Was ist flexibles Arbeiten genau?
Der Begriff flexibles Arbeiten hinterfragt starre und alt eingesessene Arbeitszeitmodelle wie den klassischen Nine-to-five-Job. Stattdessen soll auf die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingegangen werden.
Sie kann auf zwei Arten (oder einer Kombination der beiden) verstanden werden: nach Zeit oder nach Ort.
Flexible Arbeitszeit
Im Hinblick auf die Arbeitszeit wird das Arbeitsmodell häufig ins Auge gefasst. Klassische “flexible” Arbeitsmodelle sind die Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit. Hier wird die Zeit, wann und wie viel am jeweiligen Arbeitstag gearbeitet werden muss, frei oder zumindest flexibel gewählt. Eine andere Art und Weise ist es, die Stunden grundsätzlich runterzufahren. So werden in einigen Unternehmen die Soll-Arbeitszeit von Vollzeitbeschäftigten von 40 auf 35 Stunden die Woche gesenkt.
Einen guten Überblick über die Arbeitszeitmodelle und ihre Vor- und Nachteile findest du hier.
Flexibler Arbeitsort
Eine weitere Form des flexiblen Arbeitens bezieht sich auf den Arbeitsort. So wird im Unternehmen die Möglichkeit geboten, einen flexiblen Arbeitsort zu wählen. Ihnen ist frei zu wählen, ob sie remote, also von zu Hause aus dem Home-Office, oder Vorort im Büro arbeiten wollen. Diese frei zu wählenden Tage können auch zuvor festgelegt werden, oder es gibt ein gewisses Pensum an Büro-Tagen.
Was sind die Vorteile der flexiblen Arbeit?
Unzählige Studien belegen die Vorteile des flexiblen Arbeitens, nicht nur für Arbeitnehmende, sondern auch für das Unternehmen selbst:
Wie kann flexibles Arbeit funktionieren
Um flexibles Arbeiten im Unternehmen umsetzen zu können, müssen meist nicht nur die Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens hinterfragt werden. Auch die gesamte interne Kommunikation muss einmal betrachtet werden. Deshalb haben wir einmal zusammengeschrieben, was du bei der Umsetzung von flexiblen Arbeitsmodellen nicht vergessen solltest:
1. Vorher klar Vereinbarungen und Regeln festlegen.
Das kann bedeuten, Kernarbeitszeiten einzuführen, zu denen Mitarbeitende erreichbar sein müssen. Aber auch eine bestimmte Vorgabe an Home-Office-Tagen pro Woche können vorgegeben werden.
2. Nicht jede/r Mitarbeitende kann gut im Home-Office arbeiten.
Manche präferieren die Arbeit im Büro und auch einen strukturierten Acht-Stunden-Tag. Den Mitarbeitenden sollte deshalb freigestellt sein, in welchem Umfang sie dieses Angebot nutzen möchte.
3. Vernachlässige durch die Abwesenheit der Mitarbeiter nicht deine Aufgaben als Führungskraft.
Kritik, Anerkennung und Wertschätzung sind wichtige Bestandteile des täglichen Arbeitens und sollten nicht verloren gehen, auch wenn du deine Mitarbeitenden vielleicht nicht so häufig persönlich siehst. Regelmäßige Meetings oder Telefonate können sehr hilfreich sein, um im Austausch zu bleiben
4. Nutze digitale Tools für die Zusammenarbeit.
Flexibles Arbeiten – gerade mit einem flexiblen Arbeitsort, verlangt auch, digitaler zu agieren, damit von überall aus auf wichtige Daten zugegriffen werden kann. Dazu gehört aber auch die Meetingkultur. Kurze Besprechungen müssen vielleicht gar nicht in Präsenz stattfinden und auf dem Markt gibt es viele Tools, mit denen Meetings virtuelle stattfinden können. Auch meist noch sehr analog laufende Themen wie Arbeitszeiterfassung oder das Projektmanagement können mit den richtigen Tools digital stattfinden.
5. Das Team nicht vergessen.
Auch wenn die Zusammenarbeit nicht mehr zu 100 % vor Ort stattfindet, sollte der Teamgeist auch beim flexiblen Arbeiten nicht verloren gehen. Zumindest dürfen Prozesse nicht darunter leiden. Das kann auch passieren, wenn das Gemeinschaftsgefühl nicht gestärkt wird. Die Sommer- oder Weihnachtsfeier, solltest du also trotzdem beibehalten.
6. Vertrauen ist wichtig.
Du solltest auch im Büro nicht alles kontrollieren, was deine Mitarbeitenden machen. Das ist im Home-Office genauso. Vertrauen und „loslassen“ können im Endeffekt zu besseren Arbeitsergebnissen führen.
7. Leistungen sollten irgendwie gemessen werden.
Ganz nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“, sollte das natürlich nicht laufen. Aber deine Arbeitnehmenden dürfen natürlich auch Ansprüche stellen und darauf achten, dass diese erfüllt werden. Stellt deshalb zuvor (bestenfalls schriftlich) fest, welche Anforderungen du hast und wie du diese messen möchtest.
8. Vernachlässige deine Fürsorgepflicht nicht.
Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Regeln des Arbeitsschutzgesetzes eingehalten werden. Das bedeutet, auch wenn deine Mitarbeitenden nicht vor Ort im Büro sind, oder ihr nicht zeitgleich arbeitet, müssen Ruhe- und Pausenzeiten, aber auch Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.
Gesetzliche Vorgaben des flexiblen Arbeitens
Flexibles Arbeiten bedeutet auf gesetzlicher Ebene nichts anderes, als in jedem anderen Modell auch: Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit müssen eingehalten werden. Das hier sind die wichtigsten:
Pausenzeiten
Arbeitnehmenden steht eine gesetzliche Pause ab sechs Stunden Arbeitszeit am Stück zu. Sie muss mindestens 30 Minuten betragen und darf nur auf zweimal 15 Minuten geteilt werden. Ab neun Stunden muss sogar eine Pause von 45 Minuten gemacht werden. Bei Minderjährigen sieht das etwas strenger aus. Eine Übersicht erhältst du hier.
Ruhezeiten
Auch das Thema Ruhezeit darf nicht unterschätzt werden. Die Ruhezeit unterscheidet sich von der Pausenzeit, in dem sie zwei Arbeitseinsätze voneinander trennt. Sie muss mindestens 11 Stunden am Stück betragen. Nur im Rahmen von Rufbereitschaft in Krankenhäusern kann diese Regelung abweichen.Genaueres zur Ausnahme findest du hier.
Höchstarbeitszeit
Gesetzlich ist eine Höchstarbeitszeit von acht Stunden vorgeschrieben. Sie darf ohne einen besonderen Grund auf bis zehn Stunden erhöht werden, muss allerdings mit einem folgenden verkürzten Arbeitseinsatz ausgeglichen werden. Lediglich auf der Führungsebene oder als Chefarzt kann diese Zahl nicht gelten. Mehr zur Höchstarbeitszeit steht hier.
Sonn- und Feiertagszeit
Grundsätzlich darf an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen nicht gearbeitet werden! Allerdings gibt es Branchen, in denen es doch erlaubt ist.
Was in diesen Branchen bei der Sonn- und Feiertagsarbeit beachtet werden muss, erfährst du hier.
Flexibles Arbeiten mit digitaler Zeiterfassung
Ein wichtiges Tool, um flexible Arbeit einzuführen, ohne den Zugang zu deinen Mitarbeitenden zu verlieren, ist die Arbeitszeiterfassung. Sie ermöglicht dir einen Überblick zu verschaffen, wie viel deine Mitarbeitenden leisten. Das geht gerade im Rahmen der flexiblen Arbeit am besten mit digitalen Tools.
Mit clockin können deine Mitarbeitenden von überall aus ihre Arbeitszeiten festhalten, egal ob über einen Tablet-Terminal im Büro, über den Browser oder per App. clockin ist mobil und flexibel nutzbar. Die App ist benutzerfreundlich und bietet dir genau die Funktionen, die du brauchst für deinen Schritt ins flexible Arbeiten.
Du hast als Admin auch die Möglichkeit zu sehen, wer ein- und ausgestempelt ist und weißt so, wer gerade erreichbar ist. Und über die Stundenübersicht siehst du, wer vielleicht noch Kapazitäten hat. So bietet dir clockin die Möglichkeit, dein Unternehmen im Überblick zu behalten, komplett orts- und zeitunabhängig.
