Projektzeiterfassung - ein vernachlässigtes Tool
Die Projektarbeit ist ein Standard in der Dienstleistungsbranche, egal ob im Handwerk, der Beratungsbranche oder im Pflegesektor. Dabei werden Arbeitsstunden im Kundenauftrag verrichtet. Aber nicht immer werden die Stunden separat erfasst. Selbst wenn das Unternehmen ein System zur Zeiterfassung hat, werden Projektzeiten nicht unbedingt eigenständig dokumentiert.
Dabei ist Projektzeiterfassung kein Thema, dass einfach unter den Tisch gekehrt werden sollte. Wir haben dir 4 Gründe zusammengestellt, warum du auf Projektzeiterfassung setzen solltest:
1. Umsatzsteigerung
Die London Business School hat im Rahmen einer Studie in Großbritannien festgestellt, dass allein im Beratungssektor 15 % der verrechenbaren Tätigkeiten nicht in Rechnungen erfasst werden. An dieser Stelle wird also Geld dabei verloren, nicht genau zu erfassen, wie viele Stunden in dem jeweiligen Projekt geleistet werden.
Auf das Jahr gerechnet können 15 % einen großen Unterschied machen. Mit der Erfassung von Projektzeiten können Rechnungen also korrekt erstellt werden, Stunden werden nicht unvergütet verrichtet und du erhältst die korrekte Entgeltung deines Verdiensts.
2. Gewinnbringung
Im Rahmen der Gewinnbringung ist es wichtig zu ermessen, wie Gewinnbringend ein Projekt wirklich sein wird. Hierzu benötigt es nicht nur den Umsatz zu betrachten, sondern auch einen genaueren Blick auf die Ressourcenverwaltung und die Messung der Dauer bestimmter Aufgaben oder Arbeitsabläufe zu werfen.
Um also die Reliabilität deines Projektes zu erfassen, musst du Erfahrungen aus alten Projekten ziehen. Diese Daten erhältst du nur durch klare Dokumentation. Die Daten helfen dir nicht weiter, wenn sie in der Zettelwirtschaft stehen und verloren gehen. Die digitale Projektzeiterfassung ermöglicht dir, mit wenig Aufwand an diese Informationen zu gelangen und so in der Zukunft deine Projekte besser auswerten zu können und die Umsätze deines Unternehmens signifikant zu steigern.
3. Projektmanagement
Laut einer Studie der HAYS scheitert fast jedes sechste Projekt. In über 70 % der Fälle ist der Grund dafür ein mangelhaftes Projektmanagement. Beim Projektmanagement ist die Zeiterfassung nützlich für die Ressourcenverwaltung und die Messung der Dauer bestimmter Aufgaben oder Arbeitsabläufe. Um also erfolgreich Projekte umzusetzen – egal in welcher Branche – benötigt es Informationen aus vorherigen Projekten. Mit der Erfassung der Arbeitszeiten auf Projekte, aber auch der Erfassung einzelner Tätigkeiten kann eine saubere Kontrolle und die reibungslose Umsetzung der Projekte gewährleistet werden.
4. Arbeitszeit
Eine Studie der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) zum souveräne Umgang mit Arbeitszeit in Projekten 2023 stellt fest, dass bei fast 50 % der Arbeitnehmende in Projektarbeit ihre Arbeitszeit durch ihre Projekte bestimmt wird – je umfangreicher die Projekte, desto mehr arbeiten sie. Nur 64 % der Befragten nutzen in ihrem Unternehmen irgendeine Form der Zeiterfassung. Auf die Fragen, welche Folgen der frei gestaltete Umgang mit der Arbeitszeit hat, gaben 60 % an, länger/mehr arbeiten, als sie eigentlich müssen.
Arbeitszeiterfassung im Allgemeinen, aber vor allem auch die Projektarbeitszeit ermöglicht einen Ausgleich dieser Zahlen.
Digitale Projektzeiterfassung
Digitale Projektzeiterfassung mit clockin ermöglicht dir die vollständig digitale Auftragsabwicklung von der ersten Arbeitsminute Minute bis zu Rechnungserstellung dank der lexoffice Schnittstelle. Deine Mitarbeiter können flexibel mit dem Smartphone oder per PC-Browser Arbeitszeiten erfassen und sich direkt in einen Auftrag einstempeln. Das geht sowohl stationär, mobil von unterwegs, oder aus dem Home-Office. Als Vorgesetzter kannst du die Zeiten einsehen, anpassen oder mit wenigen Klicks direkt an lexoffice übermitteln.
Die digitale Projektzeiterfassung ermöglicht dir also nicht nur von den Vorteilen der Projektzeiterfassung zu profitieren, sondern auch Prozesse in deinem Unternehmen, wie die Rechnungsstellung, zu automatisieren. Was im ersten Moment also vielleicht nach mehr Aufwand klingt, wird dir im Nachhinein Zeit einsparen und zusätzlich Daten erheben, die für eine effiziente und gewinnbringende Arbeitsprozesse essenziell sind.
