Was sind digitale Urlaubsanträge?
Der klassische Urlaubsantrag ist ein Formular, dass händisch vom Arbeitnehmenden ausgefüllt und bei der Personalabteilung oder direkt beim Arbeitgebenden eingereicht wird. Hier wird das Dokument bearbeitet und die Daten meist in eine Exceltabelle oder einen analogen Kalender eingetragen.
Der digitale Urlaubsantrag unterscheidet sich, indem er nicht auf Zettel, sondern digital über eine Software eingereicht wird. Der Antrag wird ebenfalls online im jeweiligen System bearbeitet. Wie genau dieser Prozess stattfinden, hängt vom Anbieter ab.
Warum du auf digitale Urlaubsanträge setzen solltest
Im grundsätzlichen Prozess unterscheiden sich der analoge und digitale Antrag kaum. In beiden Fällen wird ein Formular ausgefüllt und an die zuständige Person weitergeleitet und hier weiterverarbeitet. Doch unterscheiden sich diese beiden Prozesse in ihren tatsächlichen Arbeitsschritten erheblich. Hier sind fünf Gründe, warum du auf jeden Fall auf die digitale Variante setzen solltest:
1. Fehleranfälligkeit
Händisches Ausfüllen, Einreichen, Bearbeiten, Eintragen – dieser Prozess ist stark abhängig von der Sorgfältigkeit des Bearbeitenden. Ein Zahlendreher, das Einsortieren in den falschen Ordner, ein fehlerhafter Blick auf das Datum, schon ist der Antrag nicht für Juli, sondern September gesetzt oder gar nicht für die richtige Person. Solche Fehler können immer passieren und sind leicht zu beheben – wenn sie früh genug erkannt werden. Ist das nicht der Fall, können die Folgen allerdings zu viel Stress und Unruhe führen. Mit der digitalen Variante stehen die Daten klar fest, sobald der Arbeitnehmer den Antrag abgeschickt. Das System speichert alle wichtigen Zahlen über jeden Arbeitsschritt hinweg. So passieren deutlich weniger Fehler.
2. Zeitersparnis
Das händische Bearbeiten kann richtig aufwendig werden: Formular heraussuchen, ausfüllen, auf der Arbeit einreichen, Daten händisch eintragen und Antragsbestätigung weitergeben. Jeder dieser Arbeitsschritt raubt wertvolle Zeit. Mit digitalen Anträgen hingegen ist der Antrag in Sekunden erstellt und wird mit einem Klick an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Hier ploppt die Nachricht auf und kann innerhalb kürzester Zeit durch einen integrierten Kalender und alle wichtigen personenbezogenen Daten, wie die Anzahl der noch offenen Urlaubstage, stressfrei bearbeitet werden. Die Bestätigung der Bearbeitung erhält der Arbeitgebende automatisch per E-Mail. Wenn alles glattläuft und es keine Überschneidungen gibt, kann dieser Prozess wenige Minuten dauern.
3. Mobilität
Der Urlaub wird zu Hause auf dem Sofa geplant, warum also nicht auch direkt von hier aus den Antrag stellen? Mit digitalen Urlaubsanträgen geht das. Der Antrag kann per Mobiltelefon oder am PC erstellt werden. Mit wenigen Klicks ist der Urlaub angefragt und kann direkt bearbeitet werden.
4. Immer den Überblick behalten
In vielen Unternehmen werden Urlaubstage noch in einem Kalender im Pausenraum eingetragen. Dazu existiert vielleicht noch eine Exceltabelle mit den genommenen und noch ausstehenden Urlaubstagen. Für Unternehmen mit wenig Mitarbeitenden oder fest vorgegebenen Urlaubstagen aufgrund von Betriebsurlaub kann diese Variante gut funktionieren. Doch sobald das nicht mehr der Fall ist, herrscht schnell Chaos. Digitale Urlaubsanträge bieten dir die Möglichkeit, alle beantragten und genehmigten Urlaube auf einen Blick zu haben.
5. Schnellere Bearbeitung
Das Horrorszenario: Der Urlaubsantrag wird gestellt und der Zettel geht verloren, wird falsch einsortiert oder fälschlicherweise weggeschmissen. Die Folge: Der Urlaub muss wieder storniert werden, kann nicht mit dem Partner oder der Familie genommen werden oder es kommt zu Unstimmigkeiten im Team, wer den Antrag zuerst gestellt und damit das Anrecht auf den Zeitraum hat. Alles in allem: keine schöne Lösung! Wäre der Antrag online gestellt worden, wäre er nicht verloren gegangen, sondern innerhalb von Minuten bearbeitet worden. Die Flüge hätten rechtzeitig gebucht und die Überschneidung frühzeitig erkannt werden können.
Das richtige Tool für dein Unternehmen
Jetzt ist nur die Frage: Mit welchem Tool kann ich das umsetzen? Auf dem Markt gibt es viele Lösungen. Digitale Urlaubsanträge sind meist auch nur eine Funktion von vielen dieser Lösungen. So ist der digitale Urlaubsantrag nur ein Schritt der Digitalisierung deines Unternehmens. Nebenbei kannst du ebenfalls Themen wie die Zeiterfassung oder deine Projektdokumentation mithilfe von Apps digitalisieren.
Mit clockin hast du das Komplettpaket: Gebaut für die digitale Zeiterfassung ermöglicht dir clockin das gesamte Abwesenheitsmanagement deines Unternehmens digital zu organisieren. Urlaubsanträge werden per App gestellt und können direkt von den zuständigen Personen im sogenannten Büro-Center bearbeitet werden.
