Kaum ein Thema beherrscht die Medien derzeit so intensiv wie das Corona-Virus. Großveranstaltungen werden aus Angst vor einer weiteren Ausbreitung der Krankheit abgesagt und auch das ein oder andere Unternehmen macht sich Sorgen, dass sich seine Mitarbeiter bei Geschäftsterminen anstecken könnten. Je nachdem, wie sich die Situation in Deutschland in den nächsten Wochen entwickelt, könnte es sein, dass sich Arbeitgeber dazu entschließen, ihre Büros vorübergehend dicht zu machen.
Doch das muss natürlich keineswegs bedeuten, dass gleichzeitig auch die Arbeit stillsteht - denn mittlerweile gibt es zahlreiche nützliche Tools, die trotz Home Office einen reibungslosen Workflow und Austausch der Mitarbeiter untereinander ermöglichen. Viele Anwendungen, die in einigen Start-Ups und auch größeren Unternehmen täglich in Gebrauch sind, mögen für andere Neuland sein. Damit die Arbeit im Home Office - sei es in Zeiten des Corona-Virus’ oder einfach aus dem Grund, dass Sie Ihren Mitarbeitern mehr Freiräume bieten möchten - möglichst effizient ablaufen kann, stellen wir Ihnen im folgenden fünf hilfreiche Tools vor.
1. Datensicherung: Google Drive
Damit alle wichtigen Dokumente stets gespeichert und sowohl vom Computer im Büro als auch vom Laptop zu Hause abrufbar sind, empfiehlt sich die Datensicherung in einer Cloud wie z.B. Google Drive. Die Daten sind damit nicht stationär auf einer Festplatte, sondern über eine Online-Anwendung gesichert und können von überall aus abgerufen werden. Google Drive ermöglicht nicht nur Dokumente, Tabellen oder Präsentationen zu erstellen oder zu sichern, die Dateien können auch für andere freigegeben und somit gemeinsam bearbeitet werden. Sofern Sie Google-Mail zudem als E-Mail-Programm nutzen, stehen Ihnen dort weitere hilfreiche Tools wie der Kalender oder die Chat-Funktion über die Anwendung “Hangouts” zur Verfügung.
2. Interne Kommunikation: Slack
Das Programm Slack ermöglicht eine reibungslose Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Daten, Informationen und Dateien können einfach innerhalb einer Gruppe ausgetauscht und Absprachen getroffen werden. Sie können Unterhaltungen nach Themen, Projekten oder Teams gruppieren, sodass Informationen zielgruppengerecht und übersichtlich ausgetauscht werden können und stets auffindbar bleiben. Viele andere Anwendungen, z.B. Google Drive oder Asana, können einfach mit Slack verknüpft werden. Auch weitere Funktionen wie Telefonkonferenzen sind mit dem kostenpflichtigen Upgrade möglich.
3. Videokonferenzen: Online-Meetings mit Microsoft Teams
Microsoft Teams (Nachfolger von Skype for Business) vermittelt fast das Gefühl, als sei das ganze Team an einem Ort vereint: Die Anwendung ermöglicht Telefon- oder Videokonferenzen für bis zu 10.000 Teilnehmer gleichzeitig. Kurze Absprachen sind über die Chat-Funktion möglich und auch das gemeinsame Abrufen, Teilen und Bearbeiten von Dateien ist kinderleicht möglich. Trotz Home Office steht dem täglichen Team-Meeting somit nichts mehr im Wege.
4. Projektmanagement: Asana
Projekte planen und strukturieren, Verantwortlichkeiten zuweisen, To do-Listen erstellen und stets den Überblick über den aktuellen Stand behalten: Hier eignet sich das Projektmanagement-Tool Asana. Mittels Zeitleisten und Projektkalender kann sichergestellt werden, dass Projekte und Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Team-Mitglieder können über die Anwendung miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Zudem ermöglicht das Programm die Automatisierung wiederkehrender, zeitraubender Tätigkeiten.
5. Customer-Relationship-Management: Kundenpflege mit Bitrix
Halten Sie den Überblick über Ihre Kunden, Ansprechpartner und weitere wichtige Informationen mit der Anwendung Bitrix. Nutzen Sie das Programm, um potentielle Interessenten zu erfassen, Aufträge zu erstellen und alle relevanten Kundendaten an einem Ort und für alle Ihre Mitarbeiter zugänglich zu machen. Darüber hinaus bietet Bitrix auch viele weitere Funktionen wie Chats und Anrufe, Kalender und kann auch als Projektmanagement-Tool genutzt werden.
