Aufträge planen
Der erste Schritt, nach dem Erhalten eines Auftrags, ist die Planung. Um sicherzustellen, dass der Auftrag effizient und erfolgreich abgeschlossen wird, ist eine sorgfältige Vorbereitung und Koordination erforderlich. Dabei müssen Umfang und Zeitrahmen des Projektes errechnet und geplant werden, Ressourcen müssen organisiert und der Auftrag muss an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Um Umfang und Zeitrahmen festlegen zu können, brauchst du Daten aus vergangenen Projekten. Ähnlich sieht es mit der Ressourcenplanung aus. Auch hier ist es schwer, ohne Daten aus vergangenen, ähnlichen Projekten zu arbeiten.
Mit clockin kannst du vergangene Projekte online abrufen und dank integrierter digitaler Zeiterfassung eine Übersicht über die geleisteten Stunden deiner Mitarbeiter für dieses Projekt einsehen. Zusätzlich siehst du hier auch, in welchem Zeitraum an diesem Projekt gearbeitet wurde, sowie in der Projektakte, warum es vielleicht auch an der ein oder anderen Stelle zu Verzögerungen kam.
Statt also in unorganisierten Aktenordner zu stöbern oder alte Exceltabellen hervorzukramen, hast du mit wenigen Klicks einen Überblick und kannst deine Aufträge realistischer planen.
Auftragsinformationen festhalten
Der nächste Schritt ist dann, die Auftragsinformation so festzuhalten, dass Mitarbeiter vor Ort alle wichtigen Informationen zur Hand haben. Egal, ob Adresse und Telefonnummer, die Ansprechpartner oder Projektinformationen, all diese Informationen müssen zu jeder Zeit von den Mitarbeitern abzurufen sein.
Mit der clockin App geht das auch offline per Smartphone. In der Projektakte werden alle wichtigen Informationen festgehalten und sind immer abrufbereit für den Mitarbeiter. Über die App kann die Navigation zum Auftragsort gestartet werden, Ansprechpartner angerufen oder Unterprojekt/-aufgaben abgerufen werden.
Damit verschwindet der nervige Aktenordner im Bulli. Deine Mitarbeiter verlieren nicht noch wichtige Zeit, um die relevanten Informationen herauszusuchen, sondern haben alle wichtigen Daten mit einem Klick auf ihrem Smartphone. So kann nichts verloren- oder untergehen.
Unterkunft und Fahrtwege
Der nächste Schritt ist die Montage selbst. Je nachdem, wo diese stattfindet, beutet das neben Fahrtkosten auch eine Unterkunft für deine Mitarbeiter. Hier können recht hohe Kosten zusammenkommen. Nicht jeder Mitarbeiter ist bereit oder gar in der Lage hier in Vorleistung zu gehen. Zusätzlich bist du darauf angewiesen, dass sie Belege und Rechnungen sorgfältig aufbewahren und sich an ihr von dir gegebenes Budget halten. Da es sich hier um das Geld des Unternehmens handelt, ist es nur sinnvoll für dich, besser zu kontrollierende Prozesse einzuführen.
Deshalb bietet Pleo dir die Möglichkeit, das Thema Geld auf der Montage problemlos automatisch laufen zu lassen. Mit Pleo erhalten deine Mitarbeiter individualisierbare Firmenkreditkarten. Individualisierbar bedeutet hier, dass du den einzelnen Kreditkarten eigene Ausgabelimits zuteilen kannst. So kannst du sicherstellen, dass sich an Budgets gehalten wird. Außerdem können mit der App Belege digital festgehalten und zugeordnet werden, sobald deine Mitarbeiter etwas bezahlen. Du erhältst eine aktuelle Übersicht in Echtzeit über Fahrtkosten und Hotelpreise, Verpflegungspauschalen und vieles Weitere, egal ob von unterwegs, im Büro oder zu Hause.
Als Projektplaner Übersicht gewinnen
Du als Chef solltest natürlich auch über die Fortschritte und den aktuellen Stand deiner Projekte immer informiert bleiben. In vielen Fällen läuft das über regelmäßige Telefonate. Das kostet aber Zeit und hält dich und deine Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit ab.
clockin ermöglicht dir, diesen Prozess zu automatisieren. Statt immer wieder über Telefonate zu versuchen, einen Einblick über die Situation vor Ort zu erhalten, kannst du über die Projektakte immer sehen, woran deine Mitarbeiter gerade arbeiten. Der Projektstatus gibt dir eine schnelle Echtzeit-Analyse deiner Projekte. Daten und Kennzahlen werden dir hier in übersichtlichen Diagrammen und Grafiken dargestellt. Die Projektakte ermöglicht deinen Mitarbeitern Fotos, Skizzen und Notizen zu erstellen und direkt in die Projektakte hochzuladen. Deine Mitarbeiter können so gewisse Arbeitsschritte veranschaulichen, Referenzmaterial bieten oder einfach grundsätzlich das Projekt visuell dokumentieren.
In der Projektakte können aber auch wichtige Dokumente zu dem Projekt, wie Verträge, Präsentationen, Berichte und weitere Unterlagen hinterlegt werden. Du und deine Mitarbeiter sind damit immer up-to-date.
Auf der Montage müssen aber auch geleistete Stunden festgehalten werden. Mit clockin erfassen deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht nur mit nur einem Klick digital per App, sie können auch die Zeiten separat für bestimmte Projekte und entsprechende Unterprojekte erfassen. Du erhältst damit für deine Projekte nicht nur eine Übersicht über die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden, sondern auch, wie viel Zeit in einzelne Aufgaben investiert wurde.
Die gesammelten Daten sind für folgende Projekte immer einsehbar und werden dir das Planen deutlich leichter machen.
Gelassen bleiben, wenn nachkalkuliert werden muss
Nicht jedes Projekt kann passgenau vorgeplant werden. Hier und da fehlt dann noch ein Topf Farbe, eine Hand oder eine andere Schraubengröße. Auf der Montage bedeutet das dann auch manchmal einen notgedrungenen Trip zum nächsten Großhandel oder Baumarkt oder das Nachschicken einer Fachkraft.
Mit der Projektakte von clockin wirst du auf jeden Fall immer eine gute Übersicht haben, inwieweit vor Ort der Zeitplan eingehalten werden kann, wo deine Mitarbeiter vielleicht länger brauchen und wie viele Arbeitsstunden schon in das Projekt gesteckt wurden. Passen reale Zeit und geplante Zeit nicht überein, kannst du das frühzeitig erkennen und im Notfall Mitarbeiter nachschicken.
Nachkaufen einfacher gestalten
Und wenn dann nun nicht nur eine Hand, sondern auch ein Topf Farbe fehlt, hilft dir Pleo aus der Patsche. Denn, damit auch das Nachkaufen für deine Mitarbeiter vor Ort einfach und unbürokratisch funktioniert, ist Pleo das perfekte Tool. Pleo erleichtert es deinen Mitarbeitern, diese Materialien selbstständig nachzukaufen. Mit Pleo bekommt jeder Mitarbeiter eine eigene Firmenkreditkarte mit individuellem Ausgabelimit. Du als Chef kannst also von deinem Schreibtisch aus einstellen, wie viel die Mitarbeiter auf der Montage an Firmengeld zur Verfügung haben. Mit der Smartphone-App werden die Belege direkt digital festgehalten und automatisch den Ausgaben zugeordnet. Das lästige Hinterherlaufen und Zuordnen der Rechnungsbelege entfällt komplett.
Verpflegung von Mitarbeitern
Ein großes Thema ist auch die Verpflegung der Mitarbeiter. Während Fahrtkosten und Unterkunft einfacher im Voraus zu berechnen sind und teilweise auch schon im Voraus bezahlt werden können, ist Verpflegung ein deutlich komplexeres und flexibleres Thema. Flexibel, weil es sich nicht um fixe Kosten handelt wie Unterkünfte. Und komplex, weil es sich um viele kleine Rechnungen handelt, die gerade bei Großprojekten in der Summe sehr unübersichtlich werden. Bei einer großen Menge Mitarbeitern, die über einen längeren Zeitraum auf Montage beschäftigt sind, ist es fast unmöglich sicherzustellen, dass im Nachhinein alle Belege vorliegen. Außerdem weißt du auf diesem Weg leider erst deutlich später, was wirklich ausgegeben wurde.
Mit Pleo hast du nicht nur eine Live-Übersicht über die Ausgaben deiner Mitarbeiter, das Ausgabenlimit stellt auch sicher, dass sie sich an ihr Budget halten. Die Ausgaben werden automatisch vorkontiert und dem jeweiligen Projekt zugeordnet.. Du musst also auch nicht noch händisch heraussuchen, welche Ausgaben zur Verpflegung und welche zum Beispiel Tankkosten waren. Zudem berechnet dir Pleo Verpflegungs- und Kilometerpauschalen automatisch. Deine Mitarbeiter können also ganz einfach in der App nachverfolgen, wie viel sie noch ausgeben dürfen.
