Koalitionsvertrag 2025: Pflicht zur Zeiterfassung kommt – das müssen Unternehmen jetzt wissen

Was steht im neuen Koalitionsvertrag? 

Der Koalitionsvertrag von 2025 von CDU/CSU und SPD erklärt, man wolle sich in dieser Legislaturperiode dem Thema Arbeitszeiterfassung und dem entsprechenden Gesetz widmen. Im neuen Koalitionsvertrag heißt es unmissverständlich: 

„Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln und dabei für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregelung vorgesehen."

Damit bestätigt die neue Bundesregierung nicht nur die bisherige Rechtsprechung. Sie kündigt auch endlich das konkrete Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung an. Dabei adressiert sie ebenfalls die Einwände, die schon beim ersten Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung 2023 geäußert wurden: 

• Inwiefern greift das Gesetz für kleine und mittelständische Unternehmen? 
• Muss die Zeiterfassung elektronisch sein oder sind auch Zettel und Stift gesetzeskonform? 
• Wie wird der Mehraufwand bei Einführung eines Zeiterfassungssystems ausgeglichen? 
• Was passiert mit der Vertrauensarbeitszeit? 

Wir dröseln dir die einzelnen Bestandteile hier einmal auf: 

Vertrauensarbeitszeit bleibt ohne Zeiterfassung 

Ein spannender Punkt im Koalitionsvertrag ist folgender Zusatz:

"Die Vertrauensarbeitszeit bleibt ohne Zeiterfassung im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie möglich."

Mit den EU-Richtlinien ist hier das EuGH-Urteil von 2019 gemeint, in dem alle europäischen Mitgliedsstaaten zur Einführung eines Gesetzes zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet wurden. 

Zum jetzigen Zeitpunkt lassen sich nur Vermutungen aufstellen, wie die Umsetzung aussehen könnte. Denn Fakt ist: EU-Richtlinien schreiben eine Zeiterfassung vor, egal welches Arbeitszeitmodell. Darüber, ob das Ausschließen von Vertrauensarbeitszeit im Arbeitszeiterfassungsgesetz EuGH-konform wäre, lässt sich also streiten. 

Was genau die Regierung also mit diesem Satz im Koalitionsvertrag meint, wird sich im Laufe der nächsten Jahre zeigen. 

Angemessene Übergangsregelung für kleine und mittelständische Unternehmen

Eine weitere Frage der letzten Jahre beantwortet der Koalitionsvertrag allerdings schon. Nämlich, ob das Arbeitszeitgesetz auch für kleine und mittelständische Unternehmen gelten wird.  

Im ersten Gesetzesentwurf von 2023 sollten Unternehmen von unter 10 Mitarbeitern vom Gesetz ausgeschlossen werden. Grund dafür waren die Anschaffungs- und Verwaltungskosten einer elektronischen Zeiterfassung. Stattdessen sollte in diesem Unternehmen das Erfassen von Arbeitszeiten mit Stift und Zettel weiterhin gesetzeskonform bleiben. 

Aus dem neuen Koalitionsvertrag lässt sich jetzt allerdings ableiten, dass das Gesetz zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten auch für Kleinbetriebe gelten soll – allerdings mit „angemessenen Übergangsregeln“. 

Es lässt sich also vermuten, dass die stufenweise Einführung erlaubt werden soll oder eine längere Übergangsphase geplant ist, um kleinen und mittelständischen Unternehmen ein stressfreies Einführen eines Systems zur Zeiterfassung zu ermöglichen. 

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Arbeitszeiten unbürokratisch lösen 

Union und SPD fügen ihrem Versprechen für ein Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung den Zusatz „unbürokratisch“ hinzu. Damit wollen sie wahrscheinlich die Vorwürfe adressieren, dass eine Pflicht zur Zeiterfassung bürokratischer Mehraufwand bedeuten würde. Allerdings wird nicht weiter ausgeführt, was genau damit gemeint ist. Eine unbürokratische Lösung kann unterschiedlich aussehen: 

• Keine übermäßige Dokumentationspflicht: Es könnte beispielsweise keine tägliche schriftliche Bestätigung durch Mitarbeiter geben. 
• Digitalisierung nutzen: Digitale Systeme könnten den Aufwand für Arbeitgeber und Mitarbeiter so gering wie möglich halten. 
• Rücksicht auf Kleinbetriebe: Speziell kleinere Betriebe könnten nicht gezwungen werden, komplexe HR-Systeme einzuführen. 
• Übergangsregelungen könnten zusätzlich zeitliche Spielräume eingeräumt werden
• Keine lückenlose Überwachung: Es könnte nicht erwartet, dass Arbeitgeber jede Pause oder Arbeitsminute überwachen und Zeiterfassung auch durch den Mitarbeiter selbst erfolgen kann. 
• Kein komplizierter Datenschutz: Die Regelungen sollten datenschutzkonform, aber praxisnah sein. 

Mit dem Zusatz „unbürokratisch“ möchte die Regierung also wahrscheinlich darauf hinweisen, dass das Ziel sein wird, eine Lösung zu finden, die einfach umzusetzen ist, keine zusätzliche Bürokratie bedeutet und übermäßige zusätzliche Kosten vermeidet. 

Und was heißt das jetzt für dich in der Praxis? 

Die Regierung schafft Fakten: Die elektronische Zeiterfassung wird gesetzlich geregelt – mit einem Fokus auf digitale, einfache und faire Lösungen. Aber auch wenn die Umsetzung „unbürokratisch“ erfolgen soll, bedeutet das nicht, dass Unternehmen noch warten können, denn Zeiterfassung ist auch jetzt schon Pflicht.

Wer jetzt aktiv wird, spart sich später Stress, Bußgelder und unnötigen Aufwand. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sollten die angekündigten Übergangsfristen nutzen, um sich frühzeitig aufzustellen – mit einer Lösung, die einfach funktioniert und sich flexibel an den Arbeitsalltag anpasst– ohne Schulung, ohne Stress, ohne Projektwahnsinn.

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