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Deutschland will digitalisieren mithilfe der E-Rechnung
Ab dem 01. Januar 2025 müssen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (also sobald der Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland befindet) elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, verwendet werden. Es gibt zwar gewisse Ausnahmen und Übergangsregelungen, langfristig soll dieses Gesetz aber die Digitalisierung der deutschen Bürokratie ankurbeln.
Die Bundesregierung erhofft sich, mit dieser Maßnahme Prozesse in der Rechnungsstellung und -verarbeitung zu vereinfachen. Mithilfe einheitlicher E-Rechnungen müssen Endverbraucher Rechnungen beispielsweise nicht mehr digital erfasst werden und spart so doppelte Arbeitswege.
So sehen die neuen Regelungen aus
Das Gesetz bestimmt nicht nur, dass E-Rechnungen nun Pflicht sind. Es legt außerdem Normen und Grundlagen fest, um eine bundesweite Einheitlichkeit zu ermöglichen.
Wie verändert die Definition von E-Rechnung
Um das Thema E-Rechnungen zu verstehen, müssen wir zunächst den Begriff genauer betrachten. Denn mit dem neuen Gesetz ändert sich auch, was wir unter einer E-Rechnung verstehen.
Bisher galten als E-Rechnungen solche Rechnungen, die in elektronischem Format übermittelt wurden. Das hat auch zum Beispiel Rechnungen in PDF-Form eingeschlossen. Umsätze, die bis zum 31.12.2024 ausgeführt werden, dürfen weiterhin in diesem oder nicht-elektronischen Format versendet werden.
Ab dem 01. Januar 2025 fällt das PDF-Dokument aber nicht mehr unter den Begriff E-Rechnung. Eswird stattdessen zusammen mit den nicht-elektronischen Rechnungen als “sonstige Rechnung” betitelt.
E-Rechnung ab dem 01. Januar 2025
Das neue Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als Dokument in einem strukturierten elektronischen Format. Das heißt, die Rechnung muss elektronisch ausgestellt, übermittelt und verarbeitet werden. Ein PDF fällt schon deshalb nicht unter diese Definition, da es nicht elektronisch verarbeitet werden kann. Dasselbe gilt beispielsweise auch für Bilddateien.
Stattdessen müssen E-Rechnungen der europäischen Norm entsprechen. Das bedeutet sie müssen eins der folgenden Formate haben:
- XRechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)
- EDI-Verfahren (solange dies zwischen Aussteller und Empfänger der Rechnung vereinbart ist)
Dieses Gesetz gilt aber nicht nur für die Seite des Rechnungsausstellers. Auch der Rechnungsempfänger muss sicherstellen, dass er E-Rechnungen empfangen kann. Dazu reicht schon ein einfaches E-Mail-Postfach. Die Weiterverarbeitung der Rechnung als E-Rechnung ist nicht verpflichtend. Salopp gesagt, kann der Empfänger die E-Rechnung bei Bedarf auch ausdrucken.
E-Rechnungen müssen übrigens weiterhin mindestens acht Jahre unverändert in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.
Wer ist nicht von der E-Rechnung betroffen?
Grundsätzlich schreibt das Gesetz vor, dass ab dem 01. Januar 2025 alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen mit E-Rechnungen abgerechnet werden müssen. Es gibt jedoch Ausnahmen.
In folgenden Fällen muss keine E-Rechnung ausgestellt werden:
- private Endverbraucher
- wenn keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung besteht
- Kleinbeträge von bis zu 250 Euro
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmen
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind
- bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück
- Rechnungen an öffentliche Verwaltungen (B2G), wenn sie nicht als Unternehmen handeln
- Vereine in nicht unternehmerischer Tätigkeit
- Barkäufe bis 250 Euro
Wie sehen Übergangsregelungen zu der E-Rechnung aus?
Auch wenn das Gesetz ab dem 01. Januar 2025 in Kraft tritt, gilt von da ab noch keine bundesweite Pflicht zur E-Rechnung. Vom 01. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können weiterhin sonstige Rechnungen erstellt werden. Das soll den Unternehmen die Möglichkeit geben, in einem angemessenen Zeitraum die Änderungen anzupassen.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von bis zu 800.000 Euro verlängert sich die Frist bis zum 31. Dezember 2027. Dasselbe gilt für Rechnungen im EDI-Verfahren, die die europäische Norm nicht erfüllen.
E-Rechnungen können außerdem bis zum 31.Dezember 2026 nur dann erstellt und versendet werden, nachdem sichergestellt wurde, dass der Empfänger diese auch empfangen kann. Auch hier soll den Empfängern ein Anpassungszeitraum ermöglicht werden.
E-Rechnungen für Gastronomien
Auch Gastronomie, Hotellerie oder Gemeinschaftsverpflegung sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Allerdings betrifft die E-Rechnung nicht den privaten Endverbraucher. Dennoch bekommt jeder Gastronomie-Betrieb Rechnungen von Lieferanten. Auch sie müssen sich also auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten. In der Praxis bedeutet das, dass Unternehmen, die im Gastgewerbe zuständig sind, zumindest ab 2027 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen
