Was ist Urlaubsrückstellung überhaupt?
Die Urlaubsrückstellung wird berechnet, wenn Mitarbeiter einen Teil ihres Jahresurlaubs ins Folgejahr übertragen. Das Unternehmen ist dazu verpflichtet, diesen sogenannten “Erfüllungsrückstand” zu errechnen - den sogenannten Urlaubsrückstand. In der Praxis bedeutet das, der restliche Urlaub des Mitarbeiters wird in das Folgejahr übertragen, bildet aber in der Bilanz eine Rückstellung.
Warum genau ist das so wichtig? Wenn für ein Unternehmen abzusehen ist, dass im nächsten Geschäftsjahr bestimmte Zahlungen fällig sein werden oder könnten, dann muss es in seiner Bilanz Rückstellungen bilden. Rückstellungen können auch als Schulden betrachtet werden, deren genaue Höhe und Fälligkeit noch nicht bekannt sind. Weil Unternehmen aber Angaben sämtlicher Vermögenssachverhalte machen müssen, müssen auch ungewisse Vermögens-schmälernde Verpflichtungen angegeben werden.
Bei dem Finanzamt kommt damit der Buchungssatz “Aufwandskosten an Rückstellung” an. Damit reduziert sich der Gewinn des Abschlussjahres und gleichzeitig erfolgt der Transfer des Betrags in das neue Geschäftsjahr.
Was sind mögliche Ausnahmen von der Urlaubsrückstellung?
Zunächst einmal ist jeder Arbeitnehmer dazu verpflichtet, Urlaubstage im laufenden Geschäftsjahr zu verbrauchen. Es gibt aber wenige Ausnahmen, wenn der Urlaub übertragen werden kann: Ausnahmen können betriebliche oder private Ereignisse sein. Betrieblich kann das zum Beispiel eine Urlaubssperre durch unvorhersehbare Arbeitsspitzen sein. Unter privaten Ereignissen zählen zum Beispiel Erkrankungen, während derer der Mitarbeiter den Urlaub nicht wahrnehmen kann.
Normalerweise sollen diese Tage dann bis zum 31. März des Folgejahres aufgebraucht werden. Allerdings gibt es in der Praxis davon abweichende Vereinbarungen mit verlängerten Fristen.
Bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung wird zwischen der Steuer- und der Handelsbilanz unterschieden. Konkret schließt die Handelsbilanz einige weitere Kosten und Aufwendungen mit in die Urlaubsrückstellung ein.
Urlaubsrückstellungen berechnen nach Steuerrecht
Zu berücksichtigende Kosten und Aufwendungen für Urlaubsrückstellungen in der Steuerbilanz:
- Jahres-Bruttoarbeitsentgelt
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld; sofern es einen festen Bestandteil der Bezüge darstellt
- Lohnabhängige Nebenkosten wie beispielsweise Beiträge zur Berufsgenossenschaft
Urlaubsrückstellungen berechnen nach Handelsrecht
Zusätzlich zu berücksichtigende Kosten und Aufwendungen für Urlaubsrückstellung in der Handelsbilanz:
- vermögenswirksame Leistungen, Jubiläumsrückstellung
- sowie Zuführungen zu Pensionsrückstellungen
Was passiert mit Urlaubstagen beim Unternehmenswechsel?
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen wechselt und Urlaubstage noch offen stehen, wird zwischen dem Wechsel zum Jahresbeginn und dem Wechsel während des laufenden Jahres unterschieden:
Zum Jahresbeginn
Hat der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt noch Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr, müssen diese finanziell abgelten werden. Ein Verzicht ist nicht erlaubt! In diesem Fall ist keine Urlaubsrückstellung notwendig.
Während des laufenden Jahres
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie mit übergebliebenen Urlaubstagen umgegangen wird, wenn der Mitarbeiter während des laufenden Jahres wechselt:
1. Übertragung von Urlaubstagen
In einigen Fällen können nicht genommene Urlaubstage in das neue Arbeitsverhältnis übertragen werden, wenn dies vertraglich vereinbart ist oder gesetzlich vorgesehen.
2. Auszahlung nicht genommener Urlaubstage
Es ist möglich, dass der bisherige Arbeitgeber dem Mitarbeiter die nicht genommenen Urlaubstage auszahlt. In diesem Fall würde die Urlaubsrückstellung genutzt, um die finanzielle Verpflichtung des Unternehmens zu decken.
3. Keine Übertragung oder Auszahlung
Es gibt auch Fälle, in denen nicht genommener Urlaub weder übertragen noch ausgezahlt wird. Dies hängt von den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen, betrieblichen Regelungen und den gesetzlichen Bestimmungen ab.
Die genaue Behandlung hängt von der individuellen Situation ab. In jedem Fall ist es wichtig, dass der Arbeitgeber transparent und konsistent in der Anwendung der Urlaubsreglungen ist und dass alle relevanten Aspekte im Arbeitsvertrag oder in betrieblichen Regelungen klar festgelegt sind.
Wie wird die Urlaubsrückstellung berechnet?
Individuelle Berechnung versus Durchschnittsberechnung
Grundsätzlich ist die Urlaubsrückstellung schon ein recht komplexer und aufwändiger Prozess, denn sie muss für jeden Mitarbeiter individuell durchgeführt. Doch für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ist die Berechnung für den individuellen Mitarbeiter sehr aufwändig, deshalb erlaubt die Rechtsprechung die Berechnung von Urlaubsrückstellung als Individualberechnung oder als Durchschnittsberechnung.
Die individuelle Berechnung
Bei der individuellen Berechnung wird die Ermittlung für jeden einzelnen Mitarbeiter durchgeführt. Es erfolgen exakte Berechnungen mit exakten Ergebnissen. Dieser Prozess ist recht aufwändig und zeitraubend, führt aber zu den korrektesten Daten.
Benötigt werden also die individuellen Werte des maßgeblichen Urlaubsentgelts, die tatsächlichen Arbeitstage und die offenen Urlaubstage jedes Mitarbeiters.
Der komplexeste dieser Bestandteile ist das maßgebliche Urlaubsentgelt. Wir erklären dir den genauen Prozess später.
Bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung wird zwischen der Steuer- und der Handelsbilanz unterschieden. Konkret schließt die Handelsbilanz einige weitere Kosten und Aufwendungen mit in die Urlaubsrückstellung ein.
Die Durchschnittsberechnung
Bei der Durchschnittsberechnung werden alle Mitarbeiter als Gruppe zusammengefasst. Das reduziert den Arbeitsaufwand erheblich. Dennoch ist diese Methode bei stark schwankenden Lohnstrukturen nicht empfehlenswert, denn es besteht die Gefahr von Über- und Unterbewertungen.
Die genaue Berechnung der Durchschnittsberechnung zeigen wir dir im folgenden.
Wie genau sieht die Berechnung der Urlaubsrückstellung aus?
Um die Urlaubsrückstellung zu berechnen, müssen wir zunächst die Bestandteile der Gleichung feststellen. Zur Wiederholung, das ist unsere Rechnung:
Maßgebliches Urlaubsentgelt berechnen
Das maßgebliche Urlaubsentgelt bildet die finanzielle Angabe für die Urlaubsrückstellung. Dazu muss der Tagessatz pro Urlaubstage errechnet werden.
Folgende Daten brauchst du für die individuelle Berechnung:
- Bruttogehalt des einzelnen Mitarbeiters
- zu berücksichtigende Kosten und Aufwendungen
Diese Daten werden für das maßgebliche Urlaubsentgelt addiert.
Anzahl der jährlichen Arbeitstage
Nun folgt die Errechnung der jährlichen Arbeitstage zur Berechnung des Tagessatzes pro Urlaubstag. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder werden die Tage exakt ermittelt oder von der Steuer- und der Handelsbilanz akzeptierten Durchschnittswert genommen.
- 220 Arbeitstage laut Handelsrecht minus Urlaubs- und Krankheitstage
- 250 Arbeitstage laut Steuerrecht bei 5-Tage-Woche
- 300 Arbeitstage laut Steuerrecht bei 6-Tage-Woche
Diese Durchschnittswerte dürfen nur bei einem Arbeitsverhältnis gewählt werden, das das gesamte Jahr galt.
Teilst du den ermittelten Wert für das maßgebliche Urlaubsentgelt durch die tatsächlichen Arbeitstage, erhältst du den Tagessatz pro Urlaubstag.
Offene Urlaubstage
Der letzte Faktor unserer Rechnung sind die offenen Urlaubstage. Dies sind alle offenen Urlaubstage des Mitarbeiters ab dem Bilanzstichtag, dem 31.12.
Setzt du diese Bestandteile in unsere Rechnung ein, erhältst du die Urlaubsrückstellung für den individuellen Mitarbeiter.
Die Methode Durchschnittsberechnung
Grundsätzliche bleibt die Rechnung bei der Durchschnittsberechnung von Urlaubsrückstellung gleich wie bei der individuellen auch. Doch statt mit den individuellen Werten der Mitarbeiter zu rechnen, werden hier die einzelnen Werte summiert.
Um also die Durchschnittsberechnung durchzuführen, müssen zunächst alle Gehalts- und Lohnkosten summiert werden. Darauf folgen alle Arbeits- und Feiertage aller Mitarbeiter als Summer. Zum Schluss müssen alle offenen Urlaubstage der Arbeitnehmer miteinander addiert werden.
Statt in unserer Gleichung die individuellen Daten einzugeben, werden nun jeweils die Summen der Werte genutzt. Das bedeutet, die Rechnung sieht wie folgt aus:
Wie werden Urlaubsrückstellungen aufgelöst?
Gebildete Rückstellungen müssen wieder aufgelöst werden, wenn eine Verbindlichkeit nicht mehr besteht. Die Auflösung von Rückstellungen kann auf drei Arten erfolgen:
- Wenn die Höhe der Rückstellung mit dem ausbezahlten Betrag (auch Aufwand genannt) übereinstimmt, ist die Auflösung erfolgsneutral.
- War die Rückstellung jedoch größer als die notwendige Auszahlung, muss der den Aufwand übersteigende Betrag als sonstiger betrieblicher Ertrag verbucht werden.
- Sollte die Rückstellung zu gering gewesen sein und reicht für die Auszahlung nicht aus, muss ein zusätzlicher betrieblicher Aufwand verbucht werden.
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