Was ist die rechtliche Grundlage?
Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts, das im Dezember 2022 veröffentlicht wurde, stehen neue Vorgaben der Zeiterfassung für deutsche Unternehmen fest: Arbeitgebende sind dazu verpflichtet, ein System zur Zeiterfassung einzuführen. Wie diese aussehen müssen, soll ein noch ausstehendes Gesetz zur Arbeitszeiterfassung festlegen. Ein erster Entwurf wurde der Bundesregierung im April 2023 vorgelegt und wird jetzt geprüft.
1. Nutze die volle Manpower
Natürlich bist du am Ende die Person, die entscheidet, welches System der Zeiterfassung in deinem Unternehmen eingeführt wird. Du kannst dir allerdings den ersten Schritt - das Recherchieren - erleichtern, in dem du deinen Mitarbeitenden ermöglichst, Lösungen der Arbeitszeiterfassung einzureichen – denn von denen gibt es viele auf dem Markt. Das kann dir einiges an Arbeit abnehmen. Und wer weiß: Vielleicht haben deine Mitarbeitenden schon in früheren Jobs Erfahrungen gemacht oder können Empfehlungen von Bekannten weitergeben.
2. Kündige Veränderungen frühzeitig an
Setze deine Mitarbeitende nicht vor vollendete Tatsachen. Nimm sie mit durch den Prozess: Kündige die Einführung eines Systems frühzeitig an, damit sie sich darauf vorbereiten können. Vielleicht kommen schon vorher Fragen auf, die du klären kannst, bevor es in der ersten Zeit zu Fehlern kommt.
3. Fang klein an
Gerade wenn du viele nicht so technikaffine Mitarbeitende hast, kann es sinnvoll sein, in kleinen Testgruppen zu starten. Diese Gruppe sollten bestenfalls aus unterschiedlichen Charakteren bestehen (Jung und Alt, Berufserfahrene und Quereinsteiger), die zunächst das System zur Zeiterfassung testen, bevor es im gesamten Unternehmen eingeführt wird. So hast du schon eine Gruppe an Experten, die in den nächsten Phasen die Fragen ihrer Kollegen beantworten können.
4. Bleib offen
Fahre dich nicht auf ein System fest. Was für dich gut funktioniert, kann auf Mitarbeiterebene zu Herausforderungen führen. Gerade im Bereich der Zeiterfassung sieht der Admin Bereich ganz anders aus, als die Mitarbeiteransicht. Auch wenn die Analysetools und Mitarbeiteransicht gut funktioniert, können Mitarbeitenden beispielsweise im Ein- und Ausstempeln per Chip immer wieder auf Probleme stoßen. Versuche das Produkt rund um zu betrachten und die richtige Entscheidung nicht nur für dich, sondern auch für deine Mitarbeitenden zu treffen.
5. Etabliere eine positive Fehlerkultur
Gerade bei neuen Arbeitsprozessen kann es schnell mal zu Fehlern kommen. Vielleicht vergisst einer deiner Mitarbeiter zu Beginn sich in Pausen zu stempeln oder lässt die Uhr nach Feierabend noch weiterlaufen. Auch deine Mitarbeitende müssen sich an die neuen Prozesse gewöhnen, gerade wenn sie das Erfassen ihrer Zeiten noch nicht gewohnt sind. Ermuntere sie, sich mit dem System auseinander zu setzen und tadle sie nicht für Kleinigkeiten. Falsch gestempelte Zeiten können im Nachhinein korrigiert werden und jede Minute, die du in die Einarbeitung investiert, wird sich hinter raus rentieren.
6. Nimm Ängste
Neue Tools und Veränderung im Arbeitsalltag lösen in manchen Arbeitnehmenden Ängste, Sorgen und Widerstände aus. Doch eine erfolgreiche Integration neuer Arbeitsprozesse kann nur gemeinsam gelingen. Du merkst, dass vereinzelt Mitarbeitende Schwierigkeiten mit der Umstellung haben? Hier können unterschiedliche Persönlichkeitstypen deiner Mitarbeitenden relevant sein. Du findest einen ausführlichen Leitfaden zum Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeitstypen in deinem Unternehmen hier.
7. Kommuniziere neue Regelungen
Zurzeit wird in vielen Unternehmen noch mit dem Arbeitsmodell der Vertrauensarbeitszeit gearbeitet. Die Arbeitszeiterfassungspflicht scheint da einen Strich durch die Rechnung zu setzen. Wie kann Vertrauensarbeitszeit funktionieren, wenn jede gearbeitete Stunden erfasst wird? Nun, das Erfassen der Arbeitsstunden muss nicht dazu führen, dass die geleisteten Stunden kontrolliert werden und nach Stundenkonto gearbeitet wird. Der Grundgedanke der Arbeitszeiterfassungspflicht liegt darin, kontrollieren zu können, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird, das heißt:
- Es wird nicht mehr als sechs Stunden am Stück ohne Pause gearbeitet
- Ruhezeiten werden eingehalten
- Pausenzeiten werden eingehalten
Mehr zu den gesetzlichen Vorgaben der Ruhe- und Pausenzeiten erfährst du hier.
Du musst also nicht deine gesamte Unternehmenskultur umkrempeln, nur weil Zeiten nun erfasst werden. Ein Zeiterfassungssystem kann für dich bedeuten, dass du einmal die Woche in die Stundenübersicht deiner Mitarbeiter reinschaust und sicherstellst, dass bestimmte Vorgaben wie eine tägliche 30-Minuten-Pause eingehalten werden und immer mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen liegen. Wann deine Mitarbeitenden wie viel arbeiten, können sie weiterhin selbst entscheiden.
8. Profitiere auch von weiteren Funktionen
Zeiterfassung muss nicht nur das morgendliche Einstempeln bedeuten. Einige Lösungen der Zeiterfassung bieten neben der klassischen Zeiterfassung auch weitere Funktionen an, die die Arbeitsprozesse in deinem Unternehmen automatisieren sollen. Ob automatisierte Stundenzettel, mobile Zeiterfassung für den Außendienst, das Zeiterfassen auf Projekte, eine digitale Projektakte oder Projektnotizen – ein System zur Zeiterfassung kann dir und deinen Mitarbeitenden viele weitere Arbeitsschritte erleichtern.
Das richtige System für dein Unternehmen finden
Der Markt für Zeiterfassungssysteme wächst. Da die richtige Lösung zu finden, die genau auf dein Unternehmen geschnitten ist, fällt nicht unbedingt leicht. Wir haben die Lösung, um dir die Suche zu erleichtern: clockin versteht sich nicht als simple Zeiterfassung. Das System baut auf einer unkomplizierten App auf, die sowohl für das Büro als auch die Baustelle gemacht ist. Mit einem Klick stempeln sich die Mitarbeitenden ein und wieder aus. Neben Pausenzeiten können auch Dienstgänge, Fahrzeiten, Projektzeiten oder Ladezeiten erfasst werden - je nachdem, was du brauchst.
Du arbeitest viel in Projekten? Dann könnte dich die digitale Projektakte interessieren: Statt in dicken Ordnern zu wälzen, haben deine Mitarbeitenden alle wichtigen Informationen auf dem Handy. Egal ob Adresse, der letzte Status des Projektes oder die Kundendaten - mobil können alle Informationen von überall aus abgerufen werden.
Und das beste: Die App ist benutzerfreundlich und leicht verständlich.
