Damit Sie auch die Skeptiker in Ihrem Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugen können, möchte wir Ihnen im Folgenden 5 Argumente an die Hand geben. Denn um ein erfolgreiches Zukunftskonzept zu entwickeln, sollten Sie diese Veränderungen nicht zu lange aufschieben.
1. Endlich Schluss mit Zettelwirtschaft
Von Tag zu Tag türmen sich immer mehr Zettel auf dem Schreibtisch. Seien es wichtige Dokumente oder Post-its, die einen an die zu erledigenden Aufgaben erinnern sollen. Nach kurzer Zeit verliert man den Überblick und ist erst einmal damit beschäftigt, eine Struktur in das Chaos zu bringen. Digitalisierung kann dem ein Ende setzen: Statt in Papierform liegen die relevanten Informationen nun digital vor und können strukturiert in Ordnern abgelegt werden. Das bedeutet aber natürlich nicht, dass handgeschriebene Erinnerungszettel nicht mehr erlaubt sind.
Oftmals erfolgt die Erfassung von Arbeitszeiten oder die Projektdokumentation noch handschriftlich. Da ist es keine Seltenheit, dass Zettel abhanden kommen oder in der Hektik des Alltags untergehen. Eine digitale Erfassung erspart nicht nur Ihnen viel Arbeit, auch Ihre Mitarbeiter sind so auf der sicheren Seite und müssen die Dokumente nicht aus der Hand geben.
2. Know-How statt zeitraubender Bürokratie
Jeder kennt die ein oder andere unliebsame Aufgabe, die täglich anfällt und erledigt werden muss. Durch die Digitalisierung von Prozessen ist es möglich, standardisierte Prozesse zu automatisieren. Administrative Büroarbeiten und lästige Bürokratie können so auf ein Minimum heruntergefahren werden. Dabei geht es geht keineswegs darum, Mitarbeiter durch Technik zu ersetzen. Vielmehr wird dadurch Zeit geschaffen, die Ihre Mitarbeiter für wirklich relevante, die eigentliche Tätigkeit betreffende Aufgaben aufwenden können.
3. Effizienteres Arbeiten
Dokument ausdrucken - unterschreiben - wieder einscannen. Ein ineffizienter, zeitraubender Vorgang. Wieso diesen also nicht einfach durch eine digitale Unterschrift ersetzen?
Dies ist nur ein beispielhafter Prozess, der durch die Digitalisierung wesentlich effizienter gestaltet werden kann. Auch Absprachen, Terminabstimmungen oder der Austausch von Dokumenten kann einfach online erfolgen. Digitalisierung bedeutet aber nicht, dass alles online ablaufen muss. Team-Meetings, gemeinsame Kaffeepausen oder der persönliche Austausch im Büro sind natürlich dennoch möglich.
4. Arbeiten von jedem Ort
Ein Handwerker muss vorbeikommen oder das eigene Kind ist krank. Hin und wieder stehen Arbeitgeber aller Branchen vor der Herausforderung, ihre regulären Arbeitszeiten und andere anstehende Termine unter einen Hut zu bekommen. Ausweichen aufs Home-Office ist jedoch in vielen Fällen nicht möglich, da der benötigte Computer oder die erforderlichen Unterlagen nur im Betrieb verfügbar sind. Unternehmen, die Prozesse digitalisieren, bieten ihren Arbeitnehmern hier mehr Flexibilität und Freiheiten: Je nach Vereinbarung kann regelmäßig oder in besonderen Situationen auch von zu Hause aus gearbeitet werden.
5. Zukunftsperspektive
Digitalisierung ist der Schlüssel für ein zukunftsfähiges Unternehmenskonzept. Sowohl wenn es darum geht, sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten, als auch bei der Suche nach weiteren Mitarbeitern. Für Unternehmen führt heutzutage meist kein Weg mehr an der Digitalisierung vorbei. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen danken, wenn Sie jetzt den Grundstein dafür legen, dass Ihr Unternehmen auch in einigen Jahren noch ein attraktiver Arbeitsplatz ist.
Die Liste der Vorteile könnte noch unendlich fortgesetzt werden. Letztlich ist es wichtig, dass Sie als Geschäftsführer keinen Alleingang machen, sondern Ihre Mitarbeiter aktiv in die Veränderungsprozesse mit einbinden. Etablieren Sie eine offene Gesprächskultur und gehen Schritt für Schritt vor. So verhindern Sie, dass sich jemand überfordert fühlen könnte und geben allen genug Zeit, sich an die veränderten Prozesse zu gewöhnen. Der Start in Ihre digitale Zukunft sollte ein Teamprojekt sein!
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