das Arbeitszeitkonto verbuchen. Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto entstehen nur, wenn der Arbeitnehmer aus eigenem Verschulden weniger arbeitet, als vereinbart. 

So führst du in 3 Schritten ein Arbeitszeitkonto in deinem Unternehmen ein 

1. Welche Form von Arbeitszeitkonten führst du ein? 

Du solltest dich bei der Einführung eines Arbeitszeitkontos erst einmal die Frage stellen, wie diese aussehen soll. Du kannst ein Arbeitszeitkonto zum Beispiel im Rahmen schon bestehender Arbeitszeitmodelle wie der Gleitzeit oder auch Vertrauensarbeitszeit einführen. In diesen Fällen dient das Arbeitszeitkonto vor allem dazu, den Mitarbeitern ihre Flexibilität zu erhalten, aber dennoch Arbeitszeiten erfassen zu können. 

Häufig wird das Arbeitszeitkonto aber auch in Zeiträumen festgesteckt. So entstehen Modelle wie das Jahresarbeitszeitkonto, das Langzeitkonto oder Kurzeitkonto. Mit diesen Modellen können saisonale Veränderungen in den Arbeitsaufträgen ausgeglichen und Mitarbeitern längere Planungen ermöglicht werden - zum Beispiel für ein Sabbatical, den Ruhestand oder der Elternzeit.

Du musst also erst einmal festlegen, welche Art des Arbeitszeitkontos für dich am besten passt.

2. Welche Rechte und Pflichten muss ich kommunizieren?  

Hast du dich für eine Art des Arbeitszeitkontos entschieden, solltest du dir auf Grundlage der Rechte und Pflichten von dir als Arbeitgeber, aber auch die deiner Mitarbeiter, einen Überblick über neue Richtlinien machen. 

• Welche Höchstgrenzen setze ich für die Arbeitszeitkonten fest? 
• Ab wann verfallen Überstunden? 
• Wie werden Überstunden abgebaut - durch finanziellen Ausgleich oder Freizeit?
• Bis wann müssen Minusstunden abgearbeitet werden? 

3. Welches Tool nutze ich, um den bürokratischen Aufwand kleinzuhalten? 

Der letzte Schritt ist die Entscheidung für das richtige Tool, mit dem du die Arbeitszeiten für das Arbeitszeitkonto erfasst. Wenn dein erster Gedanke jetzt Zettel und Stift ist und dir direkt Kopfschmerzen bereitet, können wir dich beruhigen. Es gibt digitale Lösungen, die dir die Arbeit abnehmen. 

Mit der clockin App kannst du das Arbeitszeitkonto ohne großen Aufwand stressfrei in deinem Unternehmen einführen. Dein Mitarbeiter stempeln ihre Arbeitszeiten entspannt per App oder Tablet Terminal. In der App haben sie immer Einsicht in die erfassten Stunden und sehen, wenn sie Überstunden abbauen oder Minusstunden ausgleichen müssen. Gleichzeitig hast du über das Büro-Center von überall als eine Übersicht über die geleisteten Stunden und kannst in besonderen Fällen rechtzeitig eingreifen.